Collaboratrice direct de la Responsable Administrative et financière, et en lien avec la Direction des Ressources Humaines, l’assistante de gestion du personnel est en charge des procédures courantes pour la gestion déconcentrée du personnel des médiathèques.

Elle assure un rôle de référente dans la gestion de la plupart des procédures RH courantes, en coordonnant et contrôlant l’application des procédures de gestion des personnels pour tous les services des médiathèques centrales ZOLA et FELLINI du réseau, dans les domaines du recrutement (vacataires), de la gestion du temps de travail (badgeuse, congés), de la carrière (arrêtés, notation), de la formation et de la paie.

A ce titre, elle assiste et conseille les responsables des services des médiathèques centrales ZOLA et FELLINI du réseau dans l’exécution de ces procédures, et au besoin, assure un relais sur l’essentiel des missions de gestion RH propres au Responsable Administratif et financier, en cas d’absence, à la demande du Directeur des médiathèques.

Principales activités:

Dans la tenue de l’ensemble de ces missions, l’agent assure un lien d’information permanent entre le personnel des établissements, les cadres et la Direction des médiathèques, la DRH, dans le respect du secret professionnel, assure conseil et assistance technique en amont et en aval de la procédure, propose des procédures de régulation et élabore les notes d’information correspondantes.

1. Suivi de la carrière
- Arrêtés de carrière : réception, notification aux agents, retour à la DRH.
- Courriers des agents relatifs à leur carrière : traitement, validation auprès de la Direction du réseau, transmission à la DRH et suivi des dossiers.
- Renouvellement des agents contractuels (vacataires et remplaçants mensualisés) : suivi des demandes d’avis émanant de la DRH, relais aux cadres concernés, mise en forme, mise à validation et diffusion à la DRH des avis sur la manière de servir.
- Vacataires :
• Suivi des effectifs, établissement des demandes de recrutement à la DRH ;
• Production des arrêtés de nomination, transmission pour validation puis notification aux vacataires, selon la procédure établie.
- Evaluation: coordination de la procédure annuelle dans le réseau des médiathèques. Réception et diffusion des feuilles d’évaluation, renseignement des agents, notification aux agents.

2. Gestion des temps
- Suivi des congés annuels et exceptionnels :
• En lien avec la DRH, attribution d’un profil de congés aux nouveaux agents;
• En fonction du calendrier, préparation et diffusion des notes d’information sur les congés, les fermetures, les permanences, et préparation des grilles de vœux de congés par service ;
• Centralisation des fiches d’Autorisation Spéciales d’Absence et saisie sur le logiciel de gestion des temps ;
• Centralisation des demandes de congés validées par les responsables de service et saisie sur le logiciel de gestion des temps ;
• Renseignement des agents.
- Badgeuse en lien avec la DRH et la DRI:
• Participation à la définition des profils de badgeage pour le service ;
• Vérification et mise à validation des emplois du temps, paramétrage du profil de l’agent ;
• Renseignement des agents.
• Saisie de pointages à partir des feuilles de mise à jour des mouvements validées.
- Heures supplémentaires : centralisation et transmission des formulaires.

3. Suivi du développement des ressources humaines : formation et stagiaires
- Formations :
• Participation à l’établissement du plan de formation pour le personnel des médiathèques ;
• Suivi des demandes d’inscription et des autorisations spéciales d’absence correspondantes, mise à validation du Directeur et lien avec la DRH.
• Pilotage des besoins collectifs de formation des agents du réseau, en lien avec le responsable administratif et financier : définition des besoins, collaboration avec les cadres concernés et la DRH pour l’organisation et le suivi des sessions de formation, bilan en fin d’année des besoins collectifs (tenue de tableaux de bord).
- Tickets restaurant : récupération des tickets à la DRH, préparation des carnets en fonction des absences des agents, distribution.
- Stagiaires externes :
• Réception et réponse aux demandes en lien avec les services d’accueil,
• Suivi du tableau récapitulatif des stages du Réseau
• Etablissement des dossiers administratifs, contrôle des pièces obligatoires, établissement et mise à validation des conventions, archivage des pièces dans un classeur dédié.
• Renseignement des stagiaires.

4. Procédures administratives diverses liées au personnel :
- Badges de parking diffusés par la Direction des Moyens Généraux et des Bâtiments :
• Traitement des demandes d’attribution.
• Remise aux agents, récupération des badges selon la procédure définie par la DMGB.
- Contrôle d’accès à la Médiathèque Emile Zola, en lien avec le prestataire fournissant le matériel :
• Paramétrage, activation ou désactivation des badges (nouveaux agents, badges perdus)
• Tenue à jour des données dans le logiciel dédié.
- Tenue de dossiers administratifs : archivage, classement, mise à jour.
Activités occasionnelles :

• Quotidiennement, avant l’arrivée des agents titulaires du standard des médiathèques, et les jours d’absence de cet agent, participation à la tenue du standard téléphonique de la Médiathèque Centrale d’Agglomération (par renvoi d’appel) : réponse aux usagers, orientation vers les services compétents.

Compétences requises (être capable de) :

Savoir :
- Maîtrise des outils informatiques (bureautique, Internet) et logiciels professionnels (Sedit RH, Horoquartz, serveur téléphonique fourni par le prestataire) ;
- Bonne connaissance de base du statut de la FPT : recrutement, carrière et positions administratives, principes de l’organisation hiérarchique, droits et devoirs des agents, droit de la formation, des absences et congés, règles relatives au temps de travail;
- Bonne connaissance des procédures internes de la Métropole;
- Connaissance des activités et de l’organisation des médiathèques du réseau
- Connaissance des fonctions basiques du logiciel de bibliothèque (prêt, retour, réservations).

Savoir faire :
- Savoir gérer les priorités et respecter les délais ;
- Concevoir une procédure pour appliquer dans les 14 sites du réseau une instruction générale ;
- Renseigner les agents sur leurs droits ;
- Rappeler les règles, faire respecter les dispositions en vigueur ;
- Saisir les congés sur Sedit
- Programmer un profil de pointage sur Horoquartz, saisir un pointage, consulter et éditer un historique des pointages ;
- Conseiller la démarche adaptée ;
- Savoir hiérarchiser l’information, et adapter son discours à son interlocuteur ;
- Savoir développer des échanges et collaborations pour une meilleure mutualisation ;
- Travailler en équipe avec des agents de profession culturelle, à comprendre la nature et les enjeux de leurs demandes.

Savoir être :
- Sens du service public ;
- Grande disponibilité ;
- Sens de l’organisation ;
- Grande rigueur dans la gestion administrative des dossiers;
- Autonomie dans l’organisation du travail ;
- Vigilance et réactivité ;
- Discrétion, devoir de réserve ;
- Esprit d’initiative ;
- Polyvalence et adaptabilité ;
- Sens des relations humaines et du travail en équipe.