UN-E ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE ET FINANCIERE
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038230901181458
Publiée le 18/01/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1, place des 5 fontaines - bp 248, Échirolles (Isère)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rattaché-e à la responsable de l'équipe administrative DST en lien avec les cadres du service Énergie et fluides, les pôles Études et Patrimoine bâti.
* Il-Elle gère administrativement, financièrement et analytiquement le service Énergie et fluides, les interventions techniques (alarmes intrusions, chauffage, et bâtiments).
* il-Elle collabore en partie avec les cadres des pôles études et Patrimoine bâti.
* Il-Elle gère administrativement, financièrement et analytiquement le service Énergie et fluides, les interventions techniques (alarmes intrusions, chauffage, et bâtiments).
* il-Elle collabore en partie avec les cadres des pôles études et Patrimoine bâti.
Missions / conditions d'exercice
Au sein du Pôle d'assistant-es vous assurez un ensemble de tâches administratives transversales à la Direction nécessaire à la continuité de service
* Accueil téléphonique des usager-es et des services : gestion et orientation des appels
* Réponse aux demandes d'intervention d'urgence des services et vérification de leur degré d'urgence
* Prise de notes lors des réunions des différents services et rédaction des comptes-rendus
* Conception, élaboration et rédaction des travaux bureautiques : courriers, notes, délibérations, décisions municipales, arrêtés, tableaux de bord, procédures ...
* Réception, tri, diffusion, classement et archivage des documents
* Prise en charge de toute tâche administrative d'un autre agent du pôle en cas d'absence
Gestion administrative et financière et analytique du service cellule énergie et fluides, Pôle études, et système d'alarmes intrusions
* Suivi financier investissement et fonctionnement : devis, bons de commande, factures, lecture des pièces du marché, calcul de révision de prix
* Collecte, traitement des informations nécessaires à l'avancement des opérations
* Élaboration, mise à jour des tableaux de bord et de gestion
* Suivi administratif des marchés publics
* Suit les dépenses des coûts d'électricité des feux tricolores pour la refacturation à la Métropole, et les répartitions analytiques des équipements
* Suit les dépenses de chauffage selon les répartitions analytiques des bâtiments (ville et CCAS).
* Suit la consommation d'eau et alerte les techniciens en cas d'anomalies
* Met en place les procédures en cas de compteurs inaccessibles pour la relève annuelle métropolitaine et ainsi que le renouvellement des compteurs trop vétustes
* Gère le rachat de la production d'électricité des panneaux photovoltaïques
* Suit les dépenses des autorisations de travaux dans le cadre du contrat de chauffage P3, en lien avec le responsable de la cellule énergie
* Suit administrativement la signature des contrats d'exploitation (eaux, chauffages) avec émission d'un acte administratif (décision municipale)
* Mise à jour du listing des compteurs d'eau des bâtiments et de l'arrosage
Gestion de la planification du chauffage, de la communication autour des coupures des fluides
* Planifie la période de chauffe pour les équipements publics, fait l'interface avec le logiciel slack (recueille, traite et transmet les besoins)
* Communique les coupures de fluides auprès des utilisateurs-rices des bâtiments
Gestion des interventions du système alarmes intrusions
* Fait le lien en cas de défaillance technique entre les techniciens de la ville, le mainteneur, la police municipale et le prestataire de télésurveillance
* Tient à jour les documents relatifs au marché de maintenance alarme intrusion
* Gère les attributions/restitutions des badges de contrôle d'accès en lien avec la DRH et le CTMB
Activités occasionnelles
* Être le binôme de l'assistante référente pôle études & régie bâtiments
* En l'absence du - de la responsable d'énergie et de l'économe de flux, doit assurer la continuité de service (lien avec le CCIAG) pour les demandes urgentes
* Accueil téléphonique des usager-es et des services : gestion et orientation des appels
* Réponse aux demandes d'intervention d'urgence des services et vérification de leur degré d'urgence
* Prise de notes lors des réunions des différents services et rédaction des comptes-rendus
* Conception, élaboration et rédaction des travaux bureautiques : courriers, notes, délibérations, décisions municipales, arrêtés, tableaux de bord, procédures ...
