Collabore directement avec les agents de maîtrise et techniciens responsables de services

Apporte son aide permanente en termes d'organisation, de gestion d'emploi du temps, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service

Gère le secrétariat technique

Gestion administrative
* Assurer le secrétariat technique (téléphone et accueil des entreprises et des administrés)
* Gérer l'agenda des élus en charge des services techniques
* Assurer les relations avec les entreprises
* Assurer le traitement administratif des dossiers : saisie des engagements et de la validation des travaux / contrôle budgétaire
* Assurer le suivi administratif des contrats, conventions, délibérations
* Au-delà d'activités classiques de secrétariat, assurer un certain nombre d'activités propres à son domaine d'intervention / Participer au montage de certains projets / Participer à la formalisation des procédures
* Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus
* Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte rendus, procès-verbaux, rapports...) tri, classement, archivage, numérisation, suivi des plannings et agendas, préparation des documents des séances du Conseil municipal...
* Suivi et mise en forme des dossiers administratifs (urbanisme, marchés publics)
* Recherches documentaires (transmettre ou exploiter)

Urbanisme :
* Renseigner les administrés, les professionnels (PLU, recherche propriétaires, références cadastrales, superficie...) ;
* Aider les administrés dans la constitution des dossiers de demande d'urbanisme ;
* Vérifier et contrôler la complétude des dossiers lors du dépôt ;
* Enregistrer et transmettre les dossiers pour instruction aux différents services (services instructeurs, ABF, contrôle légalité...) ;
* Assurer le suivi des dossiers en cours d'instruction (notification incomplet, avis ABF, majoration délais, décisions...) ;
* Assurer la mise à jour des registres d'urbanisme (papier & informatique) ;
* Instruire les certificats d'urbanisme de simple information et rédiger/notifier les réponses aux demandes de déclaration préalables simples ;
* Assister les administrés dans la constitution des dossiers d'enseignes, instruction, suivi des dossiers et notification des réponses ;
* Assister les administrés dans la constitution des dossiers ERP, transmission, suivi et notification des procès-verbaux de la commission sécurité/accessibilité ; établissement des arrêtés d'ouverture au public
* Participer aux révisions/modifications du document d'urbanisme.

Marchés publics :
* Mise en ligne sur profil acheteur du dossier de consultation des entreprises ;
* Enregistrer dossiers candidatures / offres ;
* Organiser réunions de la commission de travaux ou commission d'appel d'offres ;
* Rédiger les procès-verbaux de la commission ;
* Organiser réunions Architecte/entreprises/Maître d'ouvrage pour signature contrats ;
* Assurer suivi contrats au contrôle de légalité / Trésorerie / Maître d'œuvre ;
* Assurer suivi administratif (compte-rendu, attestation, réception...) et financier (certificat paiement, retenue garantie, caution bancaire, fiche financière de l'opération, bon de commande...).
* Participer au lancement d'appels d'offres (rédaction, émissions d'annonces officielles, ...) et au suivi des candidatures
* Gestion des contrats (consultation, renouvellement...)

Et toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service
Procédure de demande communale de reconnaissance de l'état de catastrophe naturelle

Suivi administratif des enquêtes publiques (arrêtés, affichage, planning commissaire-enquêteur, tenue registre et transmission préfecture...)

Gestion administrative des contrats de location des jardins familiaux, places de stationnement (tenue fichiers locataires, établissement contrat, gestion clef...)

Gestion informatique (logiciel SAGA) des dépannages pour l'éclairage public

Gestion technique centralisée des bâtiments (programmation de chauffage)

Gestion du logiciel Ecliq (mise à jour des cylindres/ tableau/planning/programmation)

Assurer la gestion administrative des dossiers " sinistres " et des dépôts de plaintes

Gestion des inscriptions aux " encombrants "

Maîtrise de l'environnement territorial.

Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)
Méthodes de classement et d'archivage

Techniques de travail coopératif en relation avec de multiples interlocuteurs

Bonne maîtrise des outils informatiques
Maîtrise des procédures administratives
Maîtrise des techniques de recherche documentaire
Connaissance des règles essentielles du droit public et des principales jurisprudences
Procédures d'appel d'offres
Code de la commande publique
Gestion budgétaire

Maîtrise de la communication écrite et orale
Qualités rédactionnelles

Sens du service public
Esprit de synthèse et d'analyse
Sens du rapport humain

Conditions d'exercice

Temps complet
Travail en bureau
Travail en binôme impactant la prise de congés
Permanence du samedi matin à l'accueil de la mairie par roulement
Rythme de travail régulier nécessitant par moment réactivité et disponibilité
Relative autonomie dans l'organisation du travail