Assistant de gestion administrative F/H
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Offre n° O038240402000921
Publiée le 02/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Entre ville, montagne et campagne, le territoire de Grenoble-Alpes Métropole rassemble 450 000 habitants et 49 communes aux profils diversifiés. Les indicateurs d'aménagement durable la situe dans le peloton de tête des métropoles françaises car son urbanisation compacte lui permet de limiter les déplacements motorisés et de préserver son environnement. L offre et les conditions de logement la rende accueillante ; la dynamique économique s appuie sur une grande diversité de l'emploi qui garde un fort secteur productif et de grandes capacités d'innovation. Son rayonnement national et international repose sur le triptyque université-recherche-entreprises. Grenoble-Alpes Métropole effectue son service public grâce à 1800 agents
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Grenoble cedex 01
Poste à pourvoir le
15/05/2024
Date limite de candidature
26/04/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
4 mois
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Au sein du pôle administratif de la direction du Foncier et de l’Habitat, il s’agit d’apporter une assistance auprès des 2 missions (40%)
La mission gens du voyage s’occupe essentiellement de la création, l’aménagement, l’entretien et la gestion des aires d’accueil des gens du voyage et des terrains familiaux locatifs. La mission travaille en relation étroite avec l’ensemble des autres services de la direction et avec le prestataire chargé de la gestion des aires.
La mission renouvellement urbain organise l’interface des actions logement sur les territoires de la politique de la ville : elle suit les comités de pilotage et instances techniques des opérations situées en renouvellement urbain dont le plan de sauvegarde de l’Arlequin, organise les réunions publiques, contribue à la cohérence des interventions à l’échelle de l’agglomération en mettant en place les outils opérationnels et d’informations à destination des autres directions et partenaires.
Au sein du pôle administratif de la direction du Foncier et de l’Habitat, il s’agit d’apporter une assistance à la conduite de projet auprès du Directeur (60%)
L’assistance à la conduite de projet auprès du Directeur vise à :
- Coordonner les outils de pilotage dans la conduite des projets de la direction
- Sécuriser la production et le fonctionnement de la DFH et participer à l’articulation de l’action de la direction avec le cabinet, les autres directions, les communes et le Vice-Président
- Assister le directeur dans le pilotage, la coordination et l’organisation de l’activité de la DFH
- Être pilote d’action au bénéfice de la Direction au sein du groupe d’assistante
La mission gens du voyage s’occupe essentiellement de la création, l’aménagement, l’entretien et la gestion des aires d’accueil des gens du voyage et des terrains familiaux locatifs. La mission travaille en relation étroite avec l’ensemble des autres services de la direction et avec le prestataire chargé de la gestion des aires.
La mission renouvellement urbain organise l’interface des actions logement sur les territoires de la politique de la ville : elle suit les comités de pilotage et instances techniques des opérations situées en renouvellement urbain dont le plan de sauvegarde de l’Arlequin, organise les réunions publiques, contribue à la cohérence des interventions à l’échelle de l’agglomération en mettant en place les outils opérationnels et d’informations à destination des autres directions et partenaires.
Au sein du pôle administratif de la direction du Foncier et de l’Habitat, il s’agit d’apporter une assistance à la conduite de projet auprès du Directeur (60%)
L’assistance à la conduite de projet auprès du Directeur vise à :
- Coordonner les outils de pilotage dans la conduite des projets de la direction
- Sécuriser la production et le fonctionnement de la DFH et participer à l’articulation de l’action de la direction avec le cabinet, les autres directions, les communes et le Vice-Président
- Assister le directeur dans le pilotage, la coordination et l’organisation de l’activité de la DFH
- Être pilote d’action au bénéfice de la Direction au sein du groupe d’assistante
Missions / conditions d'exercice
Assistance auprès des 2 missions et du Directeur
Traitement de l’information
• Saisir, présenter, mettre en forme et éditer des documents (note, compte – rendu, courrier…).
• Gérer l’accueil téléphonique et physique : réceptionner les appels, orienter, noter et transmettre les messages.
• Gérer les agendas : prendre les rdv, informer sur la disponibilité et la présence des agents et du management.
• Enregistrer les courriers et effectuer le suivi des parapheurs.
• Assister aux réunions internes et externes, établir les relevés de décision ou comptes rendus
Organisation, coordination et suivi
• Organiser les réunions pour les 2 missions
• Gérer les déplacements : réservation, ordre de mission, état des frais de déplacement.
