DESCRIPTIF DES TACHES
I - ORGANISATION DU CONSEIL MUNICIPAL

I.1 – Avant la séance
- Programmation des dates des séances en lien avec l’agenda de M. le Maire et transmission de l’information aux services ;
- Gestion des notes explicatives de synthèse et de leurs annexes sur logiciel WEBDELIB
- Gestion de présence des Elus (pouvoirs) en lien avec le Cabinet et préparation feuille de présence
-Formation et assistance aux rédacteurs et aux valideurs sur le logiciel, avec création de profils, gestion des différentes pannes, lien avec la société LIBRICIEL pour la maintenance et l’évolution de l’outil ;
- Préparation des dossiers « Elus Rapporteurs » (insertion des NES dans dossiers des Elus rapporteurs, sommaire des communications, ordre du jour et NES modifiées) et des dossiers Maire, Directeur de Cabinet et DGS
-Préparation dossier « Secrétariat de séance » (insertion Ordre du jour, pouvoirs, amendements, règlement intérieur du CM, communications) ;
-Préparation des bulletins et procès-verbaux des votes éventuels
- Convocation des Elus (via I-delibre et GIRONDE NUMERIQUE en cas de double envoi) ;
- Vérification du système d’enregistrement ou prise de contact avec le prestataire pour gestion de l’enregistrement du conseil ;
- Préparation des clés et tablettes pour le CONSEIL
- Suivi de la mise en ligne de l’ordre du jour sur le site internet de la Ville ;
- Affichage convocation et ordre du jour et inscription sur registre d’affichage ;
- Gestion des Questions Orales et Amendements ;
- Rédaction des procédures pour M. le Maire sur les Questions orales, Amendements, Votes, Déport, Compte Financier Unique ;
- Préparation réunion pré-Conseil (dossier CM, questions orales et amendements éventuels, …).

I.2 – Pendant la séance
- Préparation de la salle;
- Enregistrement séance ;
- Assistance aux Elus ;
- Gestion de présence des Elus (pouvoirs) ;
- Prise de notes et gestion des votes
- Suivi des votes des délibérations.

I.3 – Après la séance
-Préparation des délibérations et transmission au contrôle de légalité par télétransmission ;
- Récupération des délibérations sur S²LOW comportant le n° d’identification et le tampon de la Sous-Préfecture ;
-Récupération des bordereaux d’acquittement sur S²LOW ;
- Préparation des documents au visa des Elus (Maire, Secrétaires) ;
- Publication des délibérations et annexes via PUBLIACT sur site internet Ville et gestion de l’envoi vers les services pour suite à donner ;
-Dépôt manuel sur S²LOW des flux des Budgets, Décisions Modificatives, Comptes Financiers Uniques ;
- Rédaction de la Liste des délibérations, affichage et publication via PUBLIACT sur site internet Ville ;
- Publication via PUBLIACT du procès-verbal adopté de la séance précédente sur site internet Ville ;
- Rédaction du procès-verbal séance en cours

II – TACHES EN LIEN AVEC LE CONSEIL MUNICIPAL
- Tenue du registre des délibérations et décisions ;
- Réalisation du registre du Conseil Municipal ;
- Veille juridique;
- En début de mandat récupération des documents liés à l’élection du Maire et des Adjoints et informations émanant de la Préfecture sur RESANA et transmission dématérialisée de tableaux en Préfecture, réalisation de la « mallette de l’Elu » en début de mandature ; demande et suivi de conception des « cartes d’identité » ;
- Rédactions arrêtés de délégation des élus ;

- Elections sénatoriales : préparation de l’élection avec la mise en place et la gestion des documents (tableaux, PV) en lien avec les Elus, les services de Préfecture et de la Sous-préfecture.

III – ORGANISATION DES REUNIONS « CONSEIL D’ADMINISTRATION » et « GROUPE MAJORITAIRE »

- Programmation des dates des réunions sur l’agenda du Maire ;
- Rédaction des invitations aux réunions et transmission par courriels aux Elus ;
- Préparation des dossiers, et notamment ceux de subventions, pour Maire, DGS, Directeur de Cabinet .

IV – AUTRES TACHES
- Recherches diverses (délibérations, extraits de procès-verbaux, …) ;
- Rédaction de courriers, courriels, notes, rapports ;