Accueil physique et téléphonique du service :
• Répondre aux appels téléphoniques
• Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Orienter, conseiller les agents (physiquement, par téléphone ou par courrier)

Emplois – Recrutements :
• Répondre aux demandes d’emplois et stages
• Organiser les campagnes de recrutements (rédaction des fiches de poste, publicité du poste, appel à candidature interne, réception des candidatures, tableau de synthèse des candidatures reçues, planification du jury d’entretien, établir les simulations de salaire…)
• Rédiger les contrats de travail, arrêtés de recrutement
• Gérer les démarches administratives relatives aux recrutements des agents (DUE, casiers judiciaires, convocations médecin agréé…)
• Accueil des nouveaux arrivants

Gestion des agents contractuels :
• Rédiger et contrôler les actes administratifs (contrats, fins de contrats, démissions, soldes de tout compte, etc.)
• Délivrer une information réglementaire aux agents
• Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents

Elaboration de la paie des agents contractuels et élus :
• Préparer et mettre en œuvre le calcul et l'exécution de la paie par la saisie des éléments variables mensuels ;
• Contrôler et mandater les rémunérations et les charges sociales ;
• Elaborer les Données Sociales Nominatives (DSN) mensuellement ;

Gestion de l’absence des agents :
• Gérer et administrer le logiciel des congés (saisine des droits et suivi de la mise en œuvre)
• Gérer et assurer le suivi de l’absentéisme des agents (médical, congés, autorisation d’absences, …) et de leur aptitude physique,
• Instruire les dossiers d’accidents de service en lien avec le responsable hiérarchique et l’assistant de prévention
• Instruire les déclarations d’arrêt de travail et accidents de travail auprès de la CPAM
• Demander les subrogations auprès de la CPAM et suivre les remboursements
• Supervision de la gestion des congés annuels, RTT, congé maternité, paternité, adoption, ASA, pour l’ensemble des services de la collectivité

Tableaux de bord et préparation de dossiers annuels récurrents :
• Etablir et mettre à jour les tableaux de bord des contrats
• Anticiper les fins de contrats (courrier agent à minima 2 mois avant, information supérieur hiérarchique et/ou Directeur de Pôle)
• Tableaux de suivi du budget
• Elaborer les tableaux d’avancement de grade et promotion interne des agents titulaires
• Participation à l’élaboration du Rapport Social Unique (RSU) annuel et à la mise en œuvre de tous les outils de pilotage
• Participer ponctuellement à la préparation des instances paritaires (CST)

Gestion et suivi des formations :
• Inscrire et/ou valider les inscriptions des agents aux formations
• Elaborer et suivre le tableau de bord des formations des agents
• Participer à la mise en œuvre des outils et dispositifs d’analyse des besoins de développement de compétences des agents et des services, de valorisation des parcours professionnels, de support aux services et de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.
Gestion du logiciel Gestion du Temps de travail (HOROQUARTZ) :

• Paramétrage et gestion (création et mise à jour des profils, des fiches agents, mise à jour de la fiche agent, attribution des droits à congés, CET…, validation des demandes d’absences, récupérations heures…)
• Conseille les responsables de services.

Gestion et suivi des visites médicales :
• Inscrire et suivre les visites médicales auprès du CDG 33 (gestion des plannings ….)
• Prendre les rendez-vous pour les visites médicales de recrutement.
• Informer les responsables de service des restrictions médicales et en assurer le suivi

Gestion et suivi des adhésions au CNAS :
• Faire les adhésions des agents
• Envoyer au CNAS les modifications (départ, retraite, disponibilité…)
• Informer les agents des prestations offertes par le CNAS (mails professionnels des agents, affichages)