Activités principales :

Assistance administrative du pôle Aménagement et Développement :
• Connaître les dossiers portés par le Pôle (projets d’investissement, politique de sensibilisation, …)
• Intégrer les priorités du pôle et des services dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Préparer les réunions portées par le·la responsable du Pôle (réservations des salles, convocations, fiches de présence…),
• Assurer une présence aux réunions de Pôle et du Service Aménagement et Cadre de vie porté par le·la responsable du Pôle,
• Réceptionner, suivre et diffuser le courrier du·de la responsable du Pôle
• Aider à l’organisation du travail par la mise en place d’outils de suivis, de tableaux de bord,
• Rédiger des notes, des courriers et comptes-rendus
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Organiser, gérer et diffuser des parapheurs, suivre les signatures
• Suivre les décisions prises par les instances communautaires et être le relai des informations auprès des responsables de service
• Trier, classer et archiver les documents
• Assurer l’information des élus par la transmission de documents à la demande du·de la responsable de Pôle
• Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
• Recenser, suivre et participer à la rédaction des conventions du service Aménagement et Cadre de vie
• Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du service Aménagement et Cadre de vie

Participer au suivi et au contrôle de l'exécution budgétaire et comptable du Service Aménagement et Cadre de vie
• Créer et tenir à jour des tableaux de bords de suivi des engagements et réalisations
• Vérifier la disponibilité des crédits et du rythme de la dépense
• Identifier les causes des rejets et les analyser en lien avec le·la responsable du pôle
• Réaliser des commandes groupées de petits équipements pour les agents des services du Pôle
• Assurer le suivi des commandes de fournitures, de produits d’hygiène des agents du Pôle en lien avec l’agent d’accueil et le·la responsable du service Technique

Participation à la gestion administrative de l’équipement aquatique
• Suivre le concessionnaire de service public de l’équipement aquatique Dolibulle (fermeture annuelle, planning scolaire, communication), gérer les réclamations en lien avec le concessionnaire
• Organiser, préparer les consultations, suivre les prestations de service, contrôler les factures et gérer les réclamations du service de Transport Piscine en lien avec le concessionnaire, le transporteur et les écoles.
Participation à la gestion administrative et technique des dossiers liés à l’Habitat
• Instruire, suivre et informer les usagers sollicitant une subvention communautaire au titre l’amélioration de l’habitat
• Suivre l’application des conventions de l’architecte-conseil du Département et promouvoir ces permanences
• Suivre les conventions et promouvoir les permanences de la Maison de l’Habitat et de ses partenaires
• Suivre et être relai de l’information des commissions locales des organismes HLM et de l’Instance Locale du Logement de l’Etat auprès des élu·e·s désigné·e·s,
Suivi des commercialisations des Lotissements d’Intérêt communautaire à vocation résidentielle
• Instruire, suivre et informer les usagers sollicitant l’achat d’un terrain sur les lotissements d’intérêt communautaire à vocation résidentielle, en lien avec les mairies en charge de la commercialisation de ceux-ci, jusqu’à la vente des lots,
• Compléter le tableau de bord de suivi de la commercialisation, y compris via l’application SIG dédiée,
• Préparer les compromis de vente et délibérations relatives à la cession des lots,
• Solliciter les partenaires (notaires, géomètres, Direction générale des Finances) en vue de la commercialisation
des terrains des lotissements à vocation résidentielle, y compris pour le re-bornage des lots au besoin,
• Planifier les dates de signature des actes authentiques en lien avec l’élu·e en charge de l’Habitat et l’étude notariale,
• Classer et vérifier la bonne réception des actes authentiques signés après enregistrement au service de publicité foncière par l’étude notariale,
Suivi de l’entretien des propriétés communautaires
• Rédiger les bons d’interventions techniques en vue de l’entretien des aménagements et/ou des bâtiments communautaires du Pôle et/ou de l’implantation de bacs OM pour les grands passages,

Participation à la gestion administrative et financière des dossiers liés aux gens du voyage en lien avec le prestataire
• Connaître les principes du schéma départemental d’accueil des gens du voyage
• Effectuer un suivi des encaissements en lien avec le prestataire de service public et le Trésor public
• Vérifier et transmettre au service Finances-Comptabilité, les documents de la régie « Gens du voyage », réalisés par le prestataire de service
• Signaler les problèmes d'impayés et dysfonctionnements de la régie
Participation à la gestion administrative et financière des dossiers liés aux mobilités
• Assurer la gestion de la régie Transport-Mobilité en lien avec le chauffeur du Gallo’bus, mandataire simple, et
le·la chargé·e de missions Mobilités pour les services Gallo’bus et Roule en Baie
• Instruire, suivre et informer les usagers sollicitant une location de vélo de longue durée (service Roule en Baie)
• Assurer le suivi statistique du service de Transport à la Demande (Gallo’bus) et de Roule en Baie en lien avecle·la chargé·e de missions Mobilités
• Apporter les informations aux bénéficiaires de ces services
• Réceptionner les inscriptions, établir la feuille de route et la transmettre au chauffeur, communiquer les horaires de passage aux usagers pour le transport à la demande
• Editer un état mensuel des heures effectivement réalisées par le Chauffeur

Participer à la promotion et au suivi des actions des services du Pôle
• Editer des évènements et actualités sur le site internet, Facebook, l’Application Intra-muros
• Publier les annonces des services du Pôle diffusées sur Infolocales sur le site internet
• Assurer une veille régulière des pages du site internet du Pôle afin de garantir leur actualité

Activités secondaires :

• Assurer la permanence de l’accueil téléphonique de Synergy, en cas d’absence ou de l’indisponibilité de l’agent
chargée de l’accueil (2ème niveau de remplacement)
• Apporter son aide dans l’organisation des événements du pôle
• Apporter son aide dans la diffusion de supports au sein du pôle
• Assurer la gestion des réservations de salles et bureaux pour les équipements économiques communautaires
(Hôtel d’entreprises et Synergy pour les entreprises) en l’absence de l’agent dédié.