DESCRIPTIF DES TACHES
I - ORGANISATION DU CONSEIL MUNICIPAL
I.1 – Avant la séance
- Programmation des dates des séances en lien avec l’agenda de M. le Maire et transmission de l’information aux services (transmission note par courriel) ;
- Gestion des notes explicatives de synthèse et de leurs annexes sur logiciel WEBDELIB (modification dates de CM en erreur, fautes, présentation, insertion nomenclature, vérification du rattachement des PJ…) et transmission, sous format papier, au Cabinet pour validation ;
- Suivi des notes explicatives de synthèse et tous documents afférents au conseil et relance des services ;
- Gestion de présence des Élus (pouvoirs) en lien avec le Cabinet de M. le Maire pour relance des Élus et préparation feuille de présence
-Formation et assistance aux rédacteurs et aux valideurs sur le logiciel, avec création de profils, gestion des différentes pannes, lien avec la société LIBRICIEL (ex-ADULLACT) pour la maintenance et l’évolution de l’outil
- Préparation de trois dossiers « conseil » (M. le Maire, M. le DGS, M. le Directeur de Cabinet)
- Préparation des dossiers « Élus Rapporteurs » (insertion des NES dans dossiers des Élus rapporteurs, sommaire des communications, ordre du jour et NES modifiées) ;
-Préparation dossier « Secrétariat de séance » (insertion Ordre du jour, pouvoirs, amendements, règlement intérieur du Conseil Municipal, communications) ;
-Préparation des bulletins et procès-verbaux des votes éventuels (essentiellement en début de mandature mais également sur certains conseils) ;
- Recherches des précédentes délibérations en lien avec les dossiers présentés en séance pour insertion dans les trois dossiers (M. le maire, M. le DGS, M. le Directeur. De Cabinet) ;
- Préparation et vérification de l’envoi des dossiers vers les Élus (via I-delibre et GIRONDE NUMERIQUE en cas de double envoi sur DSP avec choix du délégataire et approbation du contrat et, depuis cette année, envoi 12 jours avant la séance du budget : le premier envoi se fera sur Gironde Numérique) ;
- Vérification du système d’enregistrement ou prise de contact avec la Sté CATAL pour gestion de l’enregistrement du conseil (souhait de M. le Maire) ;
- Préparation des clés et tablettes pour le CONSEIL (pour le MAIRE, le DGS, le Directeur De Cabinet et pour les Élus en cas d’oubli de leur tablette) ;
- Courriel à la PRESSE avec transmission de l’ordre du jour, pour information, sur la séance en lien avec la Directrice de la Communication ;
- Suivi de la mise en ligne de l’ordre du jour sur le site internet de la Ville et récupération de la preuve de l’insertion (en lien avec le service Communication Webmaster) ;
- Affichage convocation et ordre du jour et inscription sur registre d’affichage ;
- Gestion des Questions Orales et Amendements ;
- Rédaction des procédures pour M. le Maire sur les Questions orales, Amendements, Votes, Déport, Compte Financier Unique ;
- Préparation réunion pré-Conseil (dossier CM, questions orales et amendements éventuels, …

I.2 – Pendant la séance
- Préparation de la salle (avec changement de salle si besoin « période COVID », positionnement des tables) avec installation/récupération des tablettes et dossiers) ;
- Enregistrement séance (Sté CATAL ou service communication lors de retransmissions CM sur site internet) ;
- Assistance aux Élus (sur les tablettes ou autres motifs) ;
- Gestion de présence des Élus (pouvoirs) ;
- Prise de notes et gestion des votes lors de la mise en place des commissions (bulletins, PV, aide aux secrétaires) .
- Suivi des votes des délibérations.

