Secrétaire Petite Enfance
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038230501036941
Publiée le 01/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
47 avenue Marcelin Berthelot, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville. Dans un contexte socio-économique évolutif et complexe, face une demande sociale prégnante, il a fait le choix de maintenir un niveau de service à la hauteur des attentes des usager-ère-s et des engagements politiques.
Le CCAS, c'est 1200 agent-e-s, 70 établissements, 3 directions d'Actions Sociales : Petite Enfance, Personnes âgées, Lutte contre la Pauvreté et la précarité, et des directions ressources.
LA DASPE fonde l'animation de la direction sur de nombreux projets transversaux, comme ceux menés autour de la question du développement du langage chez l'enfant, de l'accompagnement et du soutien à la parentalité, de l'accueil des enfants en situation de handicap, de la précarité sociale et de santé
La DASPE est actuellement la Direction qui compte le plus grand nombre d'agent-e-s du CCAS. La mobilité est encouragée et accompagnée tout au long de la carrière, des formations proposées chaque année.
Le CCAS, c'est 1200 agent-e-s, 70 établissements, 3 directions d'Actions Sociales : Petite Enfance, Personnes âgées, Lutte contre la Pauvreté et la précarité, et des directions ressources.
LA DASPE fonde l'animation de la direction sur de nombreux projets transversaux, comme ceux menés autour de la question du développement du langage chez l'enfant, de l'accompagnement et du soutien à la parentalité, de l'accueil des enfants en situation de handicap, de la précarité sociale et de santé
La DASPE est actuellement la Direction qui compte le plus grand nombre d'agent-e-s du CCAS. La mobilité est encouragée et accompagnée tout au long de la carrière, des formations proposées chaque année.
Missions / conditions d'exercice
Gestion de planning
Gestion du planning du responsable :
- Prendre des rendez-vous pour le responsable de service
- Mettre à jour régulièrement le planning du responsable
- Rappeler les échéances importantes
Gestion des plannings de la structure :
- Saisir sur un planning les demandes de congés de l'équipe.
- Extraire à partir des logiciels le prévisionnel des présences des enfants.
- Saisir les états réels de présence.
- Alerter en cas d'absence du responsable, l'adjoint PE sur les absences constatées.
Traitement de l'information
Tenir et suivre le cahier de transmission
Courrier "arrivée" :
- Trier et diffuser les courriers papier ou électroniques.
- Identifier l'objet du courrier.
- Assurer le suivi du courrier arrivé par messagerie en identifiant le traitement approprié au
contenu.
Courrier "départ" :
- Enregistrer le courrier départ.
Saisie :
- Saisir et valoriser tout type de documents (WORD, EXCEL) en veillant au respect de la charte
courrier.
Rédaction :
- Rédiger des courriers simples
Messages téléphoniques :
- Gérer les messages téléphoniques
Classement :
- Organiser et assurer le classement papier et informatique,
- Archiver les documents selon les procédures définies
Contribution à la gestion de dossiers spécifiques
- Rechercher des informations en vue de la constitution des dossiers thématiques ou relatifs à un
événement particulier
- Mettre à jour des tableaux de bord et alerter en cas de besoin
- Rechercher et/ou extraire des données susceptibles d'éclairer l'activité
Accueil:
- Assurer l'accueil téléphonique de 1er niveau
- Réceptionner les appels pour le service
- Donner le premier niveau de réponse ou s'assurer de la bonne compréhension de la demande
- Transmettre ou filtrer les communications téléphoniques
- Assurer l'accueil physique des personnes sollicitant le service
Suivi des enveloppes budgétaires de l'équipe de secteur
- Passer les commandes.
- Réaliser les engagements.
- Procéder à la liquidation des factures après validation par le responsable de service.
- Tenir à jour l'état des dépenses
Gestion des fournitures administratives
- Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures.
- Préparer les commandes.
- Réceptionner les livraisons.
Organisation de réunions ou événements divers:
- Préparer les informations et pièces nécessaires à la tenue de réunion.
- Proposer et mettre en oeuvre l'organisation logistique (réserver la salle , Préparer le matériel et
s'assurer de son bon fonctionnement ...) afin de garantir un accueil de qualité et le bon
déroulement de la réunion ou autre événement.
