a) Accueil physique et téléphonique du public
-Accueil physique et téléphonique (des résidents, des familles/de l’entourage, de l’ensemble du corps médical libéral, des partenaires intra et extra institutionnel).
-En fonction des demandes et des besoins : orientation, accompagnement physique dans les étages, information.
-Réception des appels de la plateforme de téléassistance
-Gestion du visiophone et ouverture de la porte sécurisée.

b) Traitement des dossiers administratifs Résidents
-Réception, tri et distribution du courrier des résidents
-Gestion et mise à jour du dossier des résidents (incluant le dossier papier + dématérialisé sur le logiciel ARCHE MC2). Cette action comprend tous les volets nécessaires à la facturation et aux suivis des résidents (prise en charge médico-psycho-sociale).
-Préparation des commissions d’admission à la Résidence, vérification de la complétude des dossiers
-Faire le lien avec les mandataires judiciaires sur la situation des majeurs protégés (lien téléphonique, courriels, courriers).
-Vérification des prises en charge et sollicitation du service aide légale pour les demandes de renouvellement d’aide sociale à l’hébergement.
-Avec le directeur/trice et en lien avec les services des finances et SGC Littoral : facturation mensuelle de l’hébergement, des repas des résidents dans le logiciel MILLESIME et complétude du logiciel HELIOS pour les prélèvements (cf. procédure), édition mensuelle des bordereaux de la CAF, transmission pour titrage au service des finances (payant uniquement) et envoi des bordereaux à SGC Littoral; facturation trimestrielle de l’hébergement auprès des services du Département de l’HERAULT (et autres départements le cas échéant).

c) Gestion des documents administratifs et secrétariat de la structure
-Gestion des documents administratifs et secrétariat de la structure, rédaction et mise en forme de documents (attestations de résidence, courriers, courriels …), classement des dossiers
-Gestion des flux de courrier entrant (trier/dispatcher) et du courrier sortant, préparation/organisation des parapheurs au visa du Directeur/trice, lien journalier avec le factotum en charge du courrier.
-Etat des lieux et commandes du petit matériel et autres fournitures administratives.
-Selon les besoins de l’équipe, demande de devis et commande après validation du Directeur/trice.

d) Suivi des indicateurs et planification
-Suivi et mise à jour des tableaux de bord de pilotage et des divers supports dématérialisés destinés aux rapports financiers et autres bilans (en binôme avec le directeur/trice)
-Mise à jour du planning mensuel des agents polyvalents, démarche quotidienne selon les aléas de l’équipe, planning soumis à validation de la direction.
-Actualisation des supports de travail destinés à l’affichage ou à un suivi avec les services de la RH (répartition de la charge de travail, suivi des repas, gestion des congés-saisie dans le logiciel, suivi du tableau d’annualisation notamment des veilleurs de nuit…)

e) Participation aux activités du service
-Etablissement du planning des animations en lien avec les différents prestataires (structures associatives), suivi des conventions, participation à l’organisation de certaines animations en interne ou hors les murs
-Participer au projet d’établissement, à l’élaboration et au suivi des projets personnalisés.

f) Activité secondaire en l’absence du Directeur,
-Assurer le premier accueil des prétendants et des nouveaux résidents pour l’installation dans leur logement (état des lieux, informations diverses sur le fonctionnement de la structure et des services, remise et informations des documents obligatoires liés au séjour de la personne (contrat de séjour, règlement de fonctionnement, documents annexes).
-Rédiger et envoyer les demandes de contrat de remplacement au service RH, saisir les engagements sur le logiciel CIRIL et traitement des factures.
-Faire la déclaration mensuelle (en fin de mois) du nombre d’heure réalisé durant les WE + JF, de manière à actualiser le salaire des ASH.
-Assurer le suivi et la mise à jour du tableau des astreintes.
-Prendre en charge la formation/sensibilisation des nouveaux arrivants sur la structure (contractuels, stagiaire).