Assistant(e) du Maire et de la DGS
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038240311000089
Publiée le 27/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Square Emile Richerd, Les Avenières (Isère)
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
29/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Communication >
Stratégies de communication
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
L'agent apporte une aide permanente au Maire et à la directrice générale des services sur les dossiers suivants :
. Gestion des instances
. Assistance au maire et à la DGS
. Gestion du courrier
. Manifestations et cérémonies
. Développement de la citoyenneté
. Assistance administrative en communication
. Gestion des instances
. Assistance au maire et à la DGS
. Gestion du courrier
. Manifestations et cérémonies
. Développement de la citoyenneté
. Assistance administrative en communication
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES
Gestion des Instances (Conseil Municipal, Conseil Communaux des communes déléguées, réunions de l'exécutif, Conseil Municipal Enfant, Conseil Municipal Jeunes, Conseil des Sages, Conseil de quartier) :
- met en œuvre le calendrier des conseils municipaux de la commune nouvelle et des communes délégués et en informe les différents acteurs (élus, collègues)
- prépare et assure le suivi administratif des différentes instances, installations, réunions (ordre du jour, convocations, comptes-rendus)
- recense en lien avec les différents services les délibérations à prendre en conseil municipal
- rédige les notes présentées en conseil municipal
- rédige le compte rendu et le procès verbal des conseils municipaux à partir des notes prises par le secrétaire de séance, le diffuse et veille à son affichage réglementaire
- rédige, transmet au contrôle de légalité, diffuse, classe et veille à l?affichage des délibérations.
- assure la gestion de la dématérialisation de l?ensemble des actes pris au sein de la collectivité
Assistance du maire et de la directrice générale de services :
- assure l?assistance administrative du maire et de la directrice générale des services
- assure le secrétariat administratif (notamment courrier, compte rendu, classement)
- assure la veille réglementaire (production de notes)
- assure la préparation de supports et de notes de communication
Gestion du courrier :
- assure la gestion du courrier entrant (récupère le courrier entrant, procède à son enregistrement et à sa distribution conformément aux directives transmises par la DGS)
- assure la gestion du courrier sortant (affranchissement et dépôt du courrier sortant)
Manifestations et cérémonies :
- Organisation et mise en œuvre des manifestations municipales (invitation, communication, organisation du déroulement, gestion des fournisseurs)
- Organisation et gestion des cérémonies patriotiques et réceptions municipales (définition d?une fiche procédure par manifestation, convocation, réservation, commandes, gestion des stocks, contrôle de la mise en œuvre de l'organisation définie, bilan de l?organisation?)
Développement de la citoyenneté :
- Gestion de l'accueil des nouveaux arrivants (recensement, invitation, programme, constitution de sacs de bienvenue?)
- Organisation des rencontres citoyennes
- Organisation des cérémonies citoyennes
- Participation au projet de jumelage
- Gestion administrative de la commission citoyenneté et développement durable
Cinéma :
- Gestion de la commission cinéma (choix des films, organisation des séances, communication?)
- Relations avec la compagnie de cinéma
Assistance administrative de communication :
- Préparation de l?ensemble des supports de communication (secrétariat, rédaction?)
- Suivi de la fabrication des supports de communication
- Organisation de la diffusion des différents supports de communication (bulletins municipaux, site internet, réseaux sociaux, mailing, presse?)
- Veille, collecte active et analyse des informations relatives à la vie de la collectivité (revue de presse)
- Création et gestion d?une photothèque
- Gestion du site internet (suivi et mise à jour) et des réseaux sociaux, gestion des panneaux lumineux
-Gestion administrative de la commission communication.
Gestion des Instances (Conseil Municipal, Conseil Communaux des communes déléguées, réunions de l'exécutif, Conseil Municipal Enfant, Conseil Municipal Jeunes, Conseil des Sages, Conseil de quartier) :
- met en œuvre le calendrier des conseils municipaux de la commune nouvelle et des communes délégués et en informe les différents acteurs (élus, collègues)
- prépare et assure le suivi administratif des différentes instances, installations, réunions (ordre du jour, convocations, comptes-rendus)
- recense en lien avec les différents services les délibérations à prendre en conseil municipal
- rédige les notes présentées en conseil municipal
- rédige le compte rendu et le procès verbal des conseils municipaux à partir des notes prises par le secrétaire de séance, le diffuse et veille à son affichage réglementaire
- rédige, transmet au contrôle de légalité, diffuse, classe et veille à l?affichage des délibérations.
