Sous l'autorité du(de la) responsable de service Associations Ressources et Moyens, l'agent(e) assure la gestion administrative et financière des dossiers du secteur vie associative. Il(elle) apporte son expertise et un soutien technique au responsable de service et garantit l'avancement des dossiers et des projets du secteur.
Chargé(e) des relations aux associations, il(elle) contribue particulièrement à dynamiser le tissu associatif martinérois, assure la gestion et le suivi des différents accompagnements possibles de la ville aux associations sur le territoire. Il (elle) participe à la gestion et au suivi de la base de données recensant les associations (logiciel GMA).

Fonctions
Gestion administrative générale du service
Mise en place, suivi de projets/dossiers spécifiques : interface et promotion de la vie associative

Activités du poste
Gestion administrative générale du(de la) secteur
Préparer, élaborer, rédiger et suivre des :
- actes administratifs ( arrêtés, conventions, délibérations …)
- courriers, compte rendus, procès verbaux, bilans, notes, procédures, dossiers (dossiers d'usagers, dossiers en lien avec des financeurs...)
Mettre en place des tableaux de bord et de suivi d'activités
Assurer une veille réglementaire dans son domaine
Élaborer et mettre à jour des documents de communication

Mise en place, suivi de projets/dossiers spécifiques : interface et promotion de la vie associative
Soutien à la vie des associations de la ville : renseignements, conseils (généraux et juridiques, aide à la création) sur toute question relative à leur environnement en lien avec la commune.
Développement des relations partenariales entre les associations et la Ville
Suivi d'actions développées dans le cadre de la dynamique associative mise en place (convention d'engagements réciproques Ville/Associations, les rendez-vous des assos, le comité de suivi de la CER).
Création et gestion d’un fichier renseigné (statut, activités, composition) et mise en place d’un annuaire associatif en ligne.
Animation du lieu ressources associatif : le coin des assos
Promotion des associations : rédaction d’articles, diffusion et établissement de divers bilans, guides de la vie associative, site internet...
Mise en œuvre et organisation d'événements en direction de la vie associative (forum des associations, nocturne….)
Organisation, gestion, suivi et contrôle des moyens matériels mis à disposition des associations : locaux, matériels…. assurances et foncier…. dans un souci de valorisation des aides directes et indirectes de la ville en direction des associations en lien avec les différents services.

Gestion de l’éxécution budgétaire du secteur

Participation à la vie du(de la) service
Participer aux réunions d'équipe, commissions, CA… à l’activité des autres secteurs du service : aide à la promotion et à l’organisation des manifestations afin de faire bénéficier ces secteurs des relations et des connaissances du secteur associatif.
Effectuer une polyvalence si nécessaire
Contribuer à l’accueil des stagiaires

Administration du progiciel métier du secteur en transversalité au sein du service
Paramétrer, former, soutenir, coordonner des utilisateurs, établir et garantir des procédures
Suivre et mettre à jour un espace/site internet

Connaissances
Environnement territorial FPT cat B - Environnement territorial de la collectivité
Missions et activités des partenaires extérieurs associés - Dispositifs particuliers du secteur d'intervention : fonctionnement des associations (CA, AG ….)
Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenaires : vie associative locale
Vocabulaire professionnel du service
Droits et obligations des usagers - Caractéristiques des publics
Gestion des situations de stress et de régulation des tensions
Communication écrite : bonne connaissance - Techniques rédactionnelles et orthographiques : bonne connaissance
Communication orale : bonne connaissance
Comptabilité publique, budget : notions de base
Commande publique : notions de base

Savoir faire
Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique - Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme....
Utiliser des logiciels et des progiciels “métiers” (GMA/Opus concerto/Civil finance) - Utiliser des sites « ressources »
Utiliser les techniques d'expression écrite : collecter, synthétiser, rédiger des informations, notes
Appliquer les procédures de rédaction des actes administratifs
Appliquer et faire appliquer les procédures des services internes (RH, Finances) et partenaires externes (Trésor Public…)
Appliquer les règles de la comptabilité publique 
Appliquer les techniques de communication orale (écoute, reformulation, gestion des conflits...)
Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
Appliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail (gestes et postures, ...)

Qualités
Capacités d'analyse, de réflexion et force de propositions - Capacité à raisonner dans la globalité
Rigueur
Qualités relationnelles / capacité à comprendre l'autre et à convaincre
Adaptabilité
Polyvalence
Sens du travail en équipe et en transversalité : communiquer et travailler avec les autres services et partenaires locaux
Sens de l'organisation – capacité à identifier les urgences
Autonomie
Curiosité professionnelle