Sous l’autorité du responsable du pôle cadre de vie et environnement, vous assurerez les missions suivantes :
Gestion des demandes :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Traiter les courriers et courriels
- Recevoir, et traiter les demandes des services et administrés (répondre ou orienter)
- Réceptionner les demandes des entreprises et prestataires (renseignements, rendez-vous, interventions, orientations, livraisons, contacts, etc…)

Activités administratives :
- Animer, organiser et suivre l’activité de l’unité administrative en apportant une aide au responsable de pôle et aux responsables d’équipes dans les domaines financiers, techniques, administratifs et des ressources humaines
- Rédiger les courriers, rapports, comptes-rendus de réunions, notes
- Faciliter et sécuriser les procédures internes
- Assurer la gestion de dossiers transversaux
- Créer et mettre à jour les tableaux de suivi, les procédures et les différents supports
- Apporter une aide aux techniciens dans la rédaction et le lancement des consultations
- Rédiger les conventions en lien avec les services concernés, collectivités ou administrations concernées puis assurer le suivi administratif et financier de ces conventions
- Saisir les congés des agents du pôle, après validation des responsables
- Réceptionner, trier, classer et archiver les documents du service
- Rendre compte de l’activité
- Être force de proposition pour améliorer les méthodes de travail et l’organisation des services du pôle
- Participer aux réunions de services et de pôle

Activités budgétaires et comptables
- Gérer les devis du service technique
- Assurer le suivi de l’exécution budgétaire de l’ensemble des services du pôle et faire le lien avec le pôle ressources
- Suivre les contrats
- Contrôler les pièces, la cohérence des factures avec les devis et s’assurer du service fait
- Faire un point bimensuel avec les équipes et alerter en cas de dépassement de crédits)