Responsable du service affaires générales
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Offre n° O038220400600105
Publiée le 06/04/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1, rue de l'hôtel de ville - CS 62010, Bourgoin-Jallieu (Isère)
Poste à pourvoir le
01/07/2022
Date limite de candidature
15/05/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché hors classe
Attaché principal
Attaché hors classe
Attaché principal
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Responsable du pôle Administration générale, vous pilotez et développez le projet du service dans une démarche d'optimisation du service rendu à la population.
Vous participez à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques dans les domaines de l'Etat civil, des titres d'identité et de voyage, des formalités diverses de certification, de la gestion du cimetière, du recensement de la population, des élections et de la gestion du courrier.
Vous participez à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques dans les domaines de l'Etat civil, des titres d'identité et de voyage, des formalités diverses de certification, de la gestion du cimetière, du recensement de la population, des élections et de la gestion du courrier.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS DU POSTE
- Assurer le management opérationnel d'une équipe polyvalente de 16 personnes (concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle d'activité),
- Garantir les missions administratives et réglementaires dévolues au Maire par la loi notamment en ce qui concerne : l'Etat civil, les affaires funéraires (les cimetières), les dossiers de carte nationale d'identité, de passeport biométrique, la délivrance d'attestations et de certificats divers (certificats de vie, attestations de concubinage...), les élections politiques et professionnelles, le recensement de la population, le recensement citoyen, la légalisation de signature, le jury criminel, la certification conforme de documents, les objets trouvés, les licences de taxis et toutes autres démarches administratives dévolues au service.
- Assurer la veille juridique et observation sectorielle : élaborer et piloter des dispositifs de veille et d'observation, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées, impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles,
- Accompagner la communication et la relation à l'usager : optimiser le traitement des demandes et de la fonction accueil, gérer les situations conflictuelles, évaluer la qualité du service rendu à la population, assurer le développement de l'e-administration, assurer l'information des usagers sur les évolutions règlementaires
et conduire des projets transversaux sur l'amélioration du processus d'accueil dans la collectivité,
- Superviser la gestion de la fonction " courrier " sous toutes ses formes pour l'ensemble des services municipaux et rattachés,
- Superviser la gestion de moyens mutualisés : salles de réunions de l'Hôtel de Ville, véhicules du pool de l'Hôtel de Ville et autres matériels dédiés au fonctionnement des réunions,
- Assurer l'élaboration, le suivi et le contrôle budgétaire : planifier les besoins budgétaires, suivre et contrôler l'exécution du budget, renseigner des outils de pilotage, de suivi et de bilan,
- Assurer la gestion administrative des ressources humaines : élaborer les plannings, procéder aux entretiens d'évaluation, participer aux procédures de recrutement, recenser les demandes et les besoins de formation des agents,
- Assurer la gestion et l'optimisation des ressources informatiques du service,
- Rédiger divers documents administratifs : dossiers, courriers, fiches de procédures, tableaux, tableaux de bord, projet de service, statistiques ...
- Assurer les relations partenariales avec le procureur de la République, la Préfecture, l'INSEE, les établissements de santé et les différents acteurs du territoire,
- Assurer un appui technique, juridique et opérationnel auprès de la directrice du pôle et des élus
- Assurer le management opérationnel d'une équipe polyvalente de 16 personnes (concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle d'activité),
- Garantir les missions administratives et réglementaires dévolues au Maire par la loi notamment en ce qui concerne : l'Etat civil, les affaires funéraires (les cimetières), les dossiers de carte nationale d'identité, de passeport biométrique, la délivrance d'attestations et de certificats divers (certificats de vie, attestations de concubinage...), les élections politiques et professionnelles, le recensement de la population, le recensement citoyen, la légalisation de signature, le jury criminel, la certification conforme de documents, les objets trouvés, les licences de taxis et toutes autres démarches administratives dévolues au service.
