ASSISTANT SERVICES À LA POPULATION (H/F)
Offre n° O035251128000349
Publiée le 01/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place de la mairie, Saint-Aubin-d'Aubigné (Ille-et-Vilaine (35))
Poste à pourvoir le
02/02/2026
Date limite de candidature
12/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La commune de Saint-Aubin-d'Aubigné est située à 18 km de Rennes. Elle fait partie de la Communauté de communes du Val d'Ille Aubigné.
Placé(e) sous l’autorité de la responsable du pôle accueil général, vous mettrez en œuvre l'ensemble des activités nécessaires à l'accueil du public, l'orientation des demandes.
L'agent sera en charge d'accompagner l'ensemble des tâches administratives de la compétence des collectivités territoriales.
Emploi à temps plein annualisé avec permanence 2 samedis matins par mois.
Placé(e) sous l’autorité de la responsable du pôle accueil général, vous mettrez en œuvre l'ensemble des activités nécessaires à l'accueil du public, l'orientation des demandes.
L'agent sera en charge d'accompagner l'ensemble des tâches administratives de la compétence des collectivités territoriales.
Emploi à temps plein annualisé avec permanence 2 samedis matins par mois.
Missions / conditions d'exercice
- Garant de l’image du service public
- Responsable des relations avec les usagers
- Assure l'accueil physique et téléphonique du public
- Renseignement et orientation du public
- Gestion et affichage d’informations
- Instruire et élaborer les actes d'état civil (naissance, mariage, adoption, décès, etc ...)
- Instruire et élaborer les demandes de titres d’identité (CNI, passeports)
- Assurer la tenue administrative des registres
- Polyvalence
.Accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir le public avec amabilité
- Prendre des messages
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l’expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Mettre en relation les correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S’adapter au public de cultures différentes
- Adapter son intervention aux différents publics
.Renseignement et orientation du public :
- identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- gérer un planning de réservation (salles…)
- orienter vers les services et personnes compétents
- renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
- aider à rédiger des documents administratifs
.Gestion et affichage des informations :
-Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.
.Instruction des formalités administratives,
.Suivi des listes électorales, participation aux opérations liées aux scrutins
.Instruction des passeports biométriques et cartes d’identité
.Gestion et suivi du cimetière
. Tenue administrative des registres d'état-civil (activités secondaires) :
- délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
- contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
- rédiger des mentions et des courriers
.Réception des déclarations et établissement des actes d'état-civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc ...)
- apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc ...)
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies
- Etablir les différents actes d'état-civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc ...)
.Etablissement des dossiers de mariage :
- Etablir à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage, préparer le livret de famille,
- Inscrire le mariage dans le registre
.Préparation des mariages et baptêmes civils
.Relations avec les fournisseurs
.Relations avec les autres services
- Responsable des relations avec les usagers
- Assure l'accueil physique et téléphonique du public
- Renseignement et orientation du public
- Gestion et affichage d’informations
- Instruire et élaborer les actes d'état civil (naissance, mariage, adoption, décès, etc ...)
- Instruire et élaborer les demandes de titres d’identité (CNI, passeports)
- Assurer la tenue administrative des registres
- Polyvalence
.Accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir le public avec amabilité
- Prendre des messages
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l’expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Mettre en relation les correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S’adapter au public de cultures différentes
- Adapter son intervention aux différents publics
.Renseignement et orientation du public :
- identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- gérer un planning de réservation (salles…)
- orienter vers les services et personnes compétents
- renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
- aider à rédiger des documents administratifs
.Gestion et affichage des informations :
-Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.
.Instruction des formalités administratives,
.Suivi des listes électorales, participation aux opérations liées aux scrutins
.Instruction des passeports biométriques et cartes d’identité
.Gestion et suivi du cimetière
. Tenue administrative des registres d'état-civil (activités secondaires) :
- délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
- contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
- rédiger des mentions et des courriers
.Réception des déclarations et établissement des actes d'état-civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc ...)
- apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc ...)
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies
- Etablir les différents actes d'état-civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc ...)
.Etablissement des dossiers de mariage :
- Etablir à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage, préparer le livret de famille,
- Inscrire le mariage dans le registre
.Préparation des mariages et baptêmes civils
.Relations avec les fournisseurs
.Relations avec les autres services
Profils recherchés
- SAVOIRS :
Organisation et organigramme de la collectivité
Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Procédure interne de transmission des demandes
Droits et obligations des usagers
Règlement intérieur
Règles communes à la rédaction des actes d'état-civil
Procédures administratives de délivrance des actes d'état -civil
Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
Procédures relatives aux formalités administratives
Procédures relatives au mariage
Droit des étrangers résidant sur le territoire
Tenue des registres
- SAVOIR FAIRE :
Fonctionnement du standard téléphonique, d’internet
Techniques rédactionnelles administratives
Technique d'accueil, de communication et de régulation
Technique de secrétariat (prise de note…)
Technique de recherche d’information
Technique de gestion de planning
Technique de classement
Savoir respecter les délais réglementaires
Savoir gérer la polyvalence et les priorités
Savoir vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
Avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
Disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
Qualités organisationnelles
Capacité d'adaptation
Réactivité
Organisation et organigramme de la collectivité
Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Procédure interne de transmission des demandes
Droits et obligations des usagers
Règlement intérieur
Règles communes à la rédaction des actes d'état-civil
Procédures administratives de délivrance des actes d'état -civil
Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
Procédures relatives aux formalités administratives
Procédures relatives au mariage
Droit des étrangers résidant sur le territoire
Tenue des registres
- SAVOIR FAIRE :
Fonctionnement du standard téléphonique, d’internet
Techniques rédactionnelles administratives
Technique d'accueil, de communication et de régulation
Technique de secrétariat (prise de note…)
Technique de recherche d’information
Technique de gestion de planning
Technique de classement
Savoir respecter les délais réglementaires
Savoir gérer la polyvalence et les priorités
Savoir vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
Avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
Disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
Qualités organisationnelles
Capacité d'adaptation
Réactivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0299555571
Informations complémentaires
Si vous souhaitez postuler, adressez votre courrier de candidature + CV à Monsieur le Maire par mail à dgs@saint-aubin-daubigne.fr ou voie postale.
Recrutement direct dans le cadre du recrutement sur un emploi permanent ou à défaut contractuel. Rémunération statutaire + régime indemnitaire .
Adhésion COS + Tickets restaurants + participation mutuelle et prévoyance
Recrutement direct dans le cadre du recrutement sur un emploi permanent ou à défaut contractuel. Rémunération statutaire + régime indemnitaire .
Adhésion COS + Tickets restaurants + participation mutuelle et prévoyance
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.