ASSISTANT.E - GESTIONNAIRE _ 3719
Offre n° O035251124001099
Publiée le 24/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Région Bretagne - 2 Boulevard Adolphe Pierre à Lorient (Morbihan (56))
Poste à pourvoir le
01/03/2026
Date limite de candidature
24/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles...), la Région Bretagne emploie sur l'ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu'administratifs.
S'appuyant sur des valeurs fondamentales comme l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l'insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.
Travailler à la Région Bretagne, c'est aussi profiter d'un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !
S'appuyant sur des valeurs fondamentales comme l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l'insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.
Travailler à la Région Bretagne, c'est aussi profiter d'un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES DU POSTE :
Assistanat administratif :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'antenne,
- Assurer la permanence de l'accueil physique du site Région de Lorient en lien avec les autres assistantes de la DETSUD et de la DIL : transmettre les messages, réception de colis, renseignement et orientation des visiteurs, signalement d'incident ;
- Gérer des agendas électroniques, des plannings et effectuer les prises de rendez-vous de la responsable et de l'adjoint de l'antenne.
- Organiser les réunions qui relèvent de l'antenne
- Gérer la boîte mail générique et/ou autres outils de communication partagés
- Dématérialiser, classer, archiver les documents et fichiers produits par l'antenne selon les process de la Direction
- Rechercher, collecter, diffuser des informations relatives à l'antenne et à la Direction des ports
- Gérer, traiter et suivre les courriers reçus et envoyés dans le logiciel ARIANE, en lien avec le secrétariat de la direction
- Relire, mettre en forme, envoyer, diffuser les courriers, convocations, notes, rapports, comptes-rendus
- Participer aux réunions de service de l'antenne, prendre des notes, rédiger et diffuser les comptes-rendus.
Logistique du service et du site :
- Recenser les besoins logistiques de l'antenne : commande et gestion des fournitures
- Gérer la réservation des salles de réunion du site en lien avec les assistantes de la DETSUD et de la DIL
- Gérer le planning des absences de l'antenne et des mouvements de personnel
- Gérer les ordres de missions des agent·e·s de l'antenne (logiciel Déplacement) et le suivi de leurs états de frais
- Gérer l'accueil des nouveaux arrivants (badges, matériels...)
- Assurer le suivi et la collecte des informations auprès des agents (selon demande des services centraux, congés...)
- Être le relais des moyens généraux pour les questions logistiques du site : ménage, espaces verts, badges....
- Participer aux missions de logistique de site : préparation des salles de réunion (café, suivi des prestations de ménage....
- Mettre à jour la documentation Région (présentoir)
Gestion administrative
- Préparer les arrêtés de composition des conseils portuaires et veiller à leur signature
- Élaborer les dossiers de conseils portuaires, organiser leur reprographie si besoin, transmettre les invitations et dossiers, et assurer les suivis de quorum et des questions diverses en ligne
- Préparer et/ou instruire les actes administratifs en appui de l'instructrice des affaires domaniales
- Contribuer à l'instruction des AOT mouillages et à la mise à jour de la base de données correspondante
Missions occasionnelles :
- Participer à des événements impliquant le service, la Direction des ports et la Direction de l'Espace territorial de Bretagne Sud - DETSUD (organisation de la journée annuelle, newsletter...) ;
- Participer aux réflexions du service sur la mise en place des outils, procédures et mettre en oeuvre la transversalité nécessaire au partage des pratiques entre les services de la DP de la DETSUD et de la DIL
- Rechercher, collecter, diffuser des informations relatives au service, au site de Lorient, à la DETSUD et à la DP ;
- Assurer ponctuellement l'intérim de l'assistant·e de direction DETSUD afin que la continuité du service soit satisfaite ;
Vous avez envie d'exercer au coeur d'un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu'accessible, et doté d'une vie culturelle riche
Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d'avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine...)
Vous avez envie d'évoluer au sein d'équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d'appartenance...)
Vous êtes attentif.ve aux possibilités d'évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail...)
Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail si le métier le permet, équipements professionnels adaptés...)
Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...
Assistanat administratif :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'antenne,
- Assurer la permanence de l'accueil physique du site Région de Lorient en lien avec les autres assistantes de la DETSUD et de la DIL : transmettre les messages, réception de colis, renseignement et orientation des visiteurs, signalement d'incident ;
- Gérer des agendas électroniques, des plannings et effectuer les prises de rendez-vous de la responsable et de l'adjoint de l'antenne.
- Organiser les réunions qui relèvent de l'antenne
- Gérer la boîte mail générique et/ou autres outils de communication partagés
- Dématérialiser, classer, archiver les documents et fichiers produits par l'antenne selon les process de la Direction
- Rechercher, collecter, diffuser des informations relatives à l'antenne et à la Direction des ports
- Gérer, traiter et suivre les courriers reçus et envoyés dans le logiciel ARIANE, en lien avec le secrétariat de la direction
- Relire, mettre en forme, envoyer, diffuser les courriers, convocations, notes, rapports, comptes-rendus
- Participer aux réunions de service de l'antenne, prendre des notes, rédiger et diffuser les comptes-rendus.
Logistique du service et du site :
- Recenser les besoins logistiques de l'antenne : commande et gestion des fournitures
- Gérer la réservation des salles de réunion du site en lien avec les assistantes de la DETSUD et de la DIL
- Gérer le planning des absences de l'antenne et des mouvements de personnel
- Gérer les ordres de missions des agent·e·s de l'antenne (logiciel Déplacement) et le suivi de leurs états de frais
- Gérer l'accueil des nouveaux arrivants (badges, matériels...)
- Assurer le suivi et la collecte des informations auprès des agents (selon demande des services centraux, congés...)
