ASSISTANT(E) DU MAIRE ET DU DGS
Offre n° O033260921000182
Publiée le 21/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 Quai Antoine Ferchaud, Pauillac (Gironde (33))
Poste à pourvoir le
02/11/2026
Date limite de candidature
21/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Rattaché(e) au Secrétariat général et placé(e) sous l’autorité du Directeur Général des Services, l’agent(e) assure le secrétariat du Maire et du DGS et contribue au bon fonctionnement administratif et institutionnel de la collectivité. Il/elle participe à la préparation, à l’organisation et au suivi des instances municipales, assure le suivi administratif de dossiers transversaux et contribue à la circulation de l’information entre le Maire, les élus, la Direction générale et les services municipaux.
Missions / conditions d'exercice
Descriptif des missions régulières :
1. Secrétariat du Maire et du DGS
– Accueil téléphonique et physique des visiteurs du Maire et du DGS
– Coordonner les agendas, rendez-vous, réunions, déplacements et représentations du Maire et du DGS.
– Préparer les dossiers et documents nécessaires aux rendez-vous, réunions et arbitrages.
– Assurer le traitement, l’orientation et le suivi des courriers et sollicitations adressés au Maire, aux adjoints et au DGS.
– Assurer le suivi des échéances et effectuer les relances nécessaires.
– Préparer les parapheurs, circuits de signature et documents soumis à la validation du Maire ou du DGS.
2. Préparation et suivi du Conseil municipal et des commissions
– Participer, sous l’autorité du DGS, à l’établissement et au suivi du calendrier prévisionnel des Conseils municipaux et commissions.
– Recenser auprès des directions et services les dossiers devant être inscrits à l’ordre du jour et suivre les échéances de transmission.
– Centraliser les projets de délibérations, rapports, notes et annexes et en vérifier la complétude administrative.
– Préparer les dossiers du Maire et du DGS ainsi que les documents nécessaires aux élus.
– Préparer et envoyer les convocations et documents de séance dans le respect du calendrier arrêté.
– Assurer l’organisation matérielle des séances et, lorsque nécessaire, la prise de notes.
– Participer à la préparation et à la mise en forme des procès-verbaux, comptes rendus et relevés de décisions.
– Assurer le suivi administratif des délibérations et décisions : signature, transmission, publication, classement et archivage selon les procédures applicables.
– Tenir à jour les tableaux de suivi des délibérations, décisions et suites à donner.
– Apporter un appui administratif à l’ensemble des commissions municipales : programmation, convocations, centralisation des documents, dossiers de séance et suivi des suites.
3. Appui au fonctionnement du Secrétariat général
– Assurer l’interface administrative entre la Direction générale et les directions et services municipaux.
– Recueillir auprès des services les informations et documents demandés par le Maire ou le DGS et en assurer le suivi.
– Diffuser les informations, consignes et documents validés par le Maire ou le DGS.
– Contribuer à la préparation des réunions de direction, réunions de services et réunions Maire/DGS/adjoints.
– Préparer les ordres du jour, dossiers et supports nécessaires ; assurer, à la demande du DGS, la prise de notes et la formalisation des relevés de décisions.
– Tenir à jour un tableau de suivi des décisions, arbitrages, échéances et demandes adressées aux services.
– Assurer les relances nécessaires et rendre compte au DGS de l’état d’avancement des dossiers.
– Contribuer à l’organisation documentaire, au classement et à l’archivage des dossiers du Secrétariat général.
4. Suivi administratif des dossiers transversaux
– Assurer, à la demande du Maire ou du DGS, le suivi administratif de dossiers transversaux ou nécessitant une coordination particulière.
– Constituer et mettre à jour les dossiers, collecter les informations utiles auprès des services et partenaires et suivre les échéances.
– Préparer et actualiser les tableaux de bord et outils de suivi.
– Suivre les réponses aux courriers, demandes d’élus, administrés ou partenaires signalées par la Direction générale jusqu’à leur traitement.
