ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·VE DU SERVICE ÉTABLISSEMENTS RECEVANT DU PUBLIC F/H
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O035240201350996
Publiée le 09/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - place de la mairie - cs 63126, Rennes (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
10/03/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction des Affaires Juridiques (DAJ) mutualisée entre la Ville de Rennes et Rennes Métropole organise et coordonne la fonction juridique au sein de la collectivité.
Parmi les 4 services qui composent cette direction, le Service Établissements Recevant du Public (ERP) est quant à lui compétent pour la Ville de Rennes sur les questions d'exercice du pouvoir de police du maire en matière de sécurité incendie et d'accessibilité des personnes handicapées dans les Établissements Recevant du Public. Au sein d'une petite équipe, ce sont ainsi 5 agents qui travaillent sur ces sujets en apportant leur expertise au service d'interlocuteurs aussi bien internes à la collectivité qu'extérieurs.
Vous possédez de l'expérience dans les métiers du secrétariat et de l'assistance administrative ou êtes issu·e d'une formation dans ce secteur ?
Vous avez le sens du service public et souhaitez mettre vos compétences et votre dynamisme au service de l'intérêt collectif en apportant vos qualités humaines au sein d'une petite équipe engagée ?
Vous avez une curiosité pour les sujets touchants aux Établissements Recevant du Public et aux conditions d'accessibilité et de sécurité ?
Alors n'hésitez plus et postulez pour rejoindre le Service ERP et devenir notre futur·e Assistant·e administratif·ve !
Parmi les 4 services qui composent cette direction, le Service Établissements Recevant du Public (ERP) est quant à lui compétent pour la Ville de Rennes sur les questions d'exercice du pouvoir de police du maire en matière de sécurité incendie et d'accessibilité des personnes handicapées dans les Établissements Recevant du Public. Au sein d'une petite équipe, ce sont ainsi 5 agents qui travaillent sur ces sujets en apportant leur expertise au service d'interlocuteurs aussi bien internes à la collectivité qu'extérieurs.
Vous possédez de l'expérience dans les métiers du secrétariat et de l'assistance administrative ou êtes issu·e d'une formation dans ce secteur ?
Vous avez le sens du service public et souhaitez mettre vos compétences et votre dynamisme au service de l'intérêt collectif en apportant vos qualités humaines au sein d'une petite équipe engagée ?
Vous avez une curiosité pour les sujets touchants aux Établissements Recevant du Public et aux conditions d'accessibilité et de sécurité ?
Alors n'hésitez plus et postulez pour rejoindre le Service ERP et devenir notre futur·e Assistant·e administratif·ve !
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité de la Responsable du Service ERP, vous réalisez le secrétariat administratif du service ainsi que du suivi de dossiers et l'accueil des interlocuteurs du service. Vos missions se déclinent comme suit :
* Vous assurez le secrétariat du service, en gérant les courriers entrants et sortants en respectant une procédure spécifique au regard du logiciel de service, en gérant l'agenda des évènements du service ainsi qu'en organisant les réunions et en assurant leur suivi.
* Vous assurez le suivi des dossiers de visites et d'autorisations de travaux en vérifiant la bonne réception des pièces, en veillant à la bonne transmission dans les circuits de validation et en sécurisant l'enregistrement des informations.
* Vous assurez l'accueil téléphonique ainsi que l'accueil physique des exploitants d'ERP et des pétitionnaires en prenant en charge un premier niveau de réponse, en orientant les demandes et en adressant des récépissés lors des dépôts des dossiers.
* Vous réalisez des tâches diverses d'archivage, de classement, de commande de fournitures ou de suivi des demandes "E-care" et participez à la vie du service.
* Vous assurez le secrétariat du service, en gérant les courriers entrants et sortants en respectant une procédure spécifique au regard du logiciel de service, en gérant l'agenda des évènements du service ainsi qu'en organisant les réunions et en assurant leur suivi.
* Vous assurez le suivi des dossiers de visites et d'autorisations de travaux en vérifiant la bonne réception des pièces, en veillant à la bonne transmission dans les circuits de validation et en sécurisant l'enregistrement des informations.
