ACTIVITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES

 Gestion administrative
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, puis procéder à leur envoi via l’outil dédié,
o Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
o Saisir des documents de formes et de contenus divers,
o Gérer et actualiser une base d’informations,
o Rechercher des informations, notamment réglementaires,
o Vérifier la validité des informations traitées,
o Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion,
o Rédiger des documents administratifs,
o Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires,
o Enregistrer ou saisir des données informatiques,
o Rédiger des comptes-rendus et procès-verbaux de réunions,
o Assurer le classement et l’archivage des dossiers des agents.
o Gérer les dispositifs de prestations sociales (CNAS).

 Accueil physique et téléphonique des agents
o Recevoir et orienter les demandes,
o Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
o Rechercher et diffuser des informations,
o Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité,
o Rédiger des notes synthétiques.


 Gestion des emplois et développement des compétences
o Suivre les demandes d’emploi, les candidatures et la procédure de recrutements,
o Suivre les demandes de stage, les candidatures et les réponses apportées en lien avec les services.
o Gérer une « CVthèque »,
o Recueillir et formaliser les besoins de formation.

 Gestion des évaluations des agents et des congés
o Collecter et mettre à jour les fiches de postes et les emplois du temps en fonction des indications communiquées par les responsables des services de la collectivité,
o Assurer le classement dans les dossiers individuels des agents et l’envoi au Centre de Gestion des entretiens professionnels annuels,
o Participer à la campagne annuelle d’alimentation des CET des agents.

 Gestion et suivi médical des agents
o Programmer et suivre les visites médicales,
o Préparer les convocations des agents aux visites.

 Gestion de l’information, classement et archivage de documents
o Photocopier et assembler des documents,
o Trier, classer et archiver des documents,
o Synthétiser et présenter des informations,
o Préparer les dossiers pour les instances,
o Identifier les sources de documentation.

ACTIVITÉS ET TÂCHES SECONDAIRES


 Accueil téléphonique et physique auprès de l’Accueil général :
o Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;
o Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques ;
o Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées ;
o Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence ;
o Sur demande, recenser le nombre d’appels et de visites quotidiennes ;

 Secrétariat Administratif :

o Réceptionner, gérer les flux du courrier entrant et sortant sur le progiciel courrier (enregistrer, scanner, transmettre les documents, mettre sous plis et affranchir) ;
o Saisir et mettre en forme des documents administratifs sur demande ;
o Faire des envois en nombre (mailing…) ;
o Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs ;
o Réaliser toutes autres tâches liées à une mission d’accueil-secrétariat ;
o Gérer la réservation des salles de réunions et du matériel (vidéoprojecteur, écran, sono…), des véhicules, des salles, des clefs ;
o Rédiger des bons de commande, valider et répartir les factures liées aux fournitures administratives et aux envois de courriers.