Ce poste est affecté à la cellule communication dont les missions sont :

- La production de la communication à destination du grand public et la communication institutionnelle
- La gestion des partenariats, relations presse et relations extérieures

Composition de la cellule : 3 agents (3 ETP)
Nom / fonction de la supérieure hiérarchique directe : Barbara MARTIN - directrice générale adjointe ressources


Sous l’autorité hiérarchique de la directrice générale adjointe ressources, l’assistant.e administratif et financier de la cellule communication a comme mission, auprès des deux autres personnes composant l’équipe, de :

1. Contribuer à la fiabilisation du suivi de l’activité de la cellule (marchés, conventions, partenariats…), assurer le lien avec les prestataires et surveiller la maîtrise financière des dépenses.
2. Préparer et réaliser le suivi administratif et logistique des réunions, des conférences de presse...
3. Gérer les demandes de partenariats et les affichages sur les supports dont le SMMAG est propriétaire.
4. Mettre à jour le site Internet du SMMAG.
5. Participer à la communication interne du syndicat.

2- FINALITES DU POSTE
Sous l’autorité hiérarchique de la directrice générale adjointe ressources, l’assistant.e administratif et financier de la cellule communication a comme mission, auprès des deux autres personnes composant l’équipe, de :

1. Contribuer à la fiabilisation du suivi de l’activité de la cellule (marchés, conventions, partenariats…), assurer le lien avec les prestataires et surveiller la maîtrise financière des dépenses.
2. Préparer et réaliser le suivi administratif et logistique des réunions, des conférences de presse...
3. Gérer les demandes de partenariats et les affichages sur les supports dont le SMMAG est propriétaire.
4. Mettre à jour le site Internet du SMMAG.
5. Participer à la communication interne du syndicat.


3- ACTIVITES ET TACHES, INTITULE ET DESCRIPTION
Activité 1 : Assurer le suivi administratif et financier liés aux activités de la cellule communication
- Gestion et suivi des commandes en lien avec le Service Administratif et Financier (SAF) et les différents prestataires du SMMAG.
- Suivis des budgets communication et partenariats en lien avec les responsables.
- Suivi administratif et financier du marché de communication et de reprographie.
- Garantir l’exécution sécurisée des contrats, conventions, dispositifs contractuels dans le respect des délais règlementaires de paiement, en dépenses et en recettes.
- Réaliser certaines commandes avec prospection et analyse de devis, rédaction de lettres de consultation, suivi d’exécution de la commande (transmission du bon de commande, réception, facturation).
- Suivi des demandes de décisions modificatives du budget.

Activité 2 : Préparer et réaliser le suivi administratif et logistique des réunions, des conférences de presse...
- Réalisation de la planification administrative et logistique des échanges, réunions, groupes de travail avec les opérateurs de mobilité du territoire, conférences de presse (envoi des invitations, logistique de l’organisation, suivi des participants…).
- Production de reporting et envoi de compte-rendus.
- Participation aux différents projet de communication et animation selon les besoins de la cellule.
- Tenue des stands d’animation ou de communication de manière ponctuelle.
- Préparation de certaines instances (comités syndicaux…).

Activité 3 : Gérer les demandes de partenariats et les affichages sur les supports dont le SMMAG est propriétaire
- Instruction des demandes de partenariat reçues par la cellule communication.
- Gestion de l’attribution équitable des lots des partenaires sous contrat (partenaires sportifs et autres).
- Suivi des affichages sur les supports du SMMAG (cadres 60x80, écrans embarqués, 2m² numériques, coverings tramway, colonnes Morris) en garantissant le respect des quotas et la planification.

Activité 4 : Site Internet du SMMAG.
- Mise à jour du site web du SMMAG, sous l’autorité et validation de la responsable des Relations Extérieures en collaboration avec les services et la direction.
- Garantir la publication des documents réglementaires sur le site Internet
Activité 5 : Participer à la communication interne du syndicat.
- Participation au groupe de travail de communication interne.
- Récolte d’actualités auprès des services et de la direction.
- Rédactions de contenus.
- Diffusion aux agents…

Lieu de travail : locaux du SMMAG, 10 rue Hébert à Grenoble
Temps et horaires de travail : règlement SMMAG
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Equipements : Ordinateur portable, bureau partagé, vélos et véhicules de service, autopartage,…
Logiciels métier : 1/ Suite bureautique

CONNAISSANCES
Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
Territoire de la région grenobloise et l’offre de service de mobilité

SAVOIR FAIRE
Maîtrise des outils informatiques classiques (Outlook, Word, …)
Maîtrise des outils informatiques liés à la planification (Excel…)
Reporting adapté
Analyse, synthèse, qualité rédactionnelle et orale

SAVOIR ETRE
Rigueur, organisation
Qualités relationnelles
Aptitude à prendre des initiatives et à rendre compte
Autonomie

Statut : Cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : niveau BAC ou BEP communication, métiers de la relation aux clients et aux usagers ou spécialisation administrative ou comptable
Expérience souhaitée : expérience sur des postes similaires d’assistanat administratif.