– Préparer les éléments administratifs nécessaires aux arbitrages du Maire et du DGS, sans préjudice des responsabilités des directions et services compétents.
5. Missions administratives complémentaires
– Assurer, en tant que de besoin, un appui administratif transversal aux directions et services pour les courriers, documents ou dossiers nécessitant une validation ou une signature du Maire ou du DGS.
– Assurer la gestion administrative des fournitures et besoins courants relevant du Secrétariat général et, le cas échéant, la centralisation de certaines commandes administratives.
– La gestion des locations de salles est maintenue à titre complémentaire ; son rattachement pourra être réexaminé au regard de l’organisation générale des services.
– Participer ponctuellement à l’organisation de manifestations, cérémonies ou réunions institutionnelles nécessitant l’appui du Secrétariat général.
Contraintes particulières :
Présence ponctuelle en dehors des horaires habituels en fonction des Conseils municipaux, commissions, réunions ou manifestations institutionnelles ; respect impératif de la confidentialité des informations traitées.
1. Secrétariat du Maire et du DGS
– Accueil téléphonique et physique des visiteurs du Maire et du DGS
– Coordonner les agendas, rendez-vous, réunions, déplacements et représentations du Maire et du DGS.
– Préparer les dossiers et documents nécessaires aux rendez-vous, réunions et arbitrages.
– Assurer le traitement, l’orientation et le suivi des courriers et sollicitations adressés au Maire, aux adjoints et au DGS.
– Assurer le suivi des échéances et effectuer les relances nécessaires.
– Préparer les parapheurs, circuits de signature et documents soumis à la validation du Maire ou du DGS.
2. Préparation et suivi du Conseil municipal et des commissions
– Participer, sous l’autorité du DGS, à l’établissement et au suivi du calendrier prévisionnel des Conseils municipaux et commissions.
– Recenser auprès des directions et services les dossiers devant être inscrits à l’ordre du jour et suivre les échéances de transmission.
– Centraliser les projets de délibérations, rapports, notes et annexes et en vérifier la complétude administrative.
– Préparer les dossiers du Maire et du DGS ainsi que les documents nécessaires aux élus.
– Préparer et envoyer les convocations et documents de séance dans le respect du calendrier arrêté.
– Assurer l’organisation matérielle des séances et, lorsque nécessaire, la prise de notes.
– Participer à la préparation et à la mise en forme des procès-verbaux, comptes rendus et relevés de décisions.
– Assurer le suivi administratif des délibérations et décisions : signature, transmission, publication, classement et archivage selon les procédures applicables.
– Tenir à jour les tableaux de suivi des délibérations, décisions et suites à donner.
– Apporter un appui administratif à l’ensemble des commissions municipales : programmation, convocations, centralisation des documents, dossiers de séance et suivi des suites.
3. Appui au fonctionnement du Secrétariat général
– Assurer l’interface administrative entre la Direction générale et les directions et services municipaux.
– Recueillir auprès des services les informations et documents demandés par le Maire ou le DGS et en assurer le suivi.
– Diffuser les informations, consignes et documents validés par le Maire ou le DGS.
– Contribuer à la préparation des réunions de direction, réunions de services et réunions Maire/DGS/adjoints.
– Préparer les ordres du jour, dossiers et supports nécessaires ; assurer, à la demande du DGS, la prise de notes et la formalisation des relevés de décisions.
– Tenir à jour un tableau de suivi des décisions, arbitrages, échéances et demandes adressées aux services.
– Assurer les relances nécessaires et rendre compte au DGS de l’état d’avancement des dossiers.
– Contribuer à l’organisation documentaire, au classement et à l’archivage des dossiers du Secrétariat général.
4. Suivi administratif des dossiers transversaux
– Assurer, à la demande du Maire ou du DGS, le suivi administratif de dossiers transversaux ou nécessitant une coordination particulière.
