Assistant(e) Administrative du service Petite Enfance
Offre n° O038240311001013
Publiée le 11/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
CLAIX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
30/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération Statutaire, régime indemnitaire, 13ème mois, participation mutuelle et prévoyance, tickets restaurant.
Descriptif de l'emploi
Au sein du Centre Communal d'Action Sociale de la ville de Claix, vous serez en charge de la gestion administrative du service Petite Enfance (20 agents) du CCAS qui comprend 2 multi-accueils de 25 et 15 places, un RPE et un LAEP.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS :
Accueil :
- Prendre en charge le standard téléphonique des multi accueils et du service Petite Enfance
- Accueillir, écouter les familles et donner des renseignements.
- Ecouter, informer et diriger vers le service compétent.
Administratif et budgétaire :
Des multi-accueils :
- Saisir les réservations des familles
- Gestion de la boite mail halte-garderie
- Elaborer les contrats des familles en lien avec la responsable de structure (pas le 1er contrat).
- Suivre les présences et absences des enfants (pointage via le logiciel Petite Enfance)
- Préparer et suivre la facturation aux familles, alerter et suivre les impayés
- Suivre et gérer l'organisation des dossiers, classement et archivages
- Assurer le planning des stagiaires en lien avec les responsables de structures et le service ressources humaines après accord de la responsable de structure
Du Relais Petite Enfance :
- Gestion de la boite mail Guichet petite enfance
- Prise de RDV
- Instruire les dossiers de pré-inscription en structures collectives
- Organiser en partenariat avec la direction et la responsable RPE, la commission Petite Enfance
- Répondre aux courriers via le parapheur.
Du Service Petite enfance :
- Participer à l'élaboration et à la saisie du budget
- Participer aux réunions (réservations, convocations), réaliser les comptes rendus et les ordres du jour en lien avec les responsables.
- Participer à la rédaction de documents règlementaires.
- Suivre les conventions et contrats du service Petite Enfance et leur renouvellement
Logistique :
- Réaliser les tickets de demande d?intervention travaux pour les structures
- Centraliser et assurer les commandes de matériel et fournitures diverses
- Effectuer le suivi des factures et leur classement
- Préparation de dossiers spécifiques à la demande (chartes, livret d?accueil).
- Suivre le site internet et transmettre les éléments de mise à jour relatifs à la Petite Enfance
- Transmettre les informations nécessaires à la communication interne
Continuité de service :
- Assurer la continuité de service
- Assurer la continuité de service de l'assistante de direction du CCAS sur ses activités relatives au Conseil d'Administration, à la dématérialisation des actes et à l?enregistrement du courrier.
Accueil :
- Prendre en charge le standard téléphonique des multi accueils et du service Petite Enfance
- Accueillir, écouter les familles et donner des renseignements.
- Ecouter, informer et diriger vers le service compétent.
Administratif et budgétaire :
Des multi-accueils :
- Saisir les réservations des familles
- Gestion de la boite mail halte-garderie
- Elaborer les contrats des familles en lien avec la responsable de structure (pas le 1er contrat).
- Suivre les présences et absences des enfants (pointage via le logiciel Petite Enfance)
- Préparer et suivre la facturation aux familles, alerter et suivre les impayés
- Suivre et gérer l'organisation des dossiers, classement et archivages
- Assurer le planning des stagiaires en lien avec les responsables de structures et le service ressources humaines après accord de la responsable de structure
Du Relais Petite Enfance :
- Gestion de la boite mail Guichet petite enfance
- Prise de RDV
- Instruire les dossiers de pré-inscription en structures collectives
- Organiser en partenariat avec la direction et la responsable RPE, la commission Petite Enfance
- Répondre aux courriers via le parapheur.
Du Service Petite enfance :
- Participer à l'élaboration et à la saisie du budget
- Participer aux réunions (réservations, convocations), réaliser les comptes rendus et les ordres du jour en lien avec les responsables.
- Participer à la rédaction de documents règlementaires.
- Suivre les conventions et contrats du service Petite Enfance et leur renouvellement
Logistique :
- Réaliser les tickets de demande d?intervention travaux pour les structures
- Centraliser et assurer les commandes de matériel et fournitures diverses
- Effectuer le suivi des factures et leur classement
- Préparation de dossiers spécifiques à la demande (chartes, livret d?accueil).
- Suivre le site internet et transmettre les éléments de mise à jour relatifs à la Petite Enfance
- Transmettre les informations nécessaires à la communication interne
Continuité de service :
- Assurer la continuité de service
- Assurer la continuité de service de l'assistante de direction du CCAS sur ses activités relatives au Conseil d'Administration, à la dématérialisation des actes et à l?enregistrement du courrier.
Profils recherchés
CAPACITES REQUISES:
- Techniques d?accueil, de communication, de négociation
- Règles d?accueil en structures collectives
- Filtrer et orienter le public et les appels téléphoniques
- Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel) et de messagerie
- Savoir gérer différentes situations d?accueil avec objectivité
- Sens de la communication
- Capacités d?expression et d?accueil
- Sens de l?initiative, Force de propositions
- Autonomie, Discrétion et confidentialité
- Rigueur et organisation - Sens du travail en équipe
- Dynamisme, Ponctualité
- Diplômes : Formation Administrative de niveau BAC.
- Techniques d?accueil, de communication, de négociation
- Règles d?accueil en structures collectives
- Filtrer et orienter le public et les appels téléphoniques
- Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel) et de messagerie
- Savoir gérer différentes situations d?accueil avec objectivité
- Sens de la communication
- Capacités d?expression et d?accueil
- Sens de l?initiative, Force de propositions
- Autonomie, Discrétion et confidentialité
- Rigueur et organisation - Sens du travail en équipe
- Dynamisme, Ponctualité
- Diplômes : Formation Administrative de niveau BAC.
Contact
Contact
0476988624
Informations complémentaires
Poste à temps non complet à 28h00 hebdomadaires, organisé sur 4 jours (lundi, mardi, jeudi, vendredi 08h15-12h00/13h45-17h00) et nécessitant une disponibilité ponctuelle
Adresser lettre de motivation + CV+ dernier arrêté de situation à l'attention de Monsieur le Maire de CLAIX
Par voie postale :
Place Hector Berlioz
38640 CLAIX
Par mail : recrutement@ville-claix.fr
Adresser lettre de motivation + CV+ dernier arrêté de situation à l'attention de Monsieur le Maire de CLAIX
Par voie postale :
Place Hector Berlioz
38640 CLAIX
Par mail : recrutement@ville-claix.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.