• Effectuer le suivi des ressources internes pour l’ensemble de la direction: commande de papier, toner, alerte si dysfonctionnement matériel, centralisation des demandes de distribution des fournitures, gestion des revues et abonnements, d’une base documentaire interne et lien avec le service documentation, mise en œuvre de la BDD contacts, accueil nouveaux arrivants, dysfonctionnements matériels et locaux
• Appliquer des procédures et produire des outils de suivi pour les missions
• Classer et archiver (courrier, note, dossier, …).
Assistance auprès du Directeur dans la conduite de projets
Coordonner les outils de pilotage dans la conduite des projets de la direction
En lien avec les chef-fes de service et de mission et en appui au directeur :
• Contribution au suivi de la méthodologie des projets :
- Elaboration et mise à jour des outils de suivi et de reporting (planning par projet, tableaux de bord, notes internes) pour permettre la tenue des délais ;
- Appui à la coordination des équipes projets (rédaction de notes, relevés de décisions, montage de réunions, rdv afférant à des échéances complexes)
• Coordonner et partager l’information liée à la conduite des projets de la direction
- Suivre l’avancement des projets, collecter et partager l’information avec les acteurs et partenaires des projets,
- Assurer l’interface entre services internes et externes, partenaires, mandataires et prestataires des projets ainsi que les élus concernés et les communes concernées ;
• Suivre les encours et les échéances liées à l’activité et la conduite des projets de la direction
- Coordination d’acteurs, suivi de la production, tenue de planning et suivi du chemin critique, rendus des prestataires, …
Sécuriser la production et le fonctionnement de la DFH et participer à l’articulation de l’action de la direction avec le cabinet, les autres directions, les communes et le Vice-Président
• Garantir et assurer la fiabilité des éléments transmis dans les instances politiques et les suites à donner :
- Suivre le retroplanning et alerter sur les tâches à entreprendre par la direction dans le cadre de la préparation des séances, signalement des délais impartis
- Suivre la production, la validation des éléments nécessaires au traitement des dossiers de la direction dans les instances politiques en lien avec le directeur, les chefs de services, les assistantes, la Direction Générale et le Cabinet
- Préparer les séquences de travail,
- Anticipation et organisation des points hebdomadaires avec les 2 Vices Présidents et la Conseillère déléguée
- Assurer la constitution des dossiers préparatoires pour les élus concernés, avec les éléments nécessaires à chaque réunion et évènement.
• Préparer le visa des délibérations, des arrêtés, des décisions de la direction ainsi que les décisions du Président en l’absence des instructeurs ou des assistantes
• Proposer et conduire des actions de communication et veiller à la bonne diffusion d’informations
• Participer à l’accueil, au départ, aux congés des agents de la DFH
Assister le directeur dans le pilotage, la coordination et l’organisation de l’activité de la DFH
En transversalité et en appui direct au directeur :
• Monter et tenir les tableaux de bords d’activité de la direction
• Tenir la synthèse hebdomadaire des échéances de la DFH tant interne qu’externe
• Assurer une vigilance constante sur la fluidité de l’agenda du directeur
• Préparer les éléments quotidiens du directeur, rédiger les comptes rendus et s’assurer des suites à donner
• Participer en lien avec les commune et le cabinet à la tenue de l’agenda des 2 Vice-Présidents et à la Conseillère déléguée
• Organiser les réunions régulières avec les différents pôles de la métropole
• Coordonner la production administrative de la direction avec les assistantes administratives de la direction
• S’assurer de la suite à donner des différentes conclusions des réunions
• Coordination de la production de note entre différents pôles de directions lors des instances politiques en lien notamment avec la chargée de mission du DGS
• Participer à la coordination de la direction avec les partenaires de son action (49 communes, Agence d’Urbanisme, bailleurs sociaux, SEM et SPL, Etat (Préfecture, DDT, DREAL), EPSCOT, …)
• Assurer la constitution des dossiers préparatoires quotidiens pour le directeur, avec les éléments nécessaires à chaque réunion et évènement ainsi que les éléments pratiques liés aux éventuels déplacements en lien avec les service support.
• Organiser et suivre les prises de congés garantissant une continuité optimale de la Direction
Être pilote d’action au bénéfice de la Direction au sein du groupe d’assistante
• Être force de proposition en matière de coordination entre assistantes
• Participer activement à la dématérialisation des courriers, notes, délibérations, …
• Être force de proposition pour les moments de convivialité de la Direction
• Proposer des revues d’agenda efficiente entre les différents services
• Créer une base de données contact et sa mise à jour régulière mutualisée à l’échelle minimale de la Direction
Lieu de travail : 47 Avenue Marie Reynoard, 38100 GRENOBLE
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Logiciels métier : 1/ Coriolis 2/ Oxyad, 3) GIMA (base de données sur les sites des aires d’accueil)
Traitement de l’information
• Saisir, présenter, mettre en forme et éditer des documents (note, compte – rendu, courrier…).
