Missions :
Sous la responsabilité hiérarchique du (de la) responsable de l’unité Vilaine Aval, la personne recrutée aura en charge :
Dans le cadre de la mission de Gestion administrative RH et organisation interne du pôle
- Collecter/centraliser les données agent du pôle : forfait chèque déjeuner, choix mutuelle, souhait de congé annuels, absences exceptionnelles, indisponibilité physique, besoin de formation, …
- Saisir, contrôler et mettre à jour les données RH dans les tableaux de bords de suivi et transmettre aux RH pour traitement
- Gérer les déplacements des agents du pôle/unité (logistique et réservations)
- Collecter les informations pour l’établissement des ordres de missions et transmettre au RH pour traitement
- Collecter et centraliser les états de frais des agents du pôle/unité
- Saisir, contrôler et mettre en paiement les frais de déplacements après validation du responsable
- Diffuser les informations RH et actualités aux agents de l’unité et effectuer des rappels réglementaires
- Solliciter les RH en cas de besoin et relayer l’information aux agents
- Accueillir les nouveaux arrivants et leur expliquer le fonctionnement de l’unité
- Participation à l'organisation des élections professionnelles
- Contribution à l'organisation et planification des jurys de recrutement
- Rédaction et transmission des PV de recrutements

Dans le cadre de la Mission de Gestion de la comptabilité et suivi de l’exécution des marchés de l’unité
- Participer à la préparation budgétaire : Recensement des besoins en crédits et transmission en lien avec le service finances et les autres unités de gestion
- Saisir et envoyer les bons de commandes aux prestataires
- Valider et contrôler les engagements, effectuer les virements de crédits si besoin
- Réceptionner les factures et intégrer les factures papier, les contrôler et mettre à la validation des services faits
- Traiter les relances et mettre en liquidation via un rapprochement avec les engagements
- Gérer et suivre les subventions et le lien avec le P503
- Suivre les dossiers de demandes de subvention, déposer et transmettre les informations au service finances
- Suivre l'exécution des dossiers de subvention et établir les états d’acomptes, plans de financement définitif, demandes d'acomptes et de solde des subventions
- Réaliser les engagements comptables du marché et préparer les ordres de services sous les indications du référent du marché
- Peut assurer en lien avec le référent les consultations/achats en direct
- Relayer au service marché les consultations effectuées en direct

Dans le cadre de la Mission de Gestion des instances de l’unité, du secrétariat et de la logistique
- Gérer le calendrier des instances de l’unité en lien avec le secrétariat du siège responsable du calendrier « réunion Evènement EPTB »
- Gérer l’organisation logistique des réunions : recherche de salle, gestion des contrats de location, état des lieux, réservation de matériel et installation, mise à disposition des café et boisson
- Gérer les convocations et les présences : suivi des retours, listes d’émargement, mise en place des cavaliers, mise à jour des présents/absents
- Préparer les comptes rendus : prise de notes, rédaction, mise en forme, mise à la relecture et à la validation
- Diffusion des comptes rendus via idelibre et publication sur les supports définis
- Gérer le calendrier des groupes de travail et des commissions (mise à jour Outlook)
- Gérer l’organisation logistique des réunions : recherche de salle, gestion des contrats de location, état des lieux, réservation de matériel et installation, Mise à disposition des café et boisson
- Gérer les convocations et les présences : suivi des retours, listes d’émargement, mise en place des cavaliers, mise à jour des présents/absents
- Préparer les comptes rendus : prise de notes, rédaction et mise en forme, mise à la relecture et à la validation
- Diffusion des comptes rendus et publication sur les supports définis
- Gérer les appels au standard : répondre aux appels et donner un premier niveau de réponse
- Réorienter les appels vers la personne concernée en cas de besoin et/ou prendre les messages
- Gérer l’archivage papier et numérique : Récupérer au sein des services les originaux papier, classer les originaux en fonction des durées légales de conservation, enregistrer les documents sur le réseau
- Préparer les commandes de fourniture et EPI : vérifier les crédits, établir la liste des besoins, mettre à la signature
- Gérer les fournitures et EPI : Saisir des bons de commandes et transmission au prestataire, Réception et dispatch en lien avec le conseiller prévention santé/sécurité au travail.
- Etablir les besoins en mobilier et transmettre au siège
- Veiller à la bonne réalisation des prestations de ménage des locaux de Redon et transmettre les dysfonctionnements au siège
- Assurer le rôle de référent pour remonter les dysfonctionnements de toutes nature (PC, copieur,…)
- Assurer le rôle de réfèrent sur les véhicules sous la coordination du conseiller prévention, sécurité et logistique

Pour l’UGVA et le siège d’Eaux & Vilaine (Redon) :
- Assurer l’accueil physique des personnes
- Gérer le courrier entrant : ouvrir, dater, scanner et enregistrer sous sharepoint le courrier arrivé
- Gérer le courrier sortant : Mise en forme des courriers, mise sous pli, affranchissement et l'enregistrement sous sharepoint et déposer à la poste
Permis B indispensable
Temps de travail et horaires de travail : Temps complet, possibilité de travailler sur un cycle à 39h00 avec RTT + télétravail
Amplitudes horaires irrégulières en fonction des déplacements, des réunions
Quelques réunions possibles en soirée après 20h et animations le week-end
Véhicule de service
Titres restaurant – Remboursement des frais de mission – CNAS – Participations employeur aux mutuelles