* Réception, tri, diffusion, classement et archivage des documents
* Prise en charge de toute tâche administrative d'un autre agent du pôle en cas d'absence
Gestion administrative et financière et analytique du service cellule énergie et fluides, Pôle études, et système d'alarmes intrusions
* Suivi financier investissement et fonctionnement : devis, bons de commande, factures, lecture des pièces du marché, calcul de révision de prix
* Collecte, traitement des informations nécessaires à l'avancement des opérations
* Élaboration, mise à jour des tableaux de bord et de gestion
* Suivi administratif des marchés publics
* Suit les dépenses des coûts d'électricité des feux tricolores pour la refacturation à la Métropole, et les répartitions analytiques des équipements
* Suit les dépenses de chauffage selon les répartitions analytiques des bâtiments (ville et CCAS).
* Suit la consommation d'eau et alerte les techniciens en cas d'anomalies
* Met en place les procédures en cas de compteurs inaccessibles pour la relève annuelle métropolitaine et ainsi que le renouvellement des compteurs trop vétustes
* Gère le rachat de la production d'électricité des panneaux photovoltaïques
* Suit les dépenses des autorisations de travaux dans le cadre du contrat de chauffage P3, en lien avec le responsable de la cellule énergie
* Suit administrativement la signature des contrats d'exploitation (eaux, chauffages) avec émission d'un acte administratif (décision municipale)
* Mise à jour du listing des compteurs d'eau des bâtiments et de l'arrosage
Gestion de la planification du chauffage, de la communication autour des coupures des fluides
* Planifie la période de chauffe pour les équipements publics, fait l'interface avec le logiciel slack (recueille, traite et transmet les besoins)
* Communique les coupures de fluides auprès des utilisateurs-rices des bâtiments
Gestion des interventions du système alarmes intrusions
* Fait le lien en cas de défaillance technique entre les techniciens de la ville, le mainteneur, la police municipale et le prestataire de télésurveillance
* Tient à jour les documents relatifs au marché de maintenance alarme intrusion
* Gère les attributions/restitutions des badges de contrôle d'accès en lien avec la DRH et le CTMB
Activités occasionnelles
* Être le binôme de l'assistante référente pôle études & régie bâtiments
* En l'absence du - de la responsable d'énergie et de l'économe de flux, doit assurer la continuité de service (lien avec le CCIAG) pour les demandes urgentes
Profils recherchés
* Très bonnes connaissances bureautiques - traitement de texte - et autres logiciels (Civil, post- office, outils internet tels que plateforme métropole, SIG)
* Maîtrise des techniques de classement et d'archivage
* Bonne connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
* Maîtrise des techniques de secrétariat
* Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique et physique
* Maîtrise des règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique et des marchés publics - M57 et achats -
* Maîtrise des règles de l'expression écrite et rédactionnelle
* Avoir des notions de gestion du temps
* Savoir suivre les procédures engagées
* Organisation et rigueur
* Aisance en communication, sens relationnel développé
* Sens de l'organisation et des priorités
* Capacité d'analyse
* Respect de la confidentialité des échanges intra et interservice
Pré-requis : Bac ou BTS souhaité domaine administratif
* Maîtrise des techniques de classement et d'archivage
* Bonne connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
* Maîtrise des techniques de secrétariat
* Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique et physique
* Maîtrise des règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique et des marchés publics - M57 et achats -
* Maîtrise des règles de l'expression écrite et rédactionnelle
* Avoir des notions de gestion du temps
* Savoir suivre les procédures engagées
* Organisation et rigueur
* Aisance en communication, sens relationnel développé
* Sens de l'organisation et des priorités
* Capacité d'analyse
* Respect de la confidentialité des échanges intra et interservice
Pré-requis : Bac ou BTS souhaité domaine administratif
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
AVANTAGES
Régime indemnitaire, 13ème mois, participation aide au repas, participation employeur mutuelle et Prévoyance, Plan de déplacement d'administration, Comité Social Local (CE), COS 38...
Candidater uniquement par mail à : recrutement-ville@echirolles.fr
Lettre de motivation et CV à adresser par mail (sous format PDF Nom_Prénom_Intitulé du poste) à Monsieur Le Maire, DRH, Pôle Développement et Recrutement
Régime indemnitaire, 13ème mois, participation aide au repas, participation employeur mutuelle et Prévoyance, Plan de déplacement d'administration, Comité Social Local (CE), COS 38...
Candidater uniquement par mail à : recrutement-ville@echirolles.fr
Lettre de motivation et CV à adresser par mail (sous format PDF Nom_Prénom_Intitulé du poste) à Monsieur Le Maire, DRH, Pôle Développement et Recrutement
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE ECHIROLLES
>1, place des 5 fontaines - bp 248
38433 Echirolles
>1, place des 5 fontaines - bp 248
38433 Echirolles
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.