ACTIVITES

1- Accueil, communication et relationnel
Accueil, information et orientation des interlocuteurs de l’EHPAD
Réception des appels téléphoniques et orientation vers les services adaptés si besoin
Information aux familles sur les différents types d’hébergement
Réceptionner, trier et distribuer le courrier interne et celui destiné aux résidents.
Transmettre les informations grâce aux supports mis à disposition
Être dans une relation sociale bienveillante avec les résidents, les familles et les visiteurs
Assurer la représentation et l'image de bienveillance et de bientraitance de l'EHPAD

2 - Suivi des dossiers des résidents, des admissions et des sorties
Participer à la gestion des demandes de pré-admission et d'admission en lien avec la direction et l’IDEC
Suivi des registres
Suivi de l’actualisation des dossiers des résidents, en lien avec l’IDEC et l’équipe infirmière
Accueil des nouveaux résidents au moment de leur admission
Réalisation des états des lieux

3 - Suivi administratif du personnel
Elaboration des fiches de paie, production mensuelle d’un tableau de bord des variables de paye
Réalisation et suivi des contrats, DPAE, recueil des pièces nécessaires à l’embauche
Gestion du processus de recrutement (rédaction et suivi des annonces d’emploi, constitution et suivi des dossiers administratifs
Gestion, suivi administratif du personnel (carrières, gestion des balances horaires, dossiers complexes
Assurer la gestion administrative des arrêts maladie, accidents de travail ou tout autre type d’absence. Transmission des éléments aux comptable pour suivi des IJ et prises en en charge par l’assureur)
Réaliser le bilan social, la DSN, le FCSFT (fond de compensation du supplément familial), la déclaration annuelle auprès du FIPHFD (fond insertion des personnes handicapées dans la fonction publique)
Mise à jour mensuelle du tableau des emplois et des effectifs
Mise en place et suivi des indicateurs RH, production mensuelle de tableaux de bord avec indicateurs RH : absentéisme, turn over, ETP rémunérés mensuellement, pyramide des âges, GPMC
Rédaction et suivi du plan de formation, gestion des inscriptions et transmission des éléments aux différents acteurs
Suivi de la médecine préventive
Référente Cos Breizh

4 – Gestion des plannings et de l’absentéisme
Elaboration des plannings en étroite collaboration avec l’IDEC
Gestion des absences en étroite collaboration avec l’IDEC, en prenant en considération les procédures en place et à venir
Suivi méthodique du temps de travail (contrôler le respect des cycles de travail, des repos légaux et des heures complémentaires et supplémentaires) avec
Collaboration interne : travailler sous la responsabilité de la directrice et de l’Idec et de faire le lien avec le terrain

5 – Référent qualité
Référent DPO (délégué à la protection des données) pour mise en place et suivi de la RGPD (réglementation Générale de la protection des données)
Elaboration de procédures dans le cadre de la démarche qualité

6 – Autres fonctions généralistes
Participation aux réunions hebdomadaires organisées par la direction
Assurer la transversalité de l’information au sein de l’équipe de direction
Préparation, rédaction et suivi des délibérations des séances du CCAS
Participation aux différents comités de pilotage
Participer au développement de la vie sociale au sein de l’EHPAD
Participer à la limitation des dépenses au sein de la structure
Relations avec les services administratifs et techniques de la Mairie d’Iffendic
Rédaction et actualisation des procédures
Veille réglementaire