Assistant administratif (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038240101319665
Publiée le 12/01/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville, Vienne (Isère)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le pôle administratif de la Direction de l'éducation enfance jeunesse loisirs de la Mairie de Vienne recrute un assistant administratif (F/H) chargé(e) de:
* Accueillir et accompagner les familles dans les démarches d'inscription
* Traiter les dossiers d'inscription scolaire et enfance
* Assurer les missions liées au fonctionnement des écoles et des sites
* Accueillir et accompagner les familles dans les démarches d'inscription
* Traiter les dossiers d'inscription scolaire et enfance
* Assurer les missions liées au fonctionnement des écoles et des sites
Missions / conditions d'exercice
Missions liées à l'Accueil DEJEL
* Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers
* Accompagner les familles dans la constitution de leurs dossiers et dans l'utilisation de l'espace famille (poste informatique dédié)
* Renseigner les usagers sur l'offre scolaire et enfance, les procédures liées aux inscriptions scolaires et enfance, les procédures liées aux activités du pôle (convention d'occupation des locaux, commandes écoles, ...) et les événements DEJEL
* Gérer la boite mail Education : Réponse aux usagers ou aux écoles, transmettre si besoin aux services concernés, suivre les réponses
* Traiter les dossiers d'inscription scolaire et Enfance : contrôler les pièces, saisir dans le logiciel métier, effectuer les mises à jour des dossiers, transmettre les informations et changements aux écoles et sites périscolaires
* Traiter les demandes Internet de l'espace famille (inscriptions, coordonnées, ...)
* Transmettre les dossiers de procédures particulières (dérogations, PAI) à l'agent concerné
* Effectuer les encaissements, contrôler la caisse quotidiennement en cas d'absence du régisseur
* Participer à la collecte des informations nécessaires à la facturation
* Effectuer les réservations de la salle DEJEL
Missions liées au fonctionnement des écoles et des sites
* Gérer les transports scolaires : Recenser et analyser les demandes auprès des directions d'écoles, partenaires culturels, et effectuer et suivre les commandes auprès du fournisseur. Assurer les relations avec le fournisseur dans l'exécution du marché
* Participer à l'élaboration du marché de transport
* Clés : gestion des demandes, suivi stock et commandes, organisation des retours
* Gérer le stock de la pharmacie des écoles et des sites, en assurer les réassorts et les commandes
* Créer des bons de commandes, suivre la facturation écoles et sites, assurer le suivi du budget et des consommations copieurs
* Participer à la préparation budgétaire
* Participer à l'élaboration au suivi des marchés de fournitures et de transport
* Effectifs scolaires : enregistrer et mettre à jour régulièrement dans le logiciel métier des effectifs scolaires des écoles publiques et privées
* Participer à la gestion des périodes de grève et du SMA en lien avec le responsable du pôle : recenser les structures grévistes, enregistrer les inscriptions au SMA, assurer la communication aux familles...
* Elaborer et alimenter des statistiques, tableaux de bord et suivi d'activités
* Actualiser les fichiers de coordonnées du service
* Rédiger des courriers, compte-rendu, ...
* Participer à l'actualisation et l'amélioration des outils et procédures communes
* Participer à la réflexion et à la mise en œuvre des projets du pôle et de la direction
* Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers
* Accompagner les familles dans la constitution de leurs dossiers et dans l'utilisation de l'espace famille (poste informatique dédié)
* Renseigner les usagers sur l'offre scolaire et enfance, les procédures liées aux inscriptions scolaires et enfance, les procédures liées aux activités du pôle (convention d'occupation des locaux, commandes écoles, ...) et les événements DEJEL
* Gérer la boite mail Education : Réponse aux usagers ou aux écoles, transmettre si besoin aux services concernés, suivre les réponses
* Traiter les dossiers d'inscription scolaire et Enfance : contrôler les pièces, saisir dans le logiciel métier, effectuer les mises à jour des dossiers, transmettre les informations et changements aux écoles et sites périscolaires
* Traiter les demandes Internet de l'espace famille (inscriptions, coordonnées, ...)
