Assistant services à la population (h/f)
Offre n° O034251002000471
Publiée le 03/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 Grand Rue, Saint-Chinian (Hérault)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire, RIFSEEP,
Descriptif de l'emploi
Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.
Sous la hiérarchie directe de la Directrice Générale des Services, l’agent polyvalent assure les missions suivantes :
• Accueil physique et téléphonique des usagers à l’hôtel de ville, avec professionnalisme et bienveillance.
• Etat-civil : Instruction et rédaction des actes, mariages, naissances, décès, reconnaissances, parrainages civils, PACS, changements de nom et de prénoms, transcriptions d'actes, etc...
• Appui au service Passeport / Carte Nationale d’Identité (CNI) en binôme, pour le traitement des demandes.
• Gestion de démarches administratives en lien avec les différents services de la collectivité.
• Traitement du courrier entrant et sortant, en coordination avec le gestionnaire du service postal.
• Suivi des moyens matériels : gestion des fournitures, réservation de salles, documentation interne.
Sous la hiérarchie directe de la Directrice Générale des Services, l’agent polyvalent assure les missions suivantes :
• Accueil physique et téléphonique des usagers à l’hôtel de ville, avec professionnalisme et bienveillance.
• Etat-civil : Instruction et rédaction des actes, mariages, naissances, décès, reconnaissances, parrainages civils, PACS, changements de nom et de prénoms, transcriptions d'actes, etc...
• Appui au service Passeport / Carte Nationale d’Identité (CNI) en binôme, pour le traitement des demandes.
• Gestion de démarches administratives en lien avec les différents services de la collectivité.
• Traitement du courrier entrant et sortant, en coordination avec le gestionnaire du service postal.
• Suivi des moyens matériels : gestion des fournitures, réservation de salles, documentation interne.
Missions / conditions d'exercice
1. Assurer l’accueil physique et téléphonique du public :
• Accueil bienveillant et professionnel des usagers au guichet ou par téléphone ;
• Renseigner et orienter le public ;
• Identifier et gérer la demande selon son besoin de temporalité.
2. Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner les usagers
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité et des institutions administratives rattachées (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services) ;
• Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité ;
• Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs et formulaires selon les demandes.
3. Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation
• Assurer le traitement des courriers départ (mettre sous pli et affranchir) ;
• Constituer, actualiser et diffuser la documentation mise à disposition du public.
4. Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
• Gérer les photocopies pour les associations (assurer le suivi annuel des compteurs) ;
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent ;
5. Assurer un soutien administratif pour les services de la collectivité (administration générale, état civil, régie, élection, recensement)
• Accueil bienveillant et professionnel des usagers au guichet ou par téléphone ;
• Renseigner et orienter le public ;
• Identifier et gérer la demande selon son besoin de temporalité.
2. Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner les usagers
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité et des institutions administratives rattachées (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services) ;
• Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité ;
• Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs et formulaires selon les demandes.
3. Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation
• Assurer le traitement des courriers départ (mettre sous pli et affranchir) ;
• Constituer, actualiser et diffuser la documentation mise à disposition du public.
4. Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
• Gérer les photocopies pour les associations (assurer le suivi annuel des compteurs) ;
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent ;
5. Assurer un soutien administratif pour les services de la collectivité (administration générale, état civil, régie, élection, recensement)
Profils recherchés
SAVOIRS :
• Bonne expression écrite et orale ;
• Maîtrise des principes d’accueil et de relation avec le public, y compris l’accompagnement numérique ;
• Connaissance de l’environnement territorial et des démarches administratives locales.
SAVOIR-FAIRE :
• Accueil physique et téléphonique du public ;
• Gestion du standard téléphonique (recevoir, filtrer et orienter les appels) ;
• Rédaction de documents administratifs ;
• Maîtrise de l’outil bureautique et des logiciels métiers ;
• Gestion d’un planning de réservation.
SAVOIR-ÊTRE
• Sens du service public et de l’écoute ;
• Ponctualité et assiduité ;
• Polyvalence et capacité d’adaptation ;
• Discrétion professionnelle, réserve et neutralité ;
• Esprit d’équipe.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires :
Les conditions d’exercice du poste :
Poste de travail : guichet d’accueil
Temps de travail : Temps complet 35h00
Du lundi au vendredi : 8h30-12h00 /13h30-17h00
Samedi / dimanche ponctuel si évènement (ex : élection, mariages, etc.)
• Bonne expression écrite et orale ;
• Maîtrise des principes d’accueil et de relation avec le public, y compris l’accompagnement numérique ;
• Connaissance de l’environnement territorial et des démarches administratives locales.
SAVOIR-FAIRE :
• Accueil physique et téléphonique du public ;
• Gestion du standard téléphonique (recevoir, filtrer et orienter les appels) ;
• Rédaction de documents administratifs ;
• Maîtrise de l’outil bureautique et des logiciels métiers ;
• Gestion d’un planning de réservation.
SAVOIR-ÊTRE
• Sens du service public et de l’écoute ;
• Ponctualité et assiduité ;
• Polyvalence et capacité d’adaptation ;
• Discrétion professionnelle, réserve et neutralité ;
• Esprit d’équipe.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires :
Les conditions d’exercice du poste :
Poste de travail : guichet d’accueil
Temps de travail : Temps complet 35h00
Du lundi au vendredi : 8h30-12h00 /13h30-17h00
Samedi / dimanche ponctuel si évènement (ex : élection, mariages, etc.)
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Candidature à déposer en ligne.
Lettre de motivation + CV (obligatoire)
Lettre de motivation + CV (obligatoire)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.