Chargé.e d'accueil - assistant.e administratif.ve
Offre n° O033251124000210
Publiée le 24/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
12 rue du maréchal Leclerc de Hauteclocque, Podensac (Gironde (33))
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
24/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + RIFSEEP + Participation employeur prévoyance et santé labellisées + CNAS
Descriptif de l'emploi
Située à 25 minutes de la métropole bordelaise, la Communauté de Communes Convergence Garonne bénéficie d'une situation géographique privilégiée, desservie par les gares SNCF de Cérons, Podensac et Portets (axe Bordeaux-Agen) et par l'autoroute A62 (axe Bordeaux-Toulouse). Composée de 27 communes et de 32 800 habitants, elle emploie 180 agents.
Sous l’autorité hiérarchique de l’assistante de direction, du Directeur Général des Services (DGS) et du Président pour les missions d’accueil physique et téléphonique, de gestion des flux de courrier et de secrétariat.
Principales missions :
• Accueil physique et téléphonique,
• Gestion administrative et secrétariat,
• Traitement du courrier et des documents,
• Appui à l’organisation de réunions et d’événements,
• Tenue de l’espace d’accueil,
• Utilisation des outils informatiques et bureautiques,
• Aide à l’assistante de direction dans la gestion et le suivi des dossiers.
Assistant.e de la Direction des Services à la Population, afin de soutenir administrativement la gestion de son activité et, le cas échéant, prendre en charge le suivi complet de dossiers.
Sous l’autorité hiérarchique de l’assistante de direction, du Directeur Général des Services (DGS) et du Président pour les missions d’accueil physique et téléphonique, de gestion des flux de courrier et de secrétariat.
Principales missions :
• Accueil physique et téléphonique,
• Gestion administrative et secrétariat,
• Traitement du courrier et des documents,
• Appui à l’organisation de réunions et d’événements,
• Tenue de l’espace d’accueil,
• Utilisation des outils informatiques et bureautiques,
• Aide à l’assistante de direction dans la gestion et le suivi des dossiers.
Assistant.e de la Direction des Services à la Population, afin de soutenir administrativement la gestion de son activité et, le cas échéant, prendre en charge le suivi complet de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Accueil et gestion des communications
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, en apportant les informations demandées,
• Gérer la réception des appels : filtrage, traitement ou réorientation vers les services concernés,
• Identifier la nature et l’urgence des demandes,
• Recenser les appels et visites quotidiennes,
• Écouter les demandes, recueillir les problématiques et transmettre les informations aux services compétents,
• Assurer la mise en relation des correspondants internes et externes,
• Adapter sa communication et son comportement aux différents types de publics,
• Informer les usagers sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité.
Secrétariat administratif
• Gérer les flux de courrier entrant et sortant via le progiciel dédié : réception, tri, enregistrement, diffusion, archivage,
• Assurer la gestion du logiciel PASTELL et la correspondance avec Gironde Numérique pour le traitement et le suivi des flux de documents,
• Saisir et mettre en forme des documents administratifs à la demande des services,
• Réaliser des envois en nombre (mailings, courriers collectifs, etc.),
• Assurer le classement et l’archivage des documents,
• Effectuer diverses tâches liées à l’accueil et au secrétariat,
• Gérer les réservations : salles de réunion, matériel (vidéoprojecteur, écran, sonorisation…), véhicules, clés,
• Rédiger des bons de commande ; valider et répartir les factures relatives aux fournitures administratives et aux envois postaux,
• Suivre les stocks de fournitures, comparer les devis, passer les commandes,
• Mettre à jour des bases de données : partenaires, élus, contacts, etc.
Renfort auprès de l’Assistante de Direction du Directeur Général des Services et du Président
Assistante de la Direction des Services à la Population
• Rédaction et mise en forme de courriers, convocations, conventions, délibérations, ordres de mission,
• Suivi des dossiers, commissions et conseils communautaires,
• Planification des rendez-vous,
• Secrétariat administratif pour les services DSP,
• Rédaction des comptes-rendus des réunions de direction DSP,
• Gestion des mails et courriers.
Activités et tâches secondaires
• Suppléance de l’assistante du Directeur Général des Services et du Président,
• Secrétariat ponctuel pour les différents services de la CDC ne disposant pas d’assistant administratif,
• Formation des nouveaux agents à certains outils lors de leur arrivée dans la collectivité : logiciel de gestion du courrier reçu, plateforme d’envoi dématérialisé du courrier.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, en apportant les informations demandées,
• Gérer la réception des appels : filtrage, traitement ou réorientation vers les services concernés,
• Identifier la nature et l’urgence des demandes,
• Recenser les appels et visites quotidiennes,
• Écouter les demandes, recueillir les problématiques et transmettre les informations aux services compétents,
• Assurer la mise en relation des correspondants internes et externes,
• Adapter sa communication et son comportement aux différents types de publics,
• Informer les usagers sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité.