* Vous assurez l'accueil téléphonique ainsi que l'accueil physique des exploitants d'ERP et des pétitionnaires en prenant en charge un premier niveau de réponse, en orientant les demandes et en adressant des récépissés lors des dépôts des dossiers.
* Vous réalisez des tâches diverses d'archivage, de classement, de commande de fournitures ou de suivi des demandes "E-care" et participez à la vie du service.
Profils recherchés
Disposant d'une expérience sur des missions similaires de secrétariat ou d'assistance administrative, vous possédez des qualités d'organisation, de rigueur et de méthode.
Soucieux·se de produire un travail de qualité et d'apporter une réponse fiable à vos interlocuteurs, vous avez le sens de l'accueil et savez adapter vos réponses à vos interlocuteurs et à la situation.
Vous maitrisez les outils informatiques, notamment la suite bureautique, ainsi que les techniques de secrétariat.
Vous possédez des qualités relationnelles d'écoute, de pédagogie et êtes avenant·e pour incarner positivement l'image du service vis à vis des publics cotoyés.
Sans qu'aucune connaissance préalable ne soit attendue sur le sujet des ERP, votre curiosité favorisera votre intégration à l'équipe et la compréhension des enjeux du service et du poste.
Soucieux·se de produire un travail de qualité et d'apporter une réponse fiable à vos interlocuteurs, vous avez le sens de l'accueil et savez adapter vos réponses à vos interlocuteurs et à la situation.
Vous maitrisez les outils informatiques, notamment la suite bureautique, ainsi que les techniques de secrétariat.
Vous possédez des qualités relationnelles d'écoute, de pédagogie et êtes avenant·e pour incarner positivement l'image du service vis à vis des publics cotoyés.
Sans qu'aucune connaissance préalable ne soit attendue sur le sujet des ERP, votre curiosité favorisera votre intégration à l'équipe et la compréhension des enjeux du service et du poste.
Contact et modalités de candidature
Contact
0223621010
Informations complémentaires
Pour toute demande d'informations complémentaires, n'hésitez pas à contacter Camille THOMAS, Responsable du Service Établissements Recevant du Public (ERP) et n+1 de ce poste : cam.thomas@ville-rennes.fr.
Seules les candidatures reçues via notre plateforme en ligne seront étudiées, merci de bien vouloir privilégier ce format et de n'utiliser l'adresse mail ci-dessus que pour les demandes d'informations liées au poste.
Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux candidatures des agents titulaires du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux par voie de mutation, aux lauréats du concours correspondant ainsi qu'aux agents titulaires des cadres d'emplois équivalents par voie de détachement.
Vous n'êtes pas fonctionnaire et n'avez pas de concours de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater pour ce poste et devenir fonctionnaire territorial après une année en poste (les candidatures de fonctionnaires restant prioritaires).
Vous êtes bénéficiaire d'une Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) ? Nos collectivités sont handi-accueillantes : des dispositions favorisant l'accès à l'emploi public des personnes concernées y sont mises en œuvre, sans condition d'ancienneté. Vous pouvez postuler sur ce poste pour devenir fonctionnaire territorial après un an de contrat.
Seules les candidatures reçues via notre plateforme en ligne seront étudiées, merci de bien vouloir privilégier ce format et de n'utiliser l'adresse mail ci-dessus que pour les demandes d'informations liées au poste.
Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux candidatures des agents titulaires du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux par voie de mutation, aux lauréats du concours correspondant ainsi qu'aux agents titulaires des cadres d'emplois équivalents par voie de détachement.
Vous n'êtes pas fonctionnaire et n'avez pas de concours de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater pour ce poste et devenir fonctionnaire territorial après une année en poste (les candidatures de fonctionnaires restant prioritaires).
Vous êtes bénéficiaire d'une Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) ? Nos collectivités sont handi-accueillantes : des dispositions favorisant l'accès à l'emploi public des personnes concernées y sont mises en œuvre, sans condition d'ancienneté. Vous pouvez postuler sur ce poste pour devenir fonctionnaire territorial après un an de contrat.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.