Secrétaire Petite Enfance (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038230701121938
Publiée le 01/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
47 avenue Marcelin Berthelot, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
24h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du-de la Responsable d'EAJE :
" Assurer les tâches administratives de l'EAJE ;
" Assister le-la responsable d'EAJE dans le traitement et la circulation de l'information (écrite et orale) ;
" Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité à toute personne interpellant l'EAJE ;
" Contribuer à l'optimisation du temps du-de la responsable d'EAJE.
" Connaitre et maitriser le règlement de fonctionnement des EAJE
" Assurer les tâches administratives de l'EAJE ;
" Assister le-la responsable d'EAJE dans le traitement et la circulation de l'information (écrite et orale) ;
" Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité à toute personne interpellant l'EAJE ;
" Contribuer à l'optimisation du temps du-de la responsable d'EAJE.
" Connaitre et maitriser le règlement de fonctionnement des EAJE
Missions / conditions d'exercice
" Gestion de planning :
-Rappeler les échéances importantes, gestion des plannings de la structure ;
" Traitement de l'information
-Trier et diffuser les courriers papiers ou électroniques. Identifier l'objet du courrier
-Interpeller le tandem de direction en fonction de l'urgence des courriers papiers ou électroniques
-Saisir et valoriser tout type de documents (WORD, EXCEL) en veillant au respect de la charte courrier ;
-Rédiger des courriers simples ;
-Gérer les messages téléphoniques ;
-Organiser et assurer le classement papier et informatique, archiver les documents selon les procédures définies.
" Contribution à la gestion des dossiers des enfants accueillis ( logiciel SIBEL)
-Saisir les dossiers des enfants, éditer les contrats d'accueil ;
-Dématérialiser les justificatifs ;
-Gérer les présences/absences des enfants (badges, maladie, congés pré-déduits, etc...) ;
-Mettre à jour les éléments nécessaires à la facturation ;
-Alerter le-la responsable de l'EAJE sur l'absentéisme des enfants au regard du règlement de fonctionnement.
" Contribution au suivi des remplacements d'agent-e-s sur les indications du-de la responsable d'EAJE
-Réaliser des demandes de remplacement en respectant la procédure ;
" Contribution à la gestion de dossiers spécifiques
-Rechercher des informations en vue de la constitution des dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier ;
-Mettre à jour des tableaux de bord (notamment le suivi des congés des enfants), la fiche d'identification de l'EAJE et alerter en cas de besoin ;
-Rechercher et/ou extraire des données susceptibles d'éclairer l'activité (à la demande du-de la responsable).
" Accueil
-Assurer l'accueil téléphonique de 1er niveau et assurer l'accueil physique des personnes sollicitant le service.
" Suivi des enveloppes budgétaires de l'EAJE
-Réaliser la commande de repas à la cuisine centrale, le cas échéant ;
-Sur le logiciel Astre, passer les commandes, réaliser les engagements, tenir à jour l'état des dépenses ;
-Procéder à la liquidation des factures après validation par le-la responsable de service.
" Gestion des fournitures administratives
-Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures.
-Préparer les commandes. Réceptionner les livraisons.
" Organisation de réunions ou événements divers :
-Préparer les informations et pièces nécessaires à la tenue de réunion ;
-Proposer et mettre en œuvre l'organisation logistique (réserver la salle, préparer le matériel et s'assurer de son bon fonctionnement...) afin de garantir un accueil de qualité et le bon déroulement de la réunion ou autre événement.
-Prendre des notes, rédiger des comptes rendus.
" Participation à la vie du service et du CCAS
-Participer aux réunions du service et aux réunions du CCAS ;
-Référer son activité au projet de direction petite enfance et au projet d'administration du CCAS.
-Rappeler les échéances importantes, gestion des plannings de la structure ;
" Traitement de l'information
-Trier et diffuser les courriers papiers ou électroniques. Identifier l'objet du courrier
-Interpeller le tandem de direction en fonction de l'urgence des courriers papiers ou électroniques
-Saisir et valoriser tout type de documents (WORD, EXCEL) en veillant au respect de la charte courrier ;
-Rédiger des courriers simples ;
-Gérer les messages téléphoniques ;
-Organiser et assurer le classement papier et informatique, archiver les documents selon les procédures définies.