• Gérer l’accueil téléphonique et physique : réceptionner les appels, orienter, noter et transmettre les messages.
• Gérer les agendas : prendre les rdv, informer sur la disponibilité et la présence des agents et du management.
• Enregistrer les courriers et effectuer le suivi des parapheurs.
• Assister aux réunions internes et externes, établir les relevés de décision ou comptes rendus
Organisation, coordination et suivi
• Organiser les réunions pour les 2 missions
• Gérer les déplacements : réservation, ordre de mission, état des frais de déplacement.
• Effectuer le suivi des ressources internes pour l’ensemble de la direction: commande de papier, toner, alerte si dysfonctionnement matériel, centralisation des demandes de distribution des fournitures, gestion des revues et abonnements, d’une base documentaire interne et lien avec le service documentation, mise en œuvre de la BDD contacts, accueil nouveaux arrivants, dysfonctionnements matériels et locaux
• Appliquer des procédures et produire des outils de suivi pour les missions
• Classer et archiver (courrier, note, dossier, …).
Assistance auprès du Directeur dans la conduite de projets
Coordonner les outils de pilotage dans la conduite des projets de la direction
En lien avec les chef-fes de service et de mission et en appui au directeur :
• Contribution au suivi de la méthodologie des projets :
- Elaboration et mise à jour des outils de suivi et de reporting (planning par projet, tableaux de bord, notes internes) pour permettre la tenue des délais ;
- Appui à la coordination des équipes projets (rédaction de notes, relevés de décisions, montage de réunions, rdv afférant à des échéances complexes)
• Coordonner et partager l’information liée à la conduite des projets de la direction
- Suivre l’avancement des projets, collecter et partager l’information avec les acteurs et partenaires des projets,
- Assurer l’interface entre services internes et externes, partenaires, mandataires et prestataires des projets ainsi que les élus concernés et les communes concernées ;
• Suivre les encours et les échéances liées à l’activité et la conduite des projets de la direction
- Coordination d’acteurs, suivi de la production, tenue de planning et suivi du chemin critique, rendus des prestataires, …
Sécuriser la production et le fonctionnement de la DFH et participer à l’articulation de l’action de la direction avec le cabinet, les autres directions, les communes et le Vice-Président
• Garantir et assurer la fiabilité des éléments transmis dans les instances politiques et les suites à donner :
- Suivre le retroplanning et alerter sur les tâches à entreprendre par la direction dans le cadre de la préparation des séances, signalement des délais impartis
- Suivre la production, la validation des éléments nécessaires au traitement des dossiers de la direction dans les instances politiques en lien avec le directeur, les chefs de services, les assistantes, la Direction Générale et le Cabinet
- Préparer les séquences de travail,
- Anticipation et organisation des points hebdomadaires avec les 2 Vices Présidents et la Conseillère déléguée
- Assurer la constitution des dossiers préparatoires pour les élus concernés, avec les éléments nécessaires à chaque réunion et évènement.
• Préparer le visa des délibérations, des arrêtés, des décisions de la direction ainsi que les décisions du Président en l’absence des instructeurs ou des assistantes
• Proposer et conduire des actions de communication et veiller à la bonne diffusion d’informations
• Participer à l’accueil, au départ, aux congés des agents de la DFH
Assister le directeur dans le pilotage, la coordination et l’organisation de l’activité de la DFH
En transversalité et en appui direct au directeur :
• Monter et tenir les tableaux de bords d’activité de la direction
• Tenir la synthèse hebdomadaire des échéances de la DFH tant interne qu’externe
• Assurer une vigilance constante sur la fluidité de l’agenda du directeur
• Préparer les éléments quotidiens du directeur, rédiger les comptes rendus et s’assurer des suites à donner
• Participer en lien avec les commune et le cabinet à la tenue de l’agenda des 2 Vice-Présidents et à la Conseillère déléguée
• Organiser les réunions régulières avec les différents pôles de la métropole
• Coordonner la production administrative de la direction avec les assistantes administratives de la direction
• S’assurer de la suite à donner des différentes conclusions des réunions
• Coordination de la production de note entre différents pôles de directions lors des instances politiques en lien notamment avec la chargée de mission du DGS
• Participer à la coordination de la direction avec les partenaires de son action (49 communes, Agence d’Urbanisme, bailleurs sociaux, SEM et SPL, Etat (Préfecture, DDT, DREAL), EPSCOT, …)
• Assurer la constitution des dossiers préparatoires quotidiens pour le directeur, avec les éléments nécessaires à chaque réunion et évènement ainsi que les éléments pratiques liés aux éventuels déplacements en lien avec les service support.