Régies (pour les secrétaires préposées)
- Réceptionner et enregistrer les paiements.
- Editer les reçus.
- Mettre à jour le listing des encaissements.
- Editer les bordereaux de régie.
Préparation de la paye des ASMAT (pour les secrétaires de crèches familiales)
- Récapituler les éléments variables de paie et les transmettre à la Direction des Ressources
Humaines.
Participation à la vie du service et du CCAS
- Participer aux réunions du service.
- Participer aux réunions du CCAS.
Gestion du planning du responsable :
- Prendre des rendez-vous pour le responsable de service
- Mettre à jour régulièrement le planning du responsable
- Rappeler les échéances importantes
Gestion des plannings de la structure :
- Saisir sur un planning les demandes de congés de l'équipe.
- Extraire à partir des logiciels le prévisionnel des présences des enfants.
- Saisir les états réels de présence.
- Alerter en cas d'absence du responsable, l'adjoint PE sur les absences constatées.
Traitement de l'information
Tenir et suivre le cahier de transmission
Courrier "arrivée" :
- Trier et diffuser les courriers papier ou électroniques.
- Identifier l'objet du courrier.
- Assurer le suivi du courrier arrivé par messagerie en identifiant le traitement approprié au
contenu.
Courrier "départ" :
- Enregistrer le courrier départ.
Saisie :
- Saisir et valoriser tout type de documents (WORD, EXCEL) en veillant au respect de la charte
courrier.
Rédaction :
- Rédiger des courriers simples
Messages téléphoniques :
- Gérer les messages téléphoniques
Classement :
- Organiser et assurer le classement papier et informatique,
- Archiver les documents selon les procédures définies
Contribution à la gestion de dossiers spécifiques
- Rechercher des informations en vue de la constitution des dossiers thématiques ou relatifs à un
événement particulier
- Mettre à jour des tableaux de bord et alerter en cas de besoin
- Rechercher et/ou extraire des données susceptibles d'éclairer l'activité
Accueil:
- Assurer l'accueil téléphonique de 1er niveau
- Réceptionner les appels pour le service
- Donner le premier niveau de réponse ou s'assurer de la bonne compréhension de la demande
- Transmettre ou filtrer les communications téléphoniques
- Assurer l'accueil physique des personnes sollicitant le service
Suivi des enveloppes budgétaires de l'équipe de secteur
- Passer les commandes.
- Réaliser les engagements.
- Procéder à la liquidation des factures après validation par le responsable de service.
- Tenir à jour l'état des dépenses
Gestion des fournitures administratives
- Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures.
- Préparer les commandes.
- Réceptionner les livraisons.
Organisation de réunions ou événements divers:
- Préparer les informations et pièces nécessaires à la tenue de réunion.
- Proposer et mettre en oeuvre l'organisation logistique (réserver la salle , Préparer le matériel et
s'assurer de son bon fonctionnement ...) afin de garantir un accueil de qualité et le bon
déroulement de la réunion ou autre événement.
Régies (pour les secrétaires préposées)
- Réceptionner et enregistrer les paiements.
- Editer les reçus.
- Mettre à jour le listing des encaissements.
- Editer les bordereaux de régie.
Préparation de la paye des ASMAT (pour les secrétaires de crèches familiales)
- Récapituler les éléments variables de paie et les transmettre à la Direction des Ressources
Humaines.
Participation à la vie du service et du CCAS
- Participer aux réunions du service.
- Participer aux réunions du CCAS.
Profils recherchés
Relations de travail principales :
Responsable de service
Autres agents du service
Services Ressources du CCAS
Enfants et parents
Prestataires externes
Exigences particulières :
Bonne présentation
Confidentialité
Mémoire
Responsable de service
Autres agents du service
Services Ressources du CCAS
Enfants et parents
Prestataires externes
Exigences particulières :
Bonne présentation
Confidentialité
Mémoire
Contact et modalités de candidature
Contact
0485598691
Informations complémentaires
»Candidature à adresser sur https://recrutement-ccas.grenoble.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.