I.3 – Après la séance
-Préparation des délibérations et transmission au contrôle de légalité par télétransmission (ou envoi sous format papier en cas d’urgence), relations avec la Sous-Préfecture ;
- Récupération des délibérations sur S²LOW comportant le n° d’identification et le tampon de la Sous-Préfecture ;
-Récupération des bordereaux d’acquittement sur S²LOW ;
- Préparation des documents au visa des Élus (Maire, Secrétaires) ;
- Publication des délibérations et annexes via PUBLIACT sur site internet Ville (depuis 01.07.2022) et gestion de l’envoi vers les services pour suite à donner (notes, courriels, scan) ;
-Dépôt manuel sur S²LOW des flux des Budgets, Décisions Modificatives, Comptes Financiers Uniques (délibération correspondante en PJ), soit un dépôt par budget, budgets annexes, DM, DM annexes, CFU, CFU annexes ;
- Dépôt sur S²LOW de documents à la demande de la Sous-préfecture (exemple : délibération signée par le Maire et le Secrétaire de séance) ;
Récupération des bordereaux d’acquittement sur S²LOW des documents budgétaires ;
- Rédaction de la Liste des délibérations, affichage et publication via PUBLIACT (depuis le 01.07.2022) sur site internet Ville ;
- Rédaction du Procès-verbal et publication via PUBLIACT (depuis le 01.07.2022) sur site internet Ville ;
- Récupération des preuves de publication (délibérations, liste des délibérations, procès-verbal séance précédente) ;
- Rédaction du procès-verbal séance en cours (synthèse des délibérations et retranscription des débats par écoute de l’enregistrement).

II – TACHES EN LIEN AVEC LE CONSEIL MUNICIPAL
- Tenue du registre des délibérations et décisions ;
- Réalisation du registre du Conseil Municipal ;
- Préparation des dossiers du Conseil Municipal pour archivage (élimination des documents de travail et conservation des documents liés à la séance (pouvoirs, liste des délibérations, questions orales, amendements, …) ;
- Mise en ligne sur intranet des délibérations et de leurs annexes, ordre du jour, communications pour les services (format PDF) ;
- Élimination des fichiers informatiques sur « T » et Transit liés aux séances de Conseil Municipal ;
- Maintien d’une veille juridique – recherches personnelles (internet, revues) ;
- Récupération des documents liés à l’élection du Maire et des Adjoints (1er Conseil Municipal) et informations émanant de la Préfecture sur OSMOSE (ex-TNT) et transmission dématérialisée de tableaux en Préfecture ;
- Réalisation de la « mallette de l’Élu » en début de mandature (guide de l’Élu local, documents RH, retraite) ;
- Demande et suivi de conception des « cartes d’identité » Ministère de la Cohésion des Territoires et des Relations avec les Collectivités Territoriales (Maire et Adjoints au Maire) ;
- Formation/mise à niveau aux séances de conseil municipal CNFPT et sur le logiciel de dématérialisation des actes WEBDELIB, I-deliBRE, dépôt de flux et fichiers sur plateforme S²LOW, transmission de ces informations ;
- Formation à la gestion du Conseil Municipal et de ses outils de la nouvelle secrétaire du DGS ;
Courriers ou courriels de transmission de documents aux tiers sollicitant des délibération ou des informations sur les conseil municipaux ou délibérations ;
- Rédactions d’arrêtés Élus (indisponibilité simultanée d’Élus ou changements dans les arrêtés des Élus) ;

- Élections sénatoriales : préparation de l’élection avec la mise en place et la gestion des documents (tableaux, PV) en lien avec les Élus, les services de Préfecture et de la Sous-préfecture.

III – ORGANISATION DES RÉUNIONS « CONSEIL D’ADMINISTRATION » et « GROUPE MAJORITAIRE »

- Programmation des dates des réunions sur l’agenda de M. le Maire ;
- Rédaction des invitations aux réunions et transmission par courriels aux Élus et Colistiers (Groupe majoritaire uniquement) ;
- préparation des dossiers de M. le Maire, M. le DGS, M. le Directeur de Cabinet ;
- Retour des dossiers de subventions aux finances après réunion CA.

IV – AUTRES TACHES

- Télétransmission d’arrêtés urgents, par dépôt sur S²LOW, à la demande de services et en l’absence de la DGA ;
- Toutes missions à la demande du DGS ;
- Recherches diverses (délibérations, extraits de procès-verbaux, …) ;
- Rédaction de courriers, courriels, notes, rapports ;
- Gestion des fichiers informatiques (classement, destruction, archivage) ;
- Gestion des dossiers (classement, archivage).