- Être le relais des moyens généraux pour les questions logistiques du site : ménage, espaces verts, badges....
- Participer aux missions de logistique de site : préparation des salles de réunion (café, suivi des prestations de ménage....
- Mettre à jour la documentation Région (présentoir)
Gestion administrative
- Préparer les arrêtés de composition des conseils portuaires et veiller à leur signature
- Élaborer les dossiers de conseils portuaires, organiser leur reprographie si besoin, transmettre les invitations et dossiers, et assurer les suivis de quorum et des questions diverses en ligne
- Préparer et/ou instruire les actes administratifs en appui de l'instructrice des affaires domaniales
- Contribuer à l'instruction des AOT mouillages et à la mise à jour de la base de données correspondante
Missions occasionnelles :
- Participer à des événements impliquant le service, la Direction des ports et la Direction de l'Espace territorial de Bretagne Sud - DETSUD (organisation de la journée annuelle, newsletter...) ;
- Participer aux réflexions du service sur la mise en place des outils, procédures et mettre en oeuvre la transversalité nécessaire au partage des pratiques entre les services de la DP de la DETSUD et de la DIL
- Rechercher, collecter, diffuser des informations relatives au service, au site de Lorient, à la DETSUD et à la DP ;
- Assurer ponctuellement l'intérim de l'assistant·e de direction DETSUD afin que la continuité du service soit satisfaite ;
Vous avez envie d'exercer au coeur d'un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu'accessible, et doté d'une vie culturelle riche
Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d'avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine...)
Vous avez envie d'évoluer au sein d'équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d'appartenance...)
Vous êtes attentif.ve aux possibilités d'évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail...)
Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail si le métier le permet, équipements professionnels adaptés...)
Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...
Profils recherchés
COMPÉTENCES REQUISES :
Qualification : formation en secrétariat / accueil / administration
L'agent devra démontrer
- Connaissance générale de l'Administration régionale
- Maîtriser les outils informatiques (bureautique et télématique : des logiciels Microsoft Office, M365, Teams, internet, courriel...) et les techniques de secrétariat (publipostage, tableaux de bord...),
- Bonne connaissance des règles de présentation administrative (courriers, notes, rapports, charte graphique, modèles...),
- Connaissance du code général de la propriété des personnes publiques
- Savoir gérer les priorités et urgences, savoir respecter les délais et échéances.
Savoir être :
- Sens du travail en équipe, du relationnel et de l'accueil
- Rigueur, sens de l'organisation et capacité à suivre les process, anticipation, curiosité
- Qualités relationnelles : bonne communication, partage des informations, capacité à travailler en transversalité et aux contacts d'interlocuteurs variés (internes et externes)
- Rendre compte et respecter les obligations de discrétion
- Autonomie dans l'organisation du travail et des missions confiées
- Capacité d'initiative, réactivité et bon sens
RELATIONS HIERARCHIQUES
· L'agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) : Chef-fe de l'antenne portuaire de Lorient
· L'agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d'agents et leurs fonctions) Sans objet
RELATIONS FONCTIONNELLES
· Au sein de la Direction : l'ensemble des services de la DP
· Au sein de la collectivité : les assistantes des élus, DRH - DIL - DAJCP -DGAMCM, DIRCOM
· Partenaires extérieurs : Usagers, collectivités, services fonciers, concessionnaires, notaires, entreprises, communes
Lieu de travail : Lorient
Horaires et temps de travail : Temps Complet
Métier éligible au télétravail (à définir selon les contraintes de service et de site)
Nom et coordonnées de la personne à contacter pour renseigner sur le poste : Christelle MAINGUY, Cheffe de l'antenne portuaire de Lorient (christelle.mainguy@bretagne.bzh)
Qualification : formation en secrétariat / accueil / administration
L'agent devra démontrer
- Connaissance générale de l'Administration régionale
- Maîtriser les outils informatiques (bureautique et télématique : des logiciels Microsoft Office, M365, Teams, internet, courriel...) et les techniques de secrétariat (publipostage, tableaux de bord...),
- Bonne connaissance des règles de présentation administrative (courriers, notes, rapports, charte graphique, modèles...),
- Connaissance du code général de la propriété des personnes publiques
- Savoir gérer les priorités et urgences, savoir respecter les délais et échéances.
Savoir être :
- Sens du travail en équipe, du relationnel et de l'accueil
- Rigueur, sens de l'organisation et capacité à suivre les process, anticipation, curiosité
- Qualités relationnelles : bonne communication, partage des informations, capacité à travailler en transversalité et aux contacts d'interlocuteurs variés (internes et externes)
- Rendre compte et respecter les obligations de discrétion
- Autonomie dans l'organisation du travail et des missions confiées
- Capacité d'initiative, réactivité et bon sens
RELATIONS HIERARCHIQUES
· L'agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) : Chef-fe de l'antenne portuaire de Lorient
· L'agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d'agents et leurs fonctions) Sans objet
RELATIONS FONCTIONNELLES
· Au sein de la Direction : l'ensemble des services de la DP
· Au sein de la collectivité : les assistantes des élus, DRH - DIL - DAJCP -DGAMCM, DIRCOM
· Partenaires extérieurs : Usagers, collectivités, services fonciers, concessionnaires, notaires, entreprises, communes
Lieu de travail : Lorient
Horaires et temps de travail : Temps Complet
Métier éligible au télétravail (à définir selon les contraintes de service et de site)
Nom et coordonnées de la personne à contacter pour renseigner sur le poste : Christelle MAINGUY, Cheffe de l'antenne portuaire de Lorient (christelle.mainguy@bretagne.bzh)
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci de joindre CV et lettre de motivation en cliquant sur le lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.