Assistant·e administratif·ve mutualisé·e Service paiement PH et Service paiement PA H/F
Offre n° O034251216001495
Publiée le 16/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1977 AVENUE DES MOULINS, Montpellier (Hérault (34))
Poste à pourvoir le
01/02/2026
Date limite de candidature
16/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Chef de Service, vous assurez la fluidité des opérations et la gestion administrative quotidienne :
* Soutien Administratif & Comptable : Assister les Chefs de Service dans la gestion administrative et comptable générale (hors paiement direct des prestations).
* Coordination & Transversalité : Coordonner les informations avec les autres services du Département et les partenaires pour le traitement des dossiers complexes (PCH, APA, ACTP).
* Organisation et Outils : Élaborer et optimiser les outils de suivi et les procédures (tableaux de bord, statistiques) en utilisant votre maîtrise des logiciels bureautiques (Excel, Power Point).
* Communication & Rédaction : Rédiger et diffuser les notes, comptes rendus de réunion et courriers officiels destinés aux usagers et partenaires.
* Gestion des Ressources : Contribuer à la gestion administrative et logistique des moyens alloués aux services (RH, matériel).
Activités détaillées du poste
Soutien à la Gestion Administrative et Financière :
o Assiste le/la chef(fe) de service dans ses missions de gestion administrative et comptable (hors paiement direct des prestations, préparation du budget et suivi budgétaire et comptable).
o Intervient en soutien de l'équipe dans les missions de gestion administrative et comptable du service.
o Assure les tâches relevant de la gestion des moyens alloués au service.
* Pilotage et Outils de Suivi :
o Élabore, optimise et met en oeuvre les outils et procédures liés au bon fonctionnement de service, en appui sur les logiciels spécifiques (tableur Excel, power point, Xmind, etc.).
o Assure la tenue des tableaux de bord enregistrant la répartition, la traçabilité des interventions de service ainsi que la saisie de données à visée statistiques.
* Communication et Rédaction :
o Rédige et diffuse les notes et comptes rendus de réunion du service ainsi que les courriers réponses aux usagers et partenaires du service.
o Assure la circulation de l'information tant au sein de la Maison de l'Autonomie qu'à destination du partenariat.
* Gestion des Dossiers Complexes et Transversalité :
o Travaille en transversalité avec la Maison départementale de l'Autonomie sur les droits ouverts à la PCH et à l'ACTP, à l'Allocation Personnalisée à l'Autonomie (APA) et aux prestations d'aide sociales à domicile PA et PH.
o Assiste les chefs de services dans le traitement des dossiers complexes, dans la mise en place et le suivi des dispositifs spécifiques en tenant compte du cadre juridique.
o Assure le suivi des réponses à apporter aux sollicitations concernant des dossiers d'usagers dont la situation est dite complexe ou spécifique, en lien avec les autres services de la direction.
o Gère administrativement les Commissions d'Admission en Urgence (Com AU) de la PCH en lien avec le service de l'évaluation : préparation et notification des décisions.
* Gestion des Ressources Humaines et Logistique :
o Assiste les chefs de services dans la gestion administrative et logistique des ressources humaines (plannings, gestion et suivi de l'effectif, gestion des besoins matériels).
* Accueil et Permanence :
o Répond aux demandes des usagers dans le cadre de la charte qualité accueil (accueil physique et téléphonique), participe à la permanence d'accueil physique et téléphonique.
* Participation et Relais :
o Participe au réseau des assistantes des cadres de la DPAD.
o Peut être amenée à être le relais des assistantes de direction en cas d'absence ou de nécessaire intérim.
* Soutien Administratif & Comptable : Assister les Chefs de Service dans la gestion administrative et comptable générale (hors paiement direct des prestations).
* Coordination & Transversalité : Coordonner les informations avec les autres services du Département et les partenaires pour le traitement des dossiers complexes (PCH, APA, ACTP).
* Organisation et Outils : Élaborer et optimiser les outils de suivi et les procédures (tableaux de bord, statistiques) en utilisant votre maîtrise des logiciels bureautiques (Excel, Power Point).
* Communication & Rédaction : Rédiger et diffuser les notes, comptes rendus de réunion et courriers officiels destinés aux usagers et partenaires.
* Gestion des Ressources : Contribuer à la gestion administrative et logistique des moyens alloués aux services (RH, matériel).
Activités détaillées du poste
Soutien à la Gestion Administrative et Financière :
o Assiste le/la chef(fe) de service dans ses missions de gestion administrative et comptable (hors paiement direct des prestations, préparation du budget et suivi budgétaire et comptable).
o Intervient en soutien de l'équipe dans les missions de gestion administrative et comptable du service.
o Assure les tâches relevant de la gestion des moyens alloués au service.
* Pilotage et Outils de Suivi :
o Élabore, optimise et met en oeuvre les outils et procédures liés au bon fonctionnement de service, en appui sur les logiciels spécifiques (tableur Excel, power point, Xmind, etc.).
o Assure la tenue des tableaux de bord enregistrant la répartition, la traçabilité des interventions de service ainsi que la saisie de données à visée statistiques.
