Responsable administratif polyvalent (h/f)
Offre n° O034250701001130
Publiée le 01/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La Commune de PINET, située sur le territoire de la Communauté d'Agglomération Hérault Méditerranée, à 10 minutes d'Agde et à 20 minutes de Béziers compte 2038 habitants.
Sa proximité avec les stations balnéaires comme Marseillan et Cap d’Agde en fait une destination attrayante pour ceux qui souhaitent profiter des plages méditerranéennes tout en séjournant dans un village authentique.
Sa proximité avec les stations balnéaires comme Marseillan et Cap d’Agde en fait une destination attrayante pour ceux qui souhaitent profiter des plages méditerranéennes tout en séjournant dans un village authentique.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hotel de ville Place Pierre THIEULE, Pinet (Hérault)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
01/09/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
30 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
1800 Brut + ISFE+ Participation Mutuelle
Descriptif de l'emploi
L’agent d’accueil et d’administration polyvalente occupe une fonction centrale au sein de la Mairie, à l’interface entre les administrés, les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs (Préfecture, notaires, services de l’État, associations, etc.). Il/elle est en charge de missions variées qui exigent à la fois des compétences en communication, en gestion administrative, en droit public de proximité et en organisation.
Ce poste nécessite une grande polyvalence, une capacité à traiter plusieurs dossiers simultanément, une excellente maîtrise des règles administratives et un sens aigu du service public. L’agent assure à la fois l’accueil physique et téléphonique, la gestion complète de l’état civil, le suivi des élections, le secrétariat courant, la relation avec les associations, la gestion des dossiers d’urbanisme courants ainsi qu’un appui en ressources humaines.
À travers l’accueil du public, l’agent est le premier contact entre la commune et ses habitants, et contribue activement à l’image de proximité, de disponibilité et de qualité de service que la collectivité souhaite offrir.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Maire, le Directeur Général des Services, les services techniques, le personnel périscolaire, les élus, et parfois avec les prestataires externes, les services de l’État ou les opérateurs privés (La Poste, notaires, bureaux d’études…).
Ce poste implique une capacité à s’adapter à un environnement administratif en constante évolution, à travailler en autonomie tout en sachant rendre compte, et à interagir quotidiennement avec des interlocuteurs variés.
La discrétion, le respect des obligations de confidentialité, la rigueur administrative et la bienveillance dans la relation avec le public sont essentiels.
Ce poste nécessite une grande polyvalence, une capacité à traiter plusieurs dossiers simultanément, une excellente maîtrise des règles administratives et un sens aigu du service public. L’agent assure à la fois l’accueil physique et téléphonique, la gestion complète de l’état civil, le suivi des élections, le secrétariat courant, la relation avec les associations, la gestion des dossiers d’urbanisme courants ainsi qu’un appui en ressources humaines.
À travers l’accueil du public, l’agent est le premier contact entre la commune et ses habitants, et contribue activement à l’image de proximité, de disponibilité et de qualité de service que la collectivité souhaite offrir.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Maire, le Directeur Général des Services, les services techniques, le personnel périscolaire, les élus, et parfois avec les prestataires externes, les services de l’État ou les opérateurs privés (La Poste, notaires, bureaux d’études…).
Ce poste implique une capacité à s’adapter à un environnement administratif en constante évolution, à travailler en autonomie tout en sachant rendre compte, et à interagir quotidiennement avec des interlocuteurs variés.
La discrétion, le respect des obligations de confidentialité, la rigueur administrative et la bienveillance dans la relation avec le public sont essentiels.
Missions / conditions d'exercice
1. Accueil physique et téléphonique
Accueillir, informer et orienter les usagers vers les services compétents
Gérer, filtrer et transmettre les appels téléphoniques
Noter les messages à destination du Maire et de la direction
Réceptionner les livraisons et informer les destinataires
Délivrer les documents administratifs courants
Organiser l’espace d’accueil : classement, affichage, mise à jour des annuaires, archivage
Réceptionner et enregistrer les dossiers sous format papier et numérique
2. État civil et relations aux citoyens
Informer le public sur les démarches liées à l’état civil et à la population
Instruire les dossiers d’état civil : naissance, mariage, décès, reconnaissance, PACS, changement de nom/prénom
Délivrer les actes (livret de famille, certificats, extraits, permis d’inhumation…)
Vérifier les pièces justificatives et contrôler leur authenticité
Tenir à jour les registres d’état civil et assurer leur conservation
Préparer les baptêmes civils, certificats de concubinage, attestations d’accueil
Gérer les concessions du cimetière
Fournir les relevés de propriété et plans cadastraux
Possibilité d’astreinte le samedi matin pour les mariages
3. Recensement de la population et militaire
Accueillir les jeunes pour le recensement militaire
Mettre à jour les fichiers population et établir les tableaux militaires