- assure la gestion de la dématérialisation de l?ensemble des actes pris au sein de la collectivité
Assistance du maire et de la directrice générale de services :
- assure l?assistance administrative du maire et de la directrice générale des services
- assure le secrétariat administratif (notamment courrier, compte rendu, classement)
- assure la veille réglementaire (production de notes)
- assure la préparation de supports et de notes de communication
Gestion du courrier :
- assure la gestion du courrier entrant (récupère le courrier entrant, procède à son enregistrement et à sa distribution conformément aux directives transmises par la DGS)
- assure la gestion du courrier sortant (affranchissement et dépôt du courrier sortant)
Manifestations et cérémonies :
- Organisation et mise en œuvre des manifestations municipales (invitation, communication, organisation du déroulement, gestion des fournisseurs)
- Organisation et gestion des cérémonies patriotiques et réceptions municipales (définition d?une fiche procédure par manifestation, convocation, réservation, commandes, gestion des stocks, contrôle de la mise en œuvre de l'organisation définie, bilan de l?organisation?)
Développement de la citoyenneté :
- Gestion de l'accueil des nouveaux arrivants (recensement, invitation, programme, constitution de sacs de bienvenue?)
- Organisation des rencontres citoyennes
- Organisation des cérémonies citoyennes
- Participation au projet de jumelage
- Gestion administrative de la commission citoyenneté et développement durable
Cinéma :
- Gestion de la commission cinéma (choix des films, organisation des séances, communication?)
- Relations avec la compagnie de cinéma
Assistance administrative de communication :
- Préparation de l?ensemble des supports de communication (secrétariat, rédaction?)
- Suivi de la fabrication des supports de communication
- Organisation de la diffusion des différents supports de communication (bulletins municipaux, site internet, réseaux sociaux, mailing, presse?)
- Veille, collecte active et analyse des informations relatives à la vie de la collectivité (revue de presse)
- Création et gestion d?une photothèque
- Gestion du site internet (suivi et mise à jour) et des réseaux sociaux, gestion des panneaux lumineux
-Gestion administrative de la commission communication.
Profils recherchés
Les Savoirs Faire :
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
- Maitrise du processus de décision au sein d?une commune, connaissance des circuits et des procédures administratives
- Compétences rédactionnelles
- Maitrise des règles de l?expression écrite de qualité
- Maitrise de l'outil informatique
Les savoirs être
- Être capable de travailler en équipe, avoir le sens du collectif
- Être rigoureux et organisé
- Avoir le sens de l?anticipation et l?esprit d?initiative
- Être capable d?identifier les contraintes d?une activité, d?en dégager les enjeux et de définir les priorités
- Respecter les obligations de confidentialité, de discrétion, de neutralité
- Être autonome dans son travail tout en sachant rendre compte
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
- Maitrise du processus de décision au sein d?une commune, connaissance des circuits et des procédures administratives
- Compétences rédactionnelles
- Maitrise des règles de l?expression écrite de qualité
- Maitrise de l'outil informatique
Les savoirs être
- Être capable de travailler en équipe, avoir le sens du collectif
- Être rigoureux et organisé
- Avoir le sens de l?anticipation et l?esprit d?initiative
- Être capable d?identifier les contraintes d?une activité, d?en dégager les enjeux et de définir les priorités
- Respecter les obligations de confidentialité, de discrétion, de neutralité
- Être autonome dans son travail tout en sachant rendre compte
Contact et modalités de candidature
Contact
0474338703
Informations complémentaires
- Adresser une lettre de motivation et un curriculum vitae en notant la référence suivante Rec 2024-ADMDG, de préférence par mail à :
- rh@lesavenieres.fr
- Ou à défaut par courrier à :
Mairie des Avenières Veyrins-Thuellin
Service des Ressources Humaines
Hôtel de Ville
1, Square Emile Richerd
38630 LES AVENIERES VEYRINS-THUELLIN
- rh@lesavenieres.fr
- Ou à défaut par courrier à :
Mairie des Avenières Veyrins-Thuellin
Service des Ressources Humaines
Hôtel de Ville
1, Square Emile Richerd
38630 LES AVENIERES VEYRINS-THUELLIN
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE AVENIERES (LES)
>Square Emile Richerd
38630 LES AVENIERES
>Square Emile Richerd
38630 LES AVENIERES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.