ASSISTANT(E) ADMINISTATIF(VE) (H/F)
Offre n° O035251003001435
Publiée le 03/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place de la mairie, Saint-Germain-sur-Ille (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
03/11/2025
Date limite de candidature
02/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L'assistant(e) administratif(ve) apporte un appui polyvalent aux postes de secrétaire générale de mairie ainsi qu'à l'agent en charge de l'accueil et de l'urbanisme. Il/elle intervient sur un large éventail de missions administratives, en lien avec les services à la population.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
- Gestion des affaires générales : participation à l'accueil physique et téléphonique 1,5 jours / semaine (enregistrement des demandes d'urbanisme, état-civil, recensement citoyen,inscription liste électorale, etc.)
- Etat-civil (en binôme avec l'agent d'accueil) : copies et extrait d'actes, reconnaissance naissance, mariage, certificat de vie commune, divorce, livret de famille, décès, etc.)
- Urbanisme (en binôme avec l'agent d'accueil) : Réception des dossiers via le logiciel Oxalis, et toutes démarches nécessaires au bon fonctionnement du service.
- Associations : Création, gestion, suivi des conventions annuelles des associations (à chaque rentrée scolaire), gestion des réservations de salle (mails, agenda, planning)
- Locations particuliers : Réceptionner les demandes de réservation de salle, établir les pré-contrats puis contrats de location (manipulation de chèque), encaisser les chèques.
- Communication : Mise à jour et maintenance des supports de communication (site internet, application intramuros), création gestion et suivi du bulletin municipal (à voir en fonction de l'élu)
- Comptabilité d'exécution : Traitement des mandats de - de 4 000 €, recettes, assurer un suivi budgétaire, traitement partiel des débits d'office et des P503
- Périscolaire (en lien avec la secrétaire générale de mairie) : cantine (gestion absence, facturation), préparation rentrée scolaire
- Gestion des équipements municipaux : suivi des besoins en équipement (commande de fournitures administratives par exemple)
- Veille juridique
Activités secondaires (ce que l'agent peut être amené à faire)
- Traitement de la paie
- Préparation des séances du conseil municipal
- Remplacement partiel de collègues du service périscolaire (service cantine, surveillance cours)
- Gestion des affaires générales : participation à l'accueil physique et téléphonique 1,5 jours / semaine (enregistrement des demandes d'urbanisme, état-civil, recensement citoyen,inscription liste électorale, etc.)
- Etat-civil (en binôme avec l'agent d'accueil) : copies et extrait d'actes, reconnaissance naissance, mariage, certificat de vie commune, divorce, livret de famille, décès, etc.)
- Urbanisme (en binôme avec l'agent d'accueil) : Réception des dossiers via le logiciel Oxalis, et toutes démarches nécessaires au bon fonctionnement du service.
- Associations : Création, gestion, suivi des conventions annuelles des associations (à chaque rentrée scolaire), gestion des réservations de salle (mails, agenda, planning)
- Locations particuliers : Réceptionner les demandes de réservation de salle, établir les pré-contrats puis contrats de location (manipulation de chèque), encaisser les chèques.
- Communication : Mise à jour et maintenance des supports de communication (site internet, application intramuros), création gestion et suivi du bulletin municipal (à voir en fonction de l'élu)
- Comptabilité d'exécution : Traitement des mandats de - de 4 000 €, recettes, assurer un suivi budgétaire, traitement partiel des débits d'office et des P503
- Périscolaire (en lien avec la secrétaire générale de mairie) : cantine (gestion absence, facturation), préparation rentrée scolaire
- Gestion des équipements municipaux : suivi des besoins en équipement (commande de fournitures administratives par exemple)
- Veille juridique
Activités secondaires (ce que l'agent peut être amené à faire)
- Traitement de la paie
- Préparation des séances du conseil municipal
- Remplacement partiel de collègues du service périscolaire (service cantine, surveillance cours)
Profils recherchés
Savoir-être :
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Sens de l'organisation, méthode et rigueur
- Sens de contact et de la communication
- Autonomie, initiative, adaptabilité
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Sens du service public
Savoir Faire :
- Cadre réglementaire et juridique des actes administratifs et d'état-civil
- Règles d'urbanisme
- Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
- Techniques rédactionnelles administratives
Logiciels utilisés :
- Berger Levrault (finances, état-civil, élection)
- 3D Ouest (cantine, cimetière)
- Oxalis/Netagis (urbanisme)
- Compétences licence Office (Word, Excel...) exigées
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Sens de l'organisation, méthode et rigueur
- Sens de contact et de la communication
- Autonomie, initiative, adaptabilité
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Sens du service public
Savoir Faire :
- Cadre réglementaire et juridique des actes administratifs et d'état-civil
- Règles d'urbanisme
- Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
- Techniques rédactionnelles administratives
Logiciels utilisés :
- Berger Levrault (finances, état-civil, élection)
- 3D Ouest (cantine, cimetière)
- Oxalis/Netagis (urbanisme)
- Compétences licence Office (Word, Excel...) exigées
Contact et modalités de candidature
Contact
0299552226
Informations complémentaires
Joindre un CV et une lettre de motivation.
Entretiens prévus la semaine du 24/10 au 29/10.
Entretiens prévus la semaine du 24/10 au 29/10.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.