Vos différentes missions seront les suivantes:
Mission 1 Accueil, Information (Physique)
Activités Tâches
Accueil physique et téléphonique du public En appui de l’assistante administrative chargé d’accueil, de scolarité et de communication,
Recevoir et orienter les demandes vers l’interlocuteur compétent
Répondre aux appels et prendre les messages
Traiter les demandes des usagers
Rechercher et diffuser des informations
Transmettre les demandes ou remarques des usagers à la direction
Hiérarchiser des demandes ou information selon leur caractère d’urgence ou de priorité
Prendre des inscriptions / assurer la billetterie des spectacles
Gestion des demandes par courriel Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Rédiger et envoyer des réponses



Mission 2 Gestion administrative et secrétariat de direction
Activités Tâches
Assurer le secrétariat de direction Gérer le courrier entrant / sortant
Gérer des agendas, prendre et organiser des rendez-vous et des réunions
Assurer l’organisation logistique des réunions (réserver un lieu, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir les listings…)
Traitement de dossiers et saisie de documents
Rédiger des documents administratifs
Gestion de documents, classement et archivage
Assurer le suivi des instances Contribuer à la rédaction des délibérations et le suivi du contrôle de légalité.
Assurer l’organisation et le secrétariat des comités syndicaux : convocation, comptes rendus…
Assurer l’organisation et le secrétariat des conseils pédagogiques: convocation, comptes rendus…
Assurer le suivi et la communication avec les services de l’Etat (Préfecture, DRAC….)
Gestion du site d’enseignement de Chantepie Suivi des plannings d’ouverture et fermeture des bâtiments
Suivi des problèmes techniques en lien avec les services technique des communes
Gestion des clés et des badges




Mission 3 Gestion RH
Activités Tâches
Gestion de la paie Mettre en œuvre la législation statutaire et juridique
Saisir les éléments et les variables nécessaires à l’établissement de la paie
Préparer, suivre le calcul et contrôler la paie
Effectuer le mandatement de la paie, les déclarations des cotisations mensuelles et annuelles
Etablir diverses attestations (Pôle Emploi, états de services…)
Suit avec la trésorerie la validation de la paie
Gestion du personnel Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Tenir à jour les dossiers individuels des agents
Assurer une veille réglementaire relative à la carrière et à la paie
Assurer le suivi des formations
Elaborer les actes administratifs : contrats, arrêtés, promotion, cessations de fonction
Assurer le suivi de carrière : congé maternité, retraite, arrêt maladie, etc
Préparer les dossiers auprès des organismes paritaires
Concevoir des tableaux de bord de suivi de la masse salariale
Organiser les visites médicales
Etre référent pour le COS
Gérer les titres de restauration

Mission 4 Suivi comptable et budgétaire
Activités Tâches
Elaboration des documents comptables Appliquer la réglementation budgétaire et comptable
Contrôler la gestion des recettes et des dépenses
Gérer des tableaux de bord des activités financières
Elaborer le budget en relation avec le Directeur/Coordination
Assurer le calcul de la pondération de participations des communes et de la compensation des Quotients familiaux
Suivi de l’exécution comptable Gérer les opérations comptables
Etre en relation avec les services comptables de l’état (Trésor Public et Préfecture)
Gestion des commandes Etablir les bons de commande
Passer les commandes en termes de moyens généraux : fournitures, consommables…
Contacter les fournisseurs en cas de difficultés
Gestion de la facturation Assurer la saisie de tous les éléments constitutifs des dossiers des élèves
Assurer le suivi de la régie de recettes, en lien avec le Trésor Public

Parc instrumental Remettre à jour l’inventaire
Préparer et imprimer des contrats
Suivis des mouvements
Saisir les informations pour la facturation de la location aux familles

Mission 5 Scolarité en appui
Activités Tâches
Contribuer aux campagnes d’inscription et de réinscription Communication avec les familles : diffusion des dossiers et orientation concernant les inscription et réinscriptions
Assurer la réception et le traitement des dossiers administratifs des usagers
Effectuer une partie de la saisie des inscriptions sur Duonet en appui de l’assistante administrative chargé d’accueil, de scolarité et de communication.
Contribuer à la gestion des plannings Informer les enseignants des absences des élèves et les enseignants des absences des enseignants (Binôme ou Projets)
Gestion des plannings des salles de cours sur Duonet site d’enseignement de Chantepie
Contribuer au suivi administratif de scolarité Diffusion d’informations auprès des enseignants et des élèves : affichage
Diffusion et collecte des feuilles d’absence
Saisir les nouvelles inscriptions danse et éveil
Inscription en collaboration des initiation CP
Régie Accueillir et contrôler des entrées lors des spectacles, concerts