* Transmettre les dossiers de procédures particulières (dérogations, PAI) à l'agent concerné
* Effectuer les encaissements, contrôler la caisse quotidiennement en cas d'absence du régisseur
* Participer à la collecte des informations nécessaires à la facturation
* Effectuer les réservations de la salle DEJEL
Missions liées au fonctionnement des écoles et des sites
* Gérer les transports scolaires : Recenser et analyser les demandes auprès des directions d'écoles, partenaires culturels, et effectuer et suivre les commandes auprès du fournisseur. Assurer les relations avec le fournisseur dans l'exécution du marché
* Participer à l'élaboration du marché de transport
* Clés : gestion des demandes, suivi stock et commandes, organisation des retours
* Gérer le stock de la pharmacie des écoles et des sites, en assurer les réassorts et les commandes
* Créer des bons de commandes, suivre la facturation écoles et sites, assurer le suivi du budget et des consommations copieurs
* Participer à la préparation budgétaire
* Participer à l'élaboration au suivi des marchés de fournitures et de transport
* Effectifs scolaires : enregistrer et mettre à jour régulièrement dans le logiciel métier des effectifs scolaires des écoles publiques et privées
* Participer à la gestion des périodes de grève et du SMA en lien avec le responsable du pôle : recenser les structures grévistes, enregistrer les inscriptions au SMA, assurer la communication aux familles...
* Elaborer et alimenter des statistiques, tableaux de bord et suivi d'activités
* Actualiser les fichiers de coordonnées du service
* Rédiger des courriers, compte-rendu, ...
* Participer à l'actualisation et l'amélioration des outils et procédures communes
* Participer à la réflexion et à la mise en œuvre des projets du pôle et de la direction
Profils recherchés
COMPETENCES ET APTITUDES NECESSAIRES POUR LE POSTE :
* Rigueur et méthode
* Sens de l'organisation et gestion des priorités
* Forte capacité à travailler en équipe, à collaborer et partager
* Qualités relationnelles, sens de l'écoute et médiation
* Qualités pédagogiques
* Autonomie, discrétion, esprit d'initiative, adaptation
* Ponctualité
* Qualités rédactionnelles
* Connaissance des acteurs des milieux scolaire, péri, extrascolaire et jeunesse
* Connaissances liées aux procédures d'inscription scolaire et enfance
* Connaissance de l'environnement professionnel des collectivités
* Savoir rendre compte du travail effectué
* Maitrise de l'outil informatique (Word, Excel, Power Point...)
* Maitrise du logiciel métier CONCERTO
CONDITIONS MATERIELLES :
* Statut : titulaire ou à défaut contractuel (emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux agents contractuels au titre de l'Art. L332-14 disposition 2 du code général de la fonction publique)
* Lieu de travail : Mairie de Vienne
* Temps de travail / horaires : 1607 heures par an (37h30 hebdomadaire sur 5 jours)
* Rémunération : statutaire + RIFSEEP + NBI de 10 points pour les titulaires + prime de fin d'année (si les conditions d'attribution sont remplies)
* Avantages sociaux :
o Participation à la mutuelle prévoyance / santé
o Compte Epargne Temps
o Adhésion Comité des uvres Sociales
o Prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun
o Titres restaurant
* Rigueur et méthode
* Sens de l'organisation et gestion des priorités
* Forte capacité à travailler en équipe, à collaborer et partager
* Qualités relationnelles, sens de l'écoute et médiation
* Qualités pédagogiques
* Autonomie, discrétion, esprit d'initiative, adaptation
* Ponctualité
* Qualités rédactionnelles
* Connaissance des acteurs des milieux scolaire, péri, extrascolaire et jeunesse
* Connaissances liées aux procédures d'inscription scolaire et enfance
* Connaissance de l'environnement professionnel des collectivités
* Savoir rendre compte du travail effectué
* Maitrise de l'outil informatique (Word, Excel, Power Point...)
* Maitrise du logiciel métier CONCERTO
CONDITIONS MATERIELLES :
* Statut : titulaire ou à défaut contractuel (emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux agents contractuels au titre de l'Art. L332-14 disposition 2 du code général de la fonction publique)
* Lieu de travail : Mairie de Vienne
* Temps de travail / horaires : 1607 heures par an (37h30 hebdomadaire sur 5 jours)
* Rémunération : statutaire + RIFSEEP + NBI de 10 points pour les titulaires + prime de fin d'année (si les conditions d'attribution sont remplies)
* Avantages sociaux :
o Participation à la mutuelle prévoyance / santé
o Compte Epargne Temps
o Adhésion Comité des uvres Sociales
o Prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun
o Titres restaurant
Contact et modalités de candidature
Contact
0474783094
Informations complémentaires
Merci d'adresser vos candidatures sur la boîte mail dédiée: recrutement@mairie-vienne.fr
Les candidats seront reçus en entretien au fur et à mesure de la réception des candidatures.
Les candidats seront reçus en entretien au fur et à mesure de la réception des candidatures.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.