Participer à l’organisation du recensement de la population
4. Gestion des élections
Accueillir et renseigner les électeurs (inscriptions, radiations, changements)
Mettre à jour les listes électorales
Participer à l’organisation logistique des scrutins : préparation matérielle, bureaux de vote, dépouillement
Assurer les relations avec la Préfecture
5. Gestion du courrier
Réceptionner, enregistrer et dispatcher le courrier entrant
Assurer l’affranchissement et la remise du courrier sortant
6. Secrétariat général
Gérer les agendas du Maire et des élus
Rédiger les courriers administratifs à la demande
Effectuer des travaux de reprographie
Tenir la régie liée aux services périscolaires en lien avec le service animation
Suivre les stocks de fournitures de bureau et gérer les tableaux d'affichage
7. Relations avec les associations et la population
Informer les usagers sur la vie associative locale
Gérer les demandes de mise à disposition de salles ou de matériel
Planifier l’occupation des locaux communaux, établir les conventions de mise à disposition
Gérer les chèques de location et l’enregistrement des clés
Assurer le suivi administratif des associations (statuts, courriers, contacts)
Transmettre les plannings aux services techniques et au personnel de nettoyage
8. Urbanisme
Informer les administrés sur les démarches d’urbanisme
Réceptionner les dossiers d’urbanisme (physiques et dématérialisés)
Assurer le lien avec le service ADS (Application du Droit des Sols)
Préparer les conformités, suivre les droits de préemption, gérer les échanges avec les notaires et les demandes d’alignement
Assurer un suivi du Plan Local d’Urbanisme (PLU)
9. Ressources humaines
Gérer administrativement les arrêts de travail (via Net Entreprise), les affiliations mutuelle, la plateforme SYLAE
Contribuer au suivi administratif du personnel en lien avec la direction
Accueillir, informer et orienter les usagers vers les services compétents
Gérer, filtrer et transmettre les appels téléphoniques
Noter les messages à destination du Maire et de la direction
Réceptionner les livraisons et informer les destinataires
Délivrer les documents administratifs courants
Organiser l’espace d’accueil : classement, affichage, mise à jour des annuaires, archivage
Réceptionner et enregistrer les dossiers sous format papier et numérique
2. État civil et relations aux citoyens
Informer le public sur les démarches liées à l’état civil et à la population
Instruire les dossiers d’état civil : naissance, mariage, décès, reconnaissance, PACS, changement de nom/prénom
Délivrer les actes (livret de famille, certificats, extraits, permis d’inhumation…)
Vérifier les pièces justificatives et contrôler leur authenticité
Tenir à jour les registres d’état civil et assurer leur conservation
Préparer les baptêmes civils, certificats de concubinage, attestations d’accueil
Gérer les concessions du cimetière
Fournir les relevés de propriété et plans cadastraux
Possibilité d’astreinte le samedi matin pour les mariages
3. Recensement de la population et militaire
Accueillir les jeunes pour le recensement militaire
Mettre à jour les fichiers population et établir les tableaux militaires
Participer à l’organisation du recensement de la population
4. Gestion des élections
Accueillir et renseigner les électeurs (inscriptions, radiations, changements)
Mettre à jour les listes électorales
Participer à l’organisation logistique des scrutins : préparation matérielle, bureaux de vote, dépouillement
Assurer les relations avec la Préfecture
5. Gestion du courrier
Réceptionner, enregistrer et dispatcher le courrier entrant
Assurer l’affranchissement et la remise du courrier sortant
6. Secrétariat général
Gérer les agendas du Maire et des élus
Rédiger les courriers administratifs à la demande
Effectuer des travaux de reprographie
Tenir la régie liée aux services périscolaires en lien avec le service animation
Suivre les stocks de fournitures de bureau et gérer les tableaux d'affichage
7. Relations avec les associations et la population
Informer les usagers sur la vie associative locale
Gérer les demandes de mise à disposition de salles ou de matériel
Planifier l’occupation des locaux communaux, établir les conventions de mise à disposition
Gérer les chèques de location et l’enregistrement des clés
Assurer le suivi administratif des associations (statuts, courriers, contacts)
Transmettre les plannings aux services techniques et au personnel de nettoyage
8. Urbanisme
Informer les administrés sur les démarches d’urbanisme
Réceptionner les dossiers d’urbanisme (physiques et dématérialisés)
Assurer le lien avec le service ADS (Application du Droit des Sols)
Préparer les conformités, suivre les droits de préemption, gérer les échanges avec les notaires et les demandes d’alignement
Assurer un suivi du Plan Local d’Urbanisme (PLU)
9. Ressources humaines
Gérer administrativement les arrêts de travail (via Net Entreprise), les affiliations mutuelle, la plateforme SYLAE
Contribuer au suivi administratif du personnel en lien avec la direction
Profils recherchés
SAVOIR ÊTRE
Sens du service public : disponibilité, écoute active, respect des usagers et des obligations liées à la fonction (neutralité, confidentialité, égalité de traitement).
Excellent relationnel : capacité à accueillir avec bienveillance, à gérer des situations parfois sensibles ou conflictuelles avec calme, diplomatie et courtoisie.
Rigueur et fiabilité : précision dans les actes administratifs, respect des procédures, vigilance dans le traitement des dossiers.
