Sous l'autorité de la Directrice communication et assemblées, vous aurez en charge l’organisation et la gestion des assemblées (Comité syndical, commission locale, comités de bassin, COPIL …) de la collectivité. Pour cela vous devrez :

1) Préparer les assemblées
- Préparation des calendriers prévisionnels des réunions transmis aux élus et aux services.
- Préparation, réception et enregistrement des projets de délibérations, rapports et documents annexes transmis par les services.
- Vérification de la recevabilité des dossiers (conformité juridique, complétude, respect des délais).
- Classement et archivage des documents en vue de leur présentation en séance.
- Élaboration de l’ordre du jour en collaboration avec sa hiérarchie et les services concernés.
- Diffusion des convocations et des documents préparatoires aux membres de l’assemblée (élus, services, partenaires si nécessaire).
- Préparation logistique : réservation de la salle, vérification du matériel (sonorisation, visioconférence, supports de présentation)

2) Organiser et garantir le déroulé des séances
- Accueil des participants (élus, public) et vérification du quorum.
- Assistance au président de séance : gestion du temps de parole, suivi de l’ordre du jour, rappel des règles de procédure.
- Rédaction du procès-verbal (PV) de séance : compte rendu intégral ou synthétique des débats et décisions.
- Enregistrement des votes et des décisions (délibérations adoptées, rejetées, ajournées).
- Gestion des incidents (perturbations, demandes de suspension de séance, etc.).

3) Assurer un suivi des assemblées
- Finalisation et validation des procès-verbaux.
- Diffusion des PV et comptes-rendus aux élus et services concernés.
- Transmission au contrôle de légalité et publication sur le site internet des actes obligatoires.
- Archivage des documents (délibérations, PV, annexes, conventions…) conformément aux règles de conservation administrative.
- Transmission des décisions aux services pour exécution (marchés publics, subventions, etc.).
- Suivi des engagements pris en séance (tableau de bord, relance auprès des services, conventions…).
- Tenir le dispositif des registres des délibérations et des décisions du bureau, du président et des arrêtés

4) Assurer le suivi des Contrats Opérationnels de Mobilité (COM)
- Recenser les contrats signés et suivre leur état d’avancement,
- Identifier les actions fléchées relevant de NAM et Modalis (mise en place de vélo en libre-service, abris vélo sécurisés, covoiturage…),
- Contribuer à l’analyse et au reporting des actions inscrites dans les COM en lien avec les services concernés

Missions complémentaires :
• Apporter un appui ponctuel au pôle Communication et Assemblées lors des périodes de forte activité : préparation de supports et de courriers, assistance, coordination logistique et suivi administratif des dossiers.
• Apporter un appui ponctuel à la Direction Générale sur la gestion des courriers, des consommables et des moyens généraux.


Cela devra s’accompagner d’une veille juridique sur l'évolution du cadre législatif et réglementaire des collectivités territoriales sur ces thématiques.