Secrétariat administratif
• Gérer les flux de courrier entrant et sortant via le progiciel dédié : réception, tri, enregistrement, diffusion, archivage,
• Assurer la gestion du logiciel PASTELL et la correspondance avec Gironde Numérique pour le traitement et le suivi des flux de documents,
• Saisir et mettre en forme des documents administratifs à la demande des services,
• Réaliser des envois en nombre (mailings, courriers collectifs, etc.),
• Assurer le classement et l’archivage des documents,
• Effectuer diverses tâches liées à l’accueil et au secrétariat,
• Gérer les réservations : salles de réunion, matériel (vidéoprojecteur, écran, sonorisation…), véhicules, clés,
• Rédiger des bons de commande ; valider et répartir les factures relatives aux fournitures administratives et aux envois postaux,
• Suivre les stocks de fournitures, comparer les devis, passer les commandes,
• Mettre à jour des bases de données : partenaires, élus, contacts, etc.
Renfort auprès de l’Assistante de Direction du Directeur Général des Services et du Président
Assistante de la Direction des Services à la Population
• Rédaction et mise en forme de courriers, convocations, conventions, délibérations, ordres de mission,
• Suivi des dossiers, commissions et conseils communautaires,
• Planification des rendez-vous,
• Secrétariat administratif pour les services DSP,
• Rédaction des comptes-rendus des réunions de direction DSP,
• Gestion des mails et courriers.
Activités et tâches secondaires
• Suppléance de l’assistante du Directeur Général des Services et du Président,
• Secrétariat ponctuel pour les différents services de la CDC ne disposant pas d’assistant administratif,
• Formation des nouveaux agents à certains outils lors de leur arrivée dans la collectivité : logiciel de gestion du courrier reçu, plateforme d’envoi dématérialisé du courrier.
Profils recherchés
Niveau requis : Niveau IV secrétariat
Formations et qualifications nécessaires : Formations administratives
Compétences techniques et professionnelles
• Bonne connaissance de l’environnement institutionnel et du fonctionnement décisionnel d’une collectivité territoriale (organigramme, missions des services, processus de délibération),
• Connaissance des missions des administrations et partenaires publics,
• Respect strict de la confidentialité des informations traitées,
• Excellente maîtrise de la langue française, à l’écrit comme à l’oral,
• Maîtrise de l’environnement Windows, des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableurs), de l’internet et des outils informatiques professionnels,
• Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.
Compétences relationnelles et comportementales
• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite,
• Capacité à prendre des initiatives et à réagir rapidement dans la gestion de l’accueil,
• Savoir gérer les situations relationnelles complexes ou conflictuelles (physiquement ou par téléphone),
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode,
• Patience, discrétion et diplomatie,
• Sérieux, efficacité et sens du service public.
Formations et qualifications nécessaires : Formations administratives
Compétences techniques et professionnelles
• Bonne connaissance de l’environnement institutionnel et du fonctionnement décisionnel d’une collectivité territoriale (organigramme, missions des services, processus de délibération),
• Connaissance des missions des administrations et partenaires publics,
• Respect strict de la confidentialité des informations traitées,
• Excellente maîtrise de la langue française, à l’écrit comme à l’oral,
• Maîtrise de l’environnement Windows, des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableurs), de l’internet et des outils informatiques professionnels,
• Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.
Compétences relationnelles et comportementales
• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite,
• Capacité à prendre des initiatives et à réagir rapidement dans la gestion de l’accueil,
• Savoir gérer les situations relationnelles complexes ou conflictuelles (physiquement ou par téléphone),
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode,
• Patience, discrétion et diplomatie,
• Sérieux, efficacité et sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0556763800
Informations complémentaires
Envoyez votre candidature (lettre de motivation + CV) à l’attention de Monsieur le Président de la Communauté de Communes Convergence Garonne :
- de préférence, par courriel : recrutement@convergence-garonne.fr
- par voie postale : 12, rue du Maréchal Leclerc de Hauteclocque 33720 PODENSAC
Documents à transmettre :
- Lettre et CV à libeller de la manière suivante : NOM-CV.pdf NOM-Candidature.pdf,
- Diplômes en lien avec le poste,
- Dernier bulletin de salaire.
Demande de renseignements complémentaires, s’adresser Mme Marion CLAVERIE, Cheffe de service
Ressources Humaines: marion.claverie@convergence-garonne.fr
- de préférence, par courriel : recrutement@convergence-garonne.fr
- par voie postale : 12, rue du Maréchal Leclerc de Hauteclocque 33720 PODENSAC
Documents à transmettre :
- Lettre et CV à libeller de la manière suivante : NOM-CV.pdf NOM-Candidature.pdf,
- Diplômes en lien avec le poste,
- Dernier bulletin de salaire.
Demande de renseignements complémentaires, s’adresser Mme Marion CLAVERIE, Cheffe de service
Ressources Humaines: marion.claverie@convergence-garonne.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.