Discrétion professionnelle : respect absolu de la confidentialité des informations traitées (état civil, RH, demandes sensibles...).
Polyvalence : aptitude à passer d’une tâche à l’autre avec efficacité, à traiter des missions variées sans perdre en qualité de service.
Autonomie : capacité à gérer son travail de manière organisée tout en rendant compte à la hiérarchie.
Esprit d’équipe : goût du travail collaboratif, sens du collectif, participation active à la bonne coordination avec les autres services.
Adaptabilité : souplesse face aux imprévus, capacité à faire face à l’urgence, à la diversité des publics et à l’évolution des outils ou procédures.
Sens de l’organisation : gestion efficace des priorités, planification des tâches, méthode dans le suivi des dossiers.
Bonne présentation et expression orale claire : reflet de l’image de la collectivité auprès du public.
SAVOIR FAIRE:
Accueillir, informer et orienter les usagers avec clarté et efficacité, tant à l’oral qu’à l’écrit
Traiter les demandes administratives liées à l’état civil, aux élections, au recensement, à l’urbanisme ou à la vie associative, dans le respect des règles en vigueur
Rédiger des documents administratifs (courriers, actes, attestations…) avec maîtrise de la langue française et des codes formels
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et les logiciels métiers spécifiques (état civil, élections, urbanisme, gestion RH…)
Organiser son travail en fonction des priorités, gérer plusieurs dossiers en parallèle et respecter les délais
Appliquer les procédures réglementaires en matière d’état civil, élections, gestion funéraire, urbanisme, etc.
Assurer la régie d’avances et de recettes : encaissements, tenue des justificatifs, suivi des opérations comptables de base
Classer, archiver et assurer le suivi administratif des dossiers (papier et numérique)
Maintenir à jour les registres officiels et les fichiers (population, RH, électeurs, salles, etc.)
Faciliter la coordination entre les différents services et partenaires : élus, DGS, service technique, écoles, associations, Préfecture, notaires…
Préparer les élections (logistique, matériel, listes électorales, lien avec la Préfecture)
Réceptionner, dispatcher et assurer le suivi du courrier entrant et sortant
Sens du service public : disponibilité, écoute active, respect des usagers et des obligations liées à la fonction (neutralité, confidentialité, égalité de traitement).
Excellent relationnel : capacité à accueillir avec bienveillance, à gérer des situations parfois sensibles ou conflictuelles avec calme, diplomatie et courtoisie.
Rigueur et fiabilité : précision dans les actes administratifs, respect des procédures, vigilance dans le traitement des dossiers.
Discrétion professionnelle : respect absolu de la confidentialité des informations traitées (état civil, RH, demandes sensibles...).
Polyvalence : aptitude à passer d’une tâche à l’autre avec efficacité, à traiter des missions variées sans perdre en qualité de service.
Autonomie : capacité à gérer son travail de manière organisée tout en rendant compte à la hiérarchie.
Esprit d’équipe : goût du travail collaboratif, sens du collectif, participation active à la bonne coordination avec les autres services.
Adaptabilité : souplesse face aux imprévus, capacité à faire face à l’urgence, à la diversité des publics et à l’évolution des outils ou procédures.
Sens de l’organisation : gestion efficace des priorités, planification des tâches, méthode dans le suivi des dossiers.
Bonne présentation et expression orale claire : reflet de l’image de la collectivité auprès du public.
SAVOIR FAIRE:
Accueillir, informer et orienter les usagers avec clarté et efficacité, tant à l’oral qu’à l’écrit
Traiter les demandes administratives liées à l’état civil, aux élections, au recensement, à l’urbanisme ou à la vie associative, dans le respect des règles en vigueur
Rédiger des documents administratifs (courriers, actes, attestations…) avec maîtrise de la langue française et des codes formels
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et les logiciels métiers spécifiques (état civil, élections, urbanisme, gestion RH…)
Organiser son travail en fonction des priorités, gérer plusieurs dossiers en parallèle et respecter les délais
Appliquer les procédures réglementaires en matière d’état civil, élections, gestion funéraire, urbanisme, etc.
Assurer la régie d’avances et de recettes : encaissements, tenue des justificatifs, suivi des opérations comptables de base
Classer, archiver et assurer le suivi administratif des dossiers (papier et numérique)
Maintenir à jour les registres officiels et les fichiers (population, RH, électeurs, salles, etc.)
Faciliter la coordination entre les différents services et partenaires : élus, DGS, service technique, écoles, associations, Préfecture, notaires…
Préparer les élections (logistique, matériel, listes électorales, lien avec la Préfecture)
Réceptionner, dispatcher et assurer le suivi du courrier entrant et sortant
Contact et modalités de candidature
Contact
0608262169
Informations complémentaires
CV+ Lettre de motivation
Dernière évaluation
La personne actuellement en poste quittera ses fonctions en mai 2028. Une titularisation pourra être envisagée à l’issue de cette période de remplacement.
Dernière évaluation
La personne actuellement en poste quittera ses fonctions en mai 2028. Une titularisation pourra être envisagée à l’issue de cette période de remplacement.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.