- Assurer la veille juridique et observation sectorielle : élaborer et piloter des dispositifs de veille et d'observation, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées, impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles,
- Accompagner la communication et la relation à l'usager : optimiser le traitement des demandes et de la fonction accueil, gérer les situations conflictuelles, évaluer la qualité du service rendu à la population, assurer le développement de l'e-administration, assurer l'information des usagers sur les évolutions règlementaires
et conduire des projets transversaux sur l'amélioration du processus d'accueil dans la collectivité,
- Superviser la gestion de la fonction " courrier " sous toutes ses formes pour l'ensemble des services municipaux et rattachés,
- Superviser la gestion de moyens mutualisés : salles de réunions de l'Hôtel de Ville, véhicules du pool de l'Hôtel de Ville et autres matériels dédiés au fonctionnement des réunions,
- Assurer l'élaboration, le suivi et le contrôle budgétaire : planifier les besoins budgétaires, suivre et contrôler l'exécution du budget, renseigner des outils de pilotage, de suivi et de bilan,
- Assurer la gestion administrative des ressources humaines : élaborer les plannings, procéder aux entretiens d'évaluation, participer aux procédures de recrutement, recenser les demandes et les besoins de formation des agents,
- Assurer la gestion et l'optimisation des ressources informatiques du service,
- Rédiger divers documents administratifs : dossiers, courriers, fiches de procédures, tableaux, tableaux de bord, projet de service, statistiques ...
- Assurer les relations partenariales avec le procureur de la République, la Préfecture, l'INSEE, les établissements de santé et les différents acteurs du territoire,
- Assurer un appui technique, juridique et opérationnel auprès de la directrice du pôle et des élus
Profils recherchés
FORMATIONS ET CONNAISSANCES REGLEMENTAIRES
Titulaire d'une formation supérieure en droit public, vous avez une connaissance du fonctionnement et de l'organisation d'une collectivité territoriale, et plus particulièrement :
- Réglementation en vigueur relative à l'état civil (droit civil, droit funéraire etc.), aux élections et toutes formalités administratives
- Connaissances en comptabilité, finances publiques et commande publique.
- Techniques de communication, gestion managériale, méthodologie de gestion de projet et conduite du changement.
Vous disposez également d'une connaissance du territoire, de ses enjeux, et des caractéristiques et besoins de la population.
COMPETENCES REQUISES
- Formation supérieure en droit public
- Connaissances / expertise de l'environnement juridique lié à l'état civil (droit civil, droit funéraire etc.), aux
élections et formalités administratives (titres d'identité français, étranger etc.), règlementation générale liée aux services à la population
- Capacité à analyser les besoins, à établir un diagnostic, à proposer des solutions adaptées, à planifier et à organiser le travail lié à une activité/un projet en optimisant les ressources.
- Anticipation des évolutions futures : développement des services en ligne, plateforme COMEDEC, téléprocédures, dématérialisation, redécoupage électoral
- Identifier, apprécier et alerter sur les risques techniques, juridiques et financiers
- Maîtrise des méthodes de management de service
- Capacité à accompagner les officiers d'état civil dans l'application de la réglementation et la rédaction des procédures
- Maîtrise des enjeux de la fonction " accueil " et de la relation-usagers dans une collectivité territoriale, des démarches qualité dans le cadre d'un projet d'amélioration de l'accueil,
- Capacité à réguler les conflits et à assurer une posture de médiation auprès de l'usager
- Maîtriser les logiciels informatiques bureautiques usuels et spécifiques au service : Arpège (Maestro Opus, dispositifs de recueil (Passeport biométrique), formalités administratives (CNI), Adagio (Elections), Mélodie (Etat Civil), Gescime (Cimetières), ESII (gestion des files d'attente, planning et calendrier des rendez-vous)
- Elaborer et suivre un budget et respecter les règles de la commande publique
- Mettre en œuvre les outils de communication adaptés (note, compte-rendu, présentation Powerpoint, plan, schéma...), savoir conduire et animer une réunion,
- Proposer des outils de suivis et d'analyse d'activités (bilans, tableaux de bord) pour optimiser les ressources du service,
- Capacité à piloter des projets du service et de projets transversaux notamment liés à la relation usagers.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
REMUNERATION :
Statutaire + régime indemnitaire + 13ème mois + chèques déjeuner.
Merci d'adresser votre candidature avec CV et lettre de motivation à Monsieur le maire de Bourgoin-Jallieu : recrutement@bourgoinjallieu.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE BOURGOIN-JALLIEU
>1, rue de l'hôtel de ville - CS 62010
38307 Bourgoin-jallieu
>1, rue de l'hôtel de ville - CS 62010
38307 Bourgoin-jallieu
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.