ASSISTANTE DE DIRECTION DE LA DGA SOLIDARITE/HABITAT
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038231201301104
Publiée le 03/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
ECHIROLLES CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
28/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
MISSIONS : Sous la responsabilité de la Directrice Générale Adjointe / Directrice du CCAS.
Vous apportez une aide permanente à la Direction du CCAS et à la DGA Solidarité-Habitat en terme
d’organisation, de gestion, d’accueil téléphonique, de communication, d’information, de classement et de
suivi des dossiers.
Vous apportez une aide permanente à la Direction du CCAS et à la DGA Solidarité-Habitat en terme
d’organisation, de gestion, d’accueil téléphonique, de communication, d’information, de classement et de
suivi des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Organisation de l’activité de la Direction du CCAS :
• Organiser les déplacements éventuels
• Assurer l’interface avec l’ensemble des interlocuteurs, internes et externes,
• Diffuser les courriers (via MAARCH en accord avec la directrice du CCAS en tant que référente
MAARCH)
• Gérer l’agenda évènements-manifestations de la Ville pour le CCAS (agenda municipal)
• Organiser techniquement des réunions (réservation salle, protocole, matériel, agendas
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendu
• Préparer les dossiers pour aide à la décision
Référente pour le volet questure du CCAS
• Prendre en charge l’organisation de la commission municipale solidarités : convocation, ordre du
jour, constitution du dossier, compte-rendus
• Rédiger les arrêtés et décisions du CCAS et/ou en assurer le suivi
• Prendre en charge l’organisation du conseil d’administration du CCAS : convocation, ordre du jour,
constitution du dossier, compte-rendus
• Veiller au respect du calendrier de préparation des instances
• Former et informer les assistantes de pôles sur l’évolution de la réglementation et ses contraintes sur
le volet questure CCAS
• Planifier et anticiper le suivi des dossiers de tous les pôles (suivi des délibération récurrentes)
Soutien sur le volet RH de la direction du CCASÊtre le relais des procédures RH et en assurer le respect
• Organiser les plannings de congés en lien avec les cadres référents de chaque pôle, pour assurer une
continuité de service au sein de l’équipe administrative,
Activités occasionnelles : Soutien administratif sur des initiatives évènementielles à l’échelle de la
Ville (exemple : le banquet des anciens)
Référent-e pour le CCAS de la mise à jour de l’annuaire du PCS
Renfort à l’accueil central du CCAS pour assurer la continuité de service
Sur le plan financier : accompagner techniquement les directions du CCAS
• Organiser les déplacements éventuels
• Assurer l’interface avec l’ensemble des interlocuteurs, internes et externes,
• Diffuser les courriers (via MAARCH en accord avec la directrice du CCAS en tant que référente
MAARCH)
• Gérer l’agenda évènements-manifestations de la Ville pour le CCAS (agenda municipal)
• Organiser techniquement des réunions (réservation salle, protocole, matériel, agendas
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendu
• Préparer les dossiers pour aide à la décision
Référente pour le volet questure du CCAS
• Prendre en charge l’organisation de la commission municipale solidarités : convocation, ordre du
jour, constitution du dossier, compte-rendus
• Rédiger les arrêtés et décisions du CCAS et/ou en assurer le suivi
• Prendre en charge l’organisation du conseil d’administration du CCAS : convocation, ordre du jour,
constitution du dossier, compte-rendus
• Veiller au respect du calendrier de préparation des instances
• Former et informer les assistantes de pôles sur l’évolution de la réglementation et ses contraintes sur
le volet questure CCAS
• Planifier et anticiper le suivi des dossiers de tous les pôles (suivi des délibération récurrentes)
Soutien sur le volet RH de la direction du CCASÊtre le relais des procédures RH et en assurer le respect
• Organiser les plannings de congés en lien avec les cadres référents de chaque pôle, pour assurer une
continuité de service au sein de l’équipe administrative,
Activités occasionnelles : Soutien administratif sur des initiatives évènementielles à l’échelle de la
Ville (exemple : le banquet des anciens)
Référent-e pour le CCAS de la mise à jour de l’annuaire du PCS
Renfort à l’accueil central du CCAS pour assurer la continuité de service
Sur le plan financier : accompagner techniquement les directions du CCAS
Profils recherchés
* Connaître le fonctionnement, le contexte et les enjeux du CCAS et de la Collectivité (DGA)
* Connaissance des politiques sociales mises en œuvre par un CCAS
* Savoir identifier les partenaires et l'environnement institutionnel du CCAS et des collectivités territoriales locales
* Maîtriser les techniques du secrétariat, maîtrise de l'outil informatique
* Respecter la confidentialité
* Savoir hiérarchiser et gérer les priorités
* Avoir une bonne maîtrise de la syntaxe et de l'orthographe
* Être capable de s'organiser : notion d'organisation et de gestion du temps
* Être à l'écoute : être capable de reformuler et d'évaluer une demande, savoir repérer l'urgence
* Avoir de la rigueur dans la gestion et le suivi des dossiers
* Forte capacité d'adaptation, de réactivité et d'autonomie
* Qualités rédactionnelles et d'analyse
* Force de propositions
Pré-requis : BTS secrétariat de direction ou équivalent , expérience sur des fonctions similaires fortement appréciée
* Connaissance des politiques sociales mises en œuvre par un CCAS
* Savoir identifier les partenaires et l'environnement institutionnel du CCAS et des collectivités territoriales locales
* Maîtriser les techniques du secrétariat, maîtrise de l'outil informatique
* Respecter la confidentialité
* Savoir hiérarchiser et gérer les priorités
* Avoir une bonne maîtrise de la syntaxe et de l'orthographe
* Être capable de s'organiser : notion d'organisation et de gestion du temps
* Être à l'écoute : être capable de reformuler et d'évaluer une demande, savoir repérer l'urgence
* Avoir de la rigueur dans la gestion et le suivi des dossiers
* Forte capacité d'adaptation, de réactivité et d'autonomie
* Qualités rédactionnelles et d'analyse
* Force de propositions
Pré-requis : BTS secrétariat de direction ou équivalent , expérience sur des fonctions similaires fortement appréciée
Contact
Informations complémentaires
AVANTAGES : Régime indemnitaire, 13ème mois, participation aide au repas, participation employeur mutuelle et prévoyance, Comité Social Local (CE), COS 38...Télétravail possible 1jour/semaine.
Candidature à adresser par mail :
recrutement-ccas@echirolles.fr lettre de motivation et CV à adresser (sous format PDF Nom_Prénom_Intitulé du poste) à Madame la Présidente du CCAS, Service DRH, Pôle Développement et Recrutement.
Candidature à adresser par mail :
recrutement-ccas@echirolles.fr lettre de motivation et CV à adresser (sous format PDF Nom_Prénom_Intitulé du poste) à Madame la Présidente du CCAS, Service DRH, Pôle Développement et Recrutement.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.