CONTEXTE

Afin de renforcer l’action publique en matière de préservation, de gestion et de valorisation de la biodiversité, la Région Occitanie et l’Office Français de la Biodiversité ont créé conjointement en 2018 un établissement public de coopération environnementale (EPCE) dénommé Agence Régionale de la Biodiversité (ARB) Occitanie.

Les missions de l’ARB sont les suivantes :
- valorisation de la connaissance ;
- mise en réseau des acteurs de la biodiversité ;
- accompagnement des acteurs du territoire.

FONCTION : Assistance administrative

Sous l’autorité hiérarchique du directeur (basé à Montpellier) et sous la conduite fonctionnelle de la gestionnaire administrative et financière (également basée à Montpellier), l’agent exerce ses fonctions dans le cadre d’une équipe pluridisciplinaire organisée en bi-site (Toulouse et Montpellier). Il a pour objectif d’assurer l’assistance administrative au service de l’établissement public ARB Occitanie.

Il exerce les missions suivantes :

- accueil présentiel sur le site de Montpellier
- accueil téléphonique
- gestion de la boite mail générique de l’ARB Occitanie
- réception et traitement du courrier
- assistance administrative auprès de l’équipe et de la direction
- rédaction des comptes-rendus des réunions du Conseil d’administration
- gestion des agendas présidence, direction et équipe
- logistique d’organisation de réunions (internes, externes en appui à l’équipe, séminaires …)
- gestion de la flotte de véhicules administratifs
- gestion des fournitures
- Appui transversal aux moyens généraux pour les nouveaux besoins rencontrés
- RSE : réflexion et mise en œuvre d’actions relatives à la responsabilité sociale et environnementale de l’établissement public



En appui à la gestionnaire administrative et financière :
- organisation logistique des réunions du conseil d’administration et du comité d’orientation
- appui sur la logistique des recrutements
- relai sur la gestion RH et budgétaire en cas d’absence de la gestionnaire

Formation
Diplômé(e) d’un Bac +2 minimum dans le secrétariat / la gestion, vous justifiez d’une expérience professionnelle réussie dans un poste similaire

Connaissances professionnelles
Maîtrise des outils collaboratifs et de communication
Connaissance des normes rédactionnelles
Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
Maîtrise de l’organisation d’événements
Maîtrise des outils bureautiques et web

Savoir-faire opérationnel
Rigueur et efficacité dans le traitement des tâches administratives
Capacité d’organisation et autonomie dans la réalisation des tâches
Capacité d’anticipation et gestion des priorités
Très bonne expression orale et écrite
Capacités rédactionnelles
Capacité d’adaptation
Polyvalence

Savoir-être professionnel
Appétence pour le service d’un collectif
Sens de l’écoute et de la communication
Disponibilité
Réactivité
Esprit de synthèse et d’analyse
Bonnes capacités relationnelles et au travail en équipe
Dynamisme et enthousiasme
Rigueur et autonomie
Esprit d’initiative
La sensibilité à la question environnementale peut constituer un plus

Conditions d’exercice
Type de contrat : Contrat de projet de 3 ans. NB : perspective de prolongation voire d’intégration pérenne selon satisfaction et ressources financières de l’établissement public
Temps plein. NB : 80% envisageable voire souhaitable
Télétravail : jusqu’à 2 jours par semaine sur demande de l’agent
Début du contrat : 2 septembre 2024
Déplacements possibles sur la région (permis B indispensable)
Véhicule de service à disposition pour les déplacements
Localisation du poste : Montpellier (34)
Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale (assimilation au cadre d’emploi des adjoints administratifs, catégorie C)