* Communication et Rédaction :
o Rédige et diffuse les notes et comptes rendus de réunion du service ainsi que les courriers réponses aux usagers et partenaires du service.
o Assure la circulation de l'information tant au sein de la Maison de l'Autonomie qu'à destination du partenariat.
* Gestion des Dossiers Complexes et Transversalité :
o Travaille en transversalité avec la Maison départementale de l'Autonomie sur les droits ouverts à la PCH et à l'ACTP, à l'Allocation Personnalisée à l'Autonomie (APA) et aux prestations d'aide sociales à domicile PA et PH.
o Assiste les chefs de services dans le traitement des dossiers complexes, dans la mise en place et le suivi des dispositifs spécifiques en tenant compte du cadre juridique.
o Assure le suivi des réponses à apporter aux sollicitations concernant des dossiers d'usagers dont la situation est dite complexe ou spécifique, en lien avec les autres services de la direction.
o Gère administrativement les Commissions d'Admission en Urgence (Com AU) de la PCH en lien avec le service de l'évaluation : préparation et notification des décisions.
* Gestion des Ressources Humaines et Logistique :
o Assiste les chefs de services dans la gestion administrative et logistique des ressources humaines (plannings, gestion et suivi de l'effectif, gestion des besoins matériels).
* Accueil et Permanence :
o Répond aux demandes des usagers dans le cadre de la charte qualité accueil (accueil physique et téléphonique), participe à la permanence d'accueil physique et téléphonique.
* Participation et Relais :
o Participe au réseau des assistantes des cadres de la DPAD.
o Peut être amenée à être le relais des assistantes de direction en cas d'absence ou de nécessaire intérim.
Missions / conditions d'exercice
Le Département recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) mutualisé(e) rigoureux(se) et organisé(e) pour renforcer ses équipes. Vous jouerez un rôle central de coordination et de soutien administratif des Services Paiement Personnes Handicapées (PH) et Personnes Âgées (PA), deux piliers essentiels de la Maison Départementale de l'Autonomie (MDA).
Vos Contributions Clés :
Sous l'autorité du Chef de Service, vous assurez la fluidité des opérations et la gestion administrative quotidienne :
Soutien Administratif & Comptable : Assister les Chefs de Service dans la gestion administrative et comptable générale (hors paiement direct des prestations).
Coordination & Transversalité : Coordonner les informations avec les autres services du Département et les partenaires pour le traitement des dossiers complexes (PCH, APA, ACTP).
Organisation et Outils : Élaborer et optimiser les outils de suivi et les procédures (tableaux de bord, statistiques) en utilisant votre maîtrise des logiciels bureautiques (Excel, Power Point).
Communication & Rédaction : Rédiger et diffuser les notes, comptes rendus de réunion et courriers officiels destinés aux usagers et partenaires.
Gestion des Ressources : Contribuer à la gestion administrative et logistique des moyens alloués aux services (RH, matériel).
Activités détaillées du poste
Soutien à la Gestion Administrative et Financière :
Assiste le/la chef(fe) de service dans ses missions de gestion administrative et comptable (hors paiement direct des prestations, préparation du budget et suivi budgétaire et comptable).
Intervient en soutien de l'équipe dans les missions de gestion administrative et comptable du service.
Assure les tâches relevant de la gestion des moyens alloués au service.
Pilotage et Outils de Suivi :
Élabore, optimise et met en oeuvre les outils et procédures liés au bon fonctionnement de service, en appui sur les logiciels spécifiques (tableur Excel, power point, Xmind, etc.).
Assure la tenue des tableaux de bord enregistrant la répartition, la traçabilité des interventions de service ainsi que la saisie de données à visée statistiques.
Communication et Rédaction :
Rédige et diffuse les notes et comptes rendus de réunion du service ainsi que les courriers réponses aux usagers et partenaires du service.
Assure la circulation de l'information tant au sein de la Maison de l'Autonomie qu'à destination du partenariat.
Gestion des Dossiers Complexes et Transversalité :
Travaille en transversalité avec la Maison départementale de l'Autonomie sur les droits ouverts à la PCH et à l'ACTP, à l'Allocation Personnalisée à l'Autonomie (APA) et aux prestations d'aide sociales à domicile PA et PH.
Assiste les chefs de services dans le traitement des dossiers complexes, dans la mise en place et le suivi des dispositifs spécifiques en tenant compte du cadre juridique.
Le Département de l'Hérault compte 50 conseiller·ères départementaux·ales élu·es pour représenter les 25 cantons du territoire. Cette collectivité territoriale de proximité permet d'être au plus près des besoins des 1,2 million d'Héraultais·es. Elle mobilise 5 600 agents dans plus de 120 métiers différents, déployés sur l'ensemble d'un territoire riche et diversifié. Nous intervenons dans des domaines essentiels du quotidien, notamment les solidarités, l'éducation, l'aménagement du territoire, l'environnement...