" Contribution à la gestion des dossiers des enfants accueillis ( logiciel SIBEL)
-Saisir les dossiers des enfants, éditer les contrats d'accueil ;
-Dématérialiser les justificatifs ;
-Gérer les présences/absences des enfants (badges, maladie, congés pré-déduits, etc...) ;
-Mettre à jour les éléments nécessaires à la facturation ;
-Alerter le-la responsable de l'EAJE sur l'absentéisme des enfants au regard du règlement de fonctionnement.
" Contribution au suivi des remplacements d'agent-e-s sur les indications du-de la responsable d'EAJE
-Réaliser des demandes de remplacement en respectant la procédure ;
" Contribution à la gestion de dossiers spécifiques
-Rechercher des informations en vue de la constitution des dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier ;
-Mettre à jour des tableaux de bord (notamment le suivi des congés des enfants), la fiche d'identification de l'EAJE et alerter en cas de besoin ;
-Rechercher et/ou extraire des données susceptibles d'éclairer l'activité (à la demande du-de la responsable).
" Accueil
-Assurer l'accueil téléphonique de 1er niveau et assurer l'accueil physique des personnes sollicitant le service.
" Suivi des enveloppes budgétaires de l'EAJE
-Réaliser la commande de repas à la cuisine centrale, le cas échéant ;
-Sur le logiciel Astre, passer les commandes, réaliser les engagements, tenir à jour l'état des dépenses ;
-Procéder à la liquidation des factures après validation par le-la responsable de service.
" Gestion des fournitures administratives
-Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures.
-Préparer les commandes. Réceptionner les livraisons.
" Organisation de réunions ou événements divers :
-Préparer les informations et pièces nécessaires à la tenue de réunion ;
-Proposer et mettre en œuvre l'organisation logistique (réserver la salle, préparer le matériel et s'assurer de son bon fonctionnement...) afin de garantir un accueil de qualité et le bon déroulement de la réunion ou autre événement.
-Prendre des notes, rédiger des comptes rendus.
" Participation à la vie du service et du CCAS
-Participer aux réunions du service et aux réunions du CCAS ;
-Référer son activité au projet de direction petite enfance et au projet d'administration du CCAS.
Profils recherchés
" Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
" Connaissance des logiciels utilisés par la DASPE (SIBEL, Astre,)
" Maîtrise de la langue française écrite et orale
" Rigueur organisationnelle et discrétion professionnelle
" Aptitude au travail en équipe, à la polyvalence, à l'utilisation d'espaces partagés
" Capacité à gérer le temps et les priorités
" Sens de l'accueil et bon sens relationnel
" Connaissance des logiciels utilisés par la DASPE (SIBEL, Astre,)
" Maîtrise de la langue française écrite et orale
" Rigueur organisationnelle et discrétion professionnelle
" Aptitude au travail en équipe, à la polyvalence, à l'utilisation d'espaces partagés
" Capacité à gérer le temps et les priorités
" Sens de l'accueil et bon sens relationnel
Contact et modalités de candidature
Contact
0485598691
Informations complémentaires
Conditions d'exercice :
» Temps de travail réparti sur 2 EAJE : 40 % EAJE Châtelet, 30 % EAJE 3 POM
» Fermeture des EAJE 4 semaines l'été et 1 semaine entre Noël et Jour de l'An
Conditions requises pour postuler :
» Appartenir au cadre d'emploi des adjoints administratifs ou être inscrit-e sur liste d'aptitude
» Candidature à adresser sur https://recrutement-ccas.grenoble.fr
» Temps de travail réparti sur 2 EAJE : 40 % EAJE Châtelet, 30 % EAJE 3 POM
» Fermeture des EAJE 4 semaines l'été et 1 semaine entre Noël et Jour de l'An
Conditions requises pour postuler :
» Appartenir au cadre d'emploi des adjoints administratifs ou être inscrit-e sur liste d'aptitude
» Candidature à adresser sur https://recrutement-ccas.grenoble.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.