Adjoint·e au/à la responsable d'unité démarches administratives et citoyennes

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Offre n° O038231101272488
Publiée le 15/01/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE DE GRENOBLE
11, boulevard jean pain
38021 Grenoble
La Ville de Grenoble c'est plus d'un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s'inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Grenoble
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
04/02/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Le service Relations aux Usagers fait partie de la Direction de la Relation Citoyenne qui est le principal point d'entrée des demandes citoyennes dans l'organisation Ville. Les interactions usagers-administration tiennent une place importante dans la vie des citoyens. La manière dont les usagers sont accueillis, écoutés, servis est essentielle. L'amélioration de la relation usagers est une priorité de la Ville de Grenoble qui œuvre pour améliorer la qualité de service, moderniser et simplifier les parcours usagers.
Le Service Relations aux Usagers, au cœur du service public municipal, assure des fonctions d'accueil primordiales et est en charge de la délivrance de prestations régaliennes confiées par l'État aux collectivités territoriales : la gestion de l'état civil (naissance, unions, décès, changement de prénom/nom), la gestion administrative et technique des cimetières et des affaires funéraires, la gestion des démarches administratives et citoyennes. Parmi les 4 unités qui composent ce service, l'Unité Démarches Administratives et Citoyennes a en charge la délivrance des titres d'identité, la réalisation de 14 formalités administratives différentes, l'organisation des élections, la tenue des listes électorales, la réponse à des enquêtes administratives, le recensement de la population.
L'unité s'organise autour de deux équipes :
* 1 équipe démarches administratives et réglementaires (DAR) de 12 agents chargée, notamment, des demandes de titres d'identité, d'attestations d'accueil, des formalités administratives et réglementaires (meublés, licences de débit de boissons, etc)
* 1 équipe gestion élections recensement enquêtes (GERE) de 6 agents.
Sous l'autorité du/de la responsable d'unité, que vous secondez, vous venez en appui de l'équipe chargée de l'instruction des démarches administratives et réglementaires.
Vous assurez son intérim en cas d'absence.
Missions / conditions d'exercice
Le poste d'adjoint·e a comme objectifs et finalités :
* assurer la continuité de service,
* l'amélioration de la relation usagers avec l'équipe DAR et en transversalité avec le service Accueil des Publics (SAP),
* le développement et la facilitation de la dématérialisation,
* de garantir en toutes circonstances la bonne exécution des missions et la délivrance des prestations.


MISSIONS PRINCIPALES :
Faciliter le lien avec l'usager
* Assurer une vigilance sur les relations complexes avec les usagers en analysant les attentes et leur comportement pour proposer des solutions et / ou pistes d'amélioration,
* Intervenir en appui de l'équipe en cas de difficulté en faisant preuve de pédagogie,
* Effectuer les réponses aux usagers par les différents canaux,
* Faire l'interface entre l'unité DAR et le SAP,
* Proposer et mettre en œuvre des actions d'amélioration continue en participant aux groupes de travail dédiés avec l'équipe.
Intervenir en support pour la bonne gestion de l'activité de l'unité DAR
* Renforcer les équipes opérationnelles des démarches administratives en cas de besoin,
* Intervenir auprès de l'État pour la résolution de problèmes ou de situations particulières ou complexes,
* Gérer la mise à disposition par la Préfecture du dispositif de recueil mobile et le suivi des rendez-vous,
* Maîtriser la gestion des dossiers de la réglementation,
* Tenir des statistiques d'activité en général et de taux d'utilisation des dispositifs de recueils de titres.
Contribuer au développement de la dématérialisation des démarches administratives et réglementaires
* Actualiser, optimiser la base de connaissances de la relation usagers en veillant à la qualité de service rendu.
* Assurer l'administration des différents outils métier en lien avec le / la responsable de l'unité et le service Système d'information,
* Participer au projet de simplification, dématérialisation et de modernisation du service public en simplifiant les processus pour les usagers et les agents.
MISSIONS SECONDAIRES :
* Assurer l'intérim de la / du responsable d'unité en cas d'absence,
Participer à :
* La supervision de la tenue des listes électorales,
* La préparation et l'organisation des scrutins,
* La tenue du recensement annuel de la population en assurant l'encadrement d'agents recenseurs.
MISSIONS ANNEXES :
* Rédiger des arrêtés d'Admission en Soins psychiatriques en lien avec le Service de la Promotion de la Santé,
* Pourra être mobilisé·e sur les temps forts des services de la Direction.
Profils recherchés
* Avoir une aptitude à la médiation, une aisance relationnelle et rédactionnelle
* Maîtriser les outils informatiques et les logiciels métiers (ADAGIO, GRC, e-sirus, PACNI, etc)
* Être réactif·ve en cas de situations complexe et prendre les initiatives adéquates
* Maîtriser les techniques d'accueil et de régulation des situations complexes avec les usagers·ères
* Savoir s'adapter à la pluralité des demandes, les hiérarchiser, et contrôler leur exécution
* Connaître et contrôler l'application des textes et la réglementation en vigueur
* Maîtriser les compétences techniques nécessaires au domaine d'intervention (prestations administratives et réglementaires)

Contact

Contact
0476763636
Lien de candidature
Informations complémentaires
• Lieux de travail : HDV 11 Bd Jean Pain
• Congés : à prendre en concertation avec la / le responsable de l'unité afin d'assurer une continuité de service
• Temps de travail : 35 heures 35 sur des plages horaires variables.
• Travail les week-ends de scrutins
• 25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
• Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
• Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
• Accès au restaurant municipal
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements TAG, Transisère, SNCF et Métrovélo (ou autres services publics de location de vélos). Cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an, en fonction du nombre de jours d'utilisation du moyen de transport.
• Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
                        - Prime fin d'année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
                        - Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez prendre contact avec :
SPERANDIO Lorraine, cheffe du service relations aux usagers au 04 76 76 34 29

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.