En rejoignant nos équipes, vous participez à un service public porteur de sens, où l'engagement collectif est valorisé. Pour en savoir plus : https://herault.fr/276-emplois-et-stages-du-departement.htm
Vos Contributions Clés :
Sous l'autorité du Chef de Service, vous assurez la fluidité des opérations et la gestion administrative quotidienne :
Soutien Administratif & Comptable : Assister les Chefs de Service dans la gestion administrative et comptable générale (hors paiement direct des prestations).
Coordination & Transversalité : Coordonner les informations avec les autres services du Département et les partenaires pour le traitement des dossiers complexes (PCH, APA, ACTP).
Organisation et Outils : Élaborer et optimiser les outils de suivi et les procédures (tableaux de bord, statistiques) en utilisant votre maîtrise des logiciels bureautiques (Excel, Power Point).
Communication & Rédaction : Rédiger et diffuser les notes, comptes rendus de réunion et courriers officiels destinés aux usagers et partenaires.
Gestion des Ressources : Contribuer à la gestion administrative et logistique des moyens alloués aux services (RH, matériel).
Activités détaillées du poste
Soutien à la Gestion Administrative et Financière :
Assiste le/la chef(fe) de service dans ses missions de gestion administrative et comptable (hors paiement direct des prestations, préparation du budget et suivi budgétaire et comptable).
Intervient en soutien de l'équipe dans les missions de gestion administrative et comptable du service.
Assure les tâches relevant de la gestion des moyens alloués au service.
Pilotage et Outils de Suivi :
Élabore, optimise et met en oeuvre les outils et procédures liés au bon fonctionnement de service, en appui sur les logiciels spécifiques (tableur Excel, power point, Xmind, etc.).
Assure la tenue des tableaux de bord enregistrant la répartition, la traçabilité des interventions de service ainsi que la saisie de données à visée statistiques.
Communication et Rédaction :
Rédige et diffuse les notes et comptes rendus de réunion du service ainsi que les courriers réponses aux usagers et partenaires du service.
Assure la circulation de l'information tant au sein de la Maison de l'Autonomie qu'à destination du partenariat.
Gestion des Dossiers Complexes et Transversalité :
Travaille en transversalité avec la Maison départementale de l'Autonomie sur les droits ouverts à la PCH et à l'ACTP, à l'Allocation Personnalisée à l'Autonomie (APA) et aux prestations d'aide sociales à domicile PA et PH.
Assiste les chefs de services dans le traitement des dossiers complexes, dans la mise en place et le suivi des dispositifs spécifiques en tenant compte du cadre juridique.
Le Département de l'Hérault compte 50 conseiller·ères départementaux·ales élu·es pour représenter les 25 cantons du territoire. Cette collectivité territoriale de proximité permet d'être au plus près des besoins des 1,2 million d'Héraultais·es. Elle mobilise 5 600 agents dans plus de 120 métiers différents, déployés sur l'ensemble d'un territoire riche et diversifié. Nous intervenons dans des domaines essentiels du quotidien, notamment les solidarités, l'éducation, l'aménagement du territoire, l'environnement...
En rejoignant nos équipes, vous participez à un service public porteur de sens, où l'engagement collectif est valorisé. Pour en savoir plus : https://herault.fr/276-emplois-et-stages-du-departement.htm
Profils recherchés
Vous êtes notre candidat(e) idéal(e) si vous faites preuve d'une grande rigueur, d'un sens aigu de l'organisation et d'une forte capacité d'adaptation pour évoluer entre deux services stratégiques.
Compétences techniques : Excellente maîtrise des outils bureautiques, capacité à tenir des tableaux de bord et connaissance des règles administratives, budgétaires et comptables de base.
Qualités Humaines : Esprit d'équipe, Initiative, Réactivité et Sens de la Confidentialité sont indispensables.
Conditions d'Exercice : Travail sur écran et contact régulier avec le public/partenaires.
Compétences techniques : Excellente maîtrise des outils bureautiques, capacité à tenir des tableaux de bord et connaissance des règles administratives, budgétaires et comptables de base.
Qualités Humaines : Esprit d'équipe, Initiative, Réactivité et Sens de la Confidentialité sont indispensables.
Conditions d'Exercice : Travail sur écran et contact régulier avec le public/partenaires.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre dossier de candidature, en joignant les documents suivants : CV détaillé, lettre de motivation.
Poste ouvert aux personnes en situation de handicap par l'application de l'article 352-4 du Code Général de la Fonction Publique. Recrutement également possible en CDD jusqu'à 3 ans renouvelable une fois pour les contractuels (non titulaires d'un concours de la Fonction Publique).
Poste ouvert aux personnes en situation de handicap par l'application de l'article 352-4 du Code Général de la Fonction Publique. Recrutement également possible en CDD jusqu'à 3 ans renouvelable une fois pour les contractuels (non titulaires d'un concours de la Fonction Publique).
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.