• Organiser et suivre les prises de congés garantissant une continuité optimale de la Direction
Être pilote d’action au bénéfice de la Direction au sein du groupe d’assistante
• Être force de proposition en matière de coordination entre assistantes
• Participer activement à la dématérialisation des courriers, notes, délibérations, …
• Être force de proposition pour les moments de convivialité de la Direction
• Proposer des revues d’agenda efficiente entre les différents services
• Créer une base de données contact et sa mise à jour régulière mutualisée à l’échelle minimale de la Direction
Lieu de travail : 47 Avenue Marie Reynoard, 38100 GRENOBLE
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Logiciels métier : 1/ Coriolis 2/ Oxyad, 3) GIMA (base de données sur les sites des aires d’accueil)
Profils recherchés
Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Bac administratif
Expérience souhaitée : Expérience confirmée sur des postes similaires notamment en assistance de Direction
CONNAISSANCES
Maîtrise de l’outil informatique (suite open office, Word, Excel, logiciel courrier et délibération).
Connaître les techniques de classement et d’archivage y compris numérique
Bonne maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
SAVOIR FAIRE
Rigueur et responsabilité dans la saisie de données chiffrées et dans la relecture des documents produits
Identifier les priorités de travail en fonction des enjeux du calendrier
Organiser des réunions (avec l’ensemble des aspects pratiques)
Évaluer et analyser les dossiers
Capacité à assurer un reporting régulier
Maitrise du montage des dossiers administratifs
Expérience dans l’appui à la conduite suivi et développement de projets
Rédiger des courriers et des comptes rendus en respectant la forme adéquate
Conduite de projets : montage de réunions, élaboration et suivi des tableaux de bords, délai, qualité
Articulation, sécurisation des dossiers complexes
Traiter et diffuser l’information
SAVOIR ETRE
Capacité d’écoute et de reformulation pour expliquer et faire comprendre des normes, règles et procédures aux agents
Confidentialité, discrétion
Disponibilité, réactivité
Qualité relationnelle, sens de la communication, aptitudes à travailler en équipe
Adaptabilité et autonomie dans la recherche de solutions
Grande rigueur, sens de l’organisation
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Bac administratif
Expérience souhaitée : Expérience confirmée sur des postes similaires notamment en assistance de Direction
CONNAISSANCES
Maîtrise de l’outil informatique (suite open office, Word, Excel, logiciel courrier et délibération).
Connaître les techniques de classement et d’archivage y compris numérique
Bonne maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
SAVOIR FAIRE
Rigueur et responsabilité dans la saisie de données chiffrées et dans la relecture des documents produits
Identifier les priorités de travail en fonction des enjeux du calendrier
Organiser des réunions (avec l’ensemble des aspects pratiques)
Évaluer et analyser les dossiers
Capacité à assurer un reporting régulier
Maitrise du montage des dossiers administratifs
Expérience dans l’appui à la conduite suivi et développement de projets
Rédiger des courriers et des comptes rendus en respectant la forme adéquate
Conduite de projets : montage de réunions, élaboration et suivi des tableaux de bords, délai, qualité
Articulation, sécurisation des dossiers complexes
Traiter et diffuser l’information
SAVOIR ETRE
Capacité d’écoute et de reformulation pour expliquer et faire comprendre des normes, règles et procédures aux agents
Confidentialité, discrétion
Disponibilité, réactivité
Qualité relationnelle, sens de la communication, aptitudes à travailler en équipe
Adaptabilité et autonomie dans la recherche de solutions
Grande rigueur, sens de l’organisation
Contact
Contact
0476595959
Lien de candidature
Informations complémentaires
Temps de travail: 9 choix de cycle de travail avec possibilité de travailler sur 5 jours ou 4,5 jours + 25 jours de congés annuels + RTT (jusqu'à 25 jours selon le cycle) + horaires variables
Avantages sociaux :
-Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an),
-Participation mutuelle et prévoyance,
-Titres restaurant (10€ unitaire dont 60% prise en charge par l'employeur),
-Comité des œuvres sociales,
-CESU (jusqu'à 400€)
-Activités sportives proposées sur le temps de travail
Avantages sociaux :
-Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an),
-Participation mutuelle et prévoyance,
-Titres restaurant (10€ unitaire dont 60% prise en charge par l'employeur),
-Comité des œuvres sociales,
-CESU (jusqu'à 400€)
-Activités sportives proposées sur le temps de travail
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.