– Constituer et mettre à jour les dossiers, collecter les informations utiles auprès des services et partenaires et suivre les échéances.
– Préparer et actualiser les tableaux de bord et outils de suivi.
– Suivre les réponses aux courriers, demandes d’élus, administrés ou partenaires signalées par la Direction générale jusqu’à leur traitement.
– Préparer les éléments administratifs nécessaires aux arbitrages du Maire et du DGS, sans préjudice des responsabilités des directions et services compétents.
5. Missions administratives complémentaires
– Assurer, en tant que de besoin, un appui administratif transversal aux directions et services pour les courriers, documents ou dossiers nécessitant une validation ou une signature du Maire ou du DGS.
– Assurer la gestion administrative des fournitures et besoins courants relevant du Secrétariat général et, le cas échéant, la centralisation de certaines commandes administratives.
– La gestion des locations de salles est maintenue à titre complémentaire ; son rattachement pourra être réexaminé au regard de l’organisation générale des services.
– Participer ponctuellement à l’organisation de manifestations, cérémonies ou réunions institutionnelles nécessitant l’appui du Secrétariat général.
Contraintes particulières :
Présence ponctuelle en dehors des horaires habituels en fonction des Conseils municipaux, commissions, réunions ou manifestations institutionnelles ; respect impératif de la confidentialité des informations traitées.
Profils recherchés
Compétences attendues :
– Connaissance du fonctionnement d’une commune, de ses instances et de l’organisation administrative territoriale.
– Connaissance du circuit administratif des actes et des principales étapes de préparation et de suivi des instances municipales.
– Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et de gestion documentaire.
– Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de neutralité.
Les savoir-faire :
– Organiser et prioriser une activité comportant des échéances multiples.
– Préparer et organiser une instance, une commission ou une réunion.
– Constituer un dossier administratif et en vérifier la complétude.
– Rédiger et mettre en forme courriers, comptes rendus, relevés de décisions et documents administratifs.
– Tenir des tableaux de bord, suivre les échéances et effectuer les relances.
– Rechercher, recueillir et synthétiser une information.
– Assurer l’interface entre élus, Direction générale et services.
– Rendre compte de manière fiable et synthétique au DGS.
Les savoir-être :
– Gestion des priorités ; expression orale et écrite.
– Rigueur et sens de l’organisation.
– Réactivité et capacité d’anticipation.
– Autonomie dans l’organisation du travail.
– Qualités relationnelles et capacité à travailler en transversalité.
– Sens du service public et loyauté institutionnelle.
– Connaissance du fonctionnement d’une commune, de ses instances et de l’organisation administrative territoriale.
– Connaissance du circuit administratif des actes et des principales étapes de préparation et de suivi des instances municipales.
– Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et de gestion documentaire.
– Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de neutralité.
Les savoir-faire :
– Organiser et prioriser une activité comportant des échéances multiples.
– Préparer et organiser une instance, une commission ou une réunion.
– Constituer un dossier administratif et en vérifier la complétude.
– Rédiger et mettre en forme courriers, comptes rendus, relevés de décisions et documents administratifs.
– Tenir des tableaux de bord, suivre les échéances et effectuer les relances.
– Rechercher, recueillir et synthétiser une information.
– Assurer l’interface entre élus, Direction générale et services.
– Rendre compte de manière fiable et synthétique au DGS.
Les savoir-être :
– Gestion des priorités ; expression orale et écrite.
– Rigueur et sens de l’organisation.
– Réactivité et capacité d’anticipation.
– Autonomie dans l’organisation du travail.
– Qualités relationnelles et capacité à travailler en transversalité.
– Sens du service public et loyauté institutionnelle.
Contact et modalités de candidature
Contact
0556733063
Informations complémentaires
Les candidatures, accompagnées d'une lettre de motivation, d'un curriculum vitae, sont à adresser par mail au services des ressources humaines : l.tarde@mairie-pauillac.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.