Assistant de gestion administrative du Pôle Technique (H/F)
Offre n° O037240418000892
Publiée le 18/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
MONTS
Poste à pourvoir le
10/06/2024
Date limite de candidature
19/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l’autorité du Responsable du Pôle Technique, l’assistant de gestion administrative (H/F) recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle, notamment en prenant en charge les dossiers administratifs, et en assurant l’accueil physique et téléphonique.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Accueil physique et téléphonique des usagers :
- Réceptionne, oriente et transmet les demandes auprès des services concernés, après analyse de ces dernières
- vérifie que la problématique relève de la compétence de la collectivité et le cas échéant oriente vers l’interlocuteur adéquat (vérification des parcelles sur le Cadastre)
- recherche les informations pour répondre aux demandes des usagers
- répond aux demandes des usagers par téléphone, mails ou courriers
Gestion administrative du Pôle
- assure le suivi de la gestion administrative du Pôle
- prend en charge les dossiers confiés par les responsables des services du Pôle Technique
- vise les bons de commande et rapproche les factures
- transmet des documents au parapheur (papier et/ou électronique)
- rédige des courriers
- enregistre les absences des agents du Pôle sur le tableur commun
- rédige et diffuse les arrêtés de permission de voirie et de travaux, assure le lien avec les partenaires concernés
- assure le suivi des travaux réalisés avec le SIEIL, diffusion des informations auprès des riverains et/ou des administrés
- assure le suivi de plannings des vérifications périodiques et de la gestion administrative des ERP
- établit et répond aux demandes de déclarations d’intention de commencement de travaux (DICT)
- assure le suivi des demandes d’intervention des agents du service (DIPS)
- assure la gestion administrative des demandes de subventions des actions relevant du Pôle technique
- rend compte à la hiérarchie et alerte la hiérarchie sur les problématiques rencontrées
Activités ponctuelles
- réceptionne les dépôts de dossiers Urbanisme et suit les demandes de travaux (GMAO) pour relais d’informations, en cas d’absence de la collègue
Accueil physique et téléphonique des usagers :
- Réceptionne, oriente et transmet les demandes auprès des services concernés, après analyse de ces dernières
- vérifie que la problématique relève de la compétence de la collectivité et le cas échéant oriente vers l’interlocuteur adéquat (vérification des parcelles sur le Cadastre)
- recherche les informations pour répondre aux demandes des usagers
- répond aux demandes des usagers par téléphone, mails ou courriers
Gestion administrative du Pôle
- assure le suivi de la gestion administrative du Pôle
- prend en charge les dossiers confiés par les responsables des services du Pôle Technique
- vise les bons de commande et rapproche les factures
- transmet des documents au parapheur (papier et/ou électronique)
- rédige des courriers
- enregistre les absences des agents du Pôle sur le tableur commun
- rédige et diffuse les arrêtés de permission de voirie et de travaux, assure le lien avec les partenaires concernés
- assure le suivi des travaux réalisés avec le SIEIL, diffusion des informations auprès des riverains et/ou des administrés
- assure le suivi de plannings des vérifications périodiques et de la gestion administrative des ERP
- établit et répond aux demandes de déclarations d’intention de commencement de travaux (DICT)
- assure le suivi des demandes d’intervention des agents du service (DIPS)
- assure la gestion administrative des demandes de subventions des actions relevant du Pôle technique
- rend compte à la hiérarchie et alerte la hiérarchie sur les problématiques rencontrées
Activités ponctuelles
- réceptionne les dépôts de dossiers Urbanisme et suit les demandes de travaux (GMAO) pour relais d’informations, en cas d’absence de la collègue
Profils recherchés
Diplômes / expérience
- Diplôme souhaité dans le domaine du secrétariat/ gestion administrative
- Expérience dans un poste similaire
Savoirs :
- Connaître le fonctionnement et l’environnement territorial
- Maîtriser l’expression orale et écrite
Savoir-faire :
- Savoir renseigner le public
- Savoir recevoir et orienter les appels téléphoniques
- Savoir comprendre et reformuler les demandes
- Maîtriser l’utilisation des outils informatiques et bureautiques
- Savoir rechercher l’information
Savoir-être :
- Être courtois(e) et disponible
- Être le garant de l’image du service public
- Être clair(e) et précis(e) dans ses explications aux usagers
- Être d’une grande rigueur
- Être ponctuel(le)
- Être dynamique, réactif(ve) et avoir le sens de l'anticipation
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Avoir le sens des relations humaines, de la communication et du travail en équipe
- Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail
- Diplôme souhaité dans le domaine du secrétariat/ gestion administrative
- Expérience dans un poste similaire
Savoirs :
- Connaître le fonctionnement et l’environnement territorial
- Maîtriser l’expression orale et écrite
Savoir-faire :
- Savoir renseigner le public
- Savoir recevoir et orienter les appels téléphoniques
- Savoir comprendre et reformuler les demandes
- Maîtriser l’utilisation des outils informatiques et bureautiques
- Savoir rechercher l’information
Savoir-être :
- Être courtois(e) et disponible
- Être le garant de l’image du service public
- Être clair(e) et précis(e) dans ses explications aux usagers
- Être d’une grande rigueur
- Être ponctuel(le)
- Être dynamique, réactif(ve) et avoir le sens de l'anticipation
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Avoir le sens des relations humaines, de la communication et du travail en équipe
- Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail
Contact
Contact
0247341181
Informations complémentaires
Commission de recrutement prévue les 5 et 06/06/2024 après-midi.
Envoyer CV, lettre de motivation, copie des 3 derniers comptes rendus d’entretien professionnel et dernier arrêté de situation administrative, avant le 20 mai 2024 à l'attention de :
Monsieur le Maire
Mairie de Monts
Service Ressources Humaines
2 rue Maurice Ravel
37260 MONTS
ou sur drh@monts.fr
Pour toute information complémentaire sur le poste, veuillez contacter Monsieur Franck NAU au 06 07 82 57 74.
Envoyer CV, lettre de motivation, copie des 3 derniers comptes rendus d’entretien professionnel et dernier arrêté de situation administrative, avant le 20 mai 2024 à l'attention de :
Monsieur le Maire
Mairie de Monts
Service Ressources Humaines
2 rue Maurice Ravel
37260 MONTS
ou sur drh@monts.fr
Pour toute information complémentaire sur le poste, veuillez contacter Monsieur Franck NAU au 06 07 82 57 74.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.