Assistant de gestion administrative F/H
Offre n° O038240425000787
Publiée le 25/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Entre ville, montagne et campagne, le territoire de Grenoble-Alpes Métropole rassemble 450 000 habitants et 49 communes aux profils diversifiés. Les indicateurs d'aménagement durable la situe dans le peloton de tête des métropoles françaises car son urbanisation compacte lui permet de limiter les déplacements motorisés et de préserver son environnement. L offre et les conditions de logement la rende accueillante ; la dynamique économique s appuie sur une grande diversité de l'emploi qui garde un fort secteur productif et de grandes capacités d'innovation. Son rayonnement national et international repose sur le triptyque université-recherche-entreprises. Grenoble-Alpes Métropole effectue son service public grâce à 1800 agents
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Grenoble cedex 01
Poste à pourvoir le
15/06/2024
Date limite de candidature
23/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
- Assurer les fonctions d’assistante administrative du secteur
- Garantir les réponses aux demandes adressées au secteur
- Contribuer aux politiques publiques du secteur
- Garantir les réponses aux demandes adressées au secteur
- Contribuer aux politiques publiques du secteur
Missions / conditions d'exercice
Activité 1 : activités RH
- Suivi et saisie des effectifs en lien avec les chefs d’équipe (congés, éléments de paye, ticket restaurant, renforts, transmission de tableau aux entreprises d’intérim et d’insertion, …)
- Premier niveau de réponse RH pour les agents et mise en relation avec le référent RH
- Accueil administratif des nouveaux arrivants
- Gestion des congés sous INCOVAR pour ceux qui n’ont pas d’ordinateur
- Gestion des dossiers d’évaluation (mise en signature, diffusion, retour RH)
- Suivi des demandes de formation et lien avec le service formation
- Suivi des dossiers des agents (aptitude, habilitations, permis, CACES, …)
- Rédaction des courriers RH du secteur
- Suivi du tableau d’astreinte du secteur
Activité 2 : participation au document unique et la démarche qualité
- Participer à la démarche qualité dont la gestion documentaire, mise à jour de l’organigramme ou édition d’indicateurs.
- Contribuer à la mise à jour du document unique,
- Rechercher des fiches produit,
- Transmettre les alertes
Activité 3 : activité support pour le secteur
- Participer à certaines actions / suivi des plan d’actions.
- Contribuer au pilotage du tableau des travaux intermédiaires
- Rédaction et diffusion de compte-rendu
- Diffusion courrier dont les navettes intérim, insertion et parapheurs
- Gestion des fournitures (commande et inventaire)
- Relation et contact avec les services supports (bâtiment, informatique, …)
- Commande des bacs en lien avec l’agent de site chargé de la livraison
- Gestion de l’agenda de la directrice ou du directeur et des responsables de groupement
- Relaie des informations sur les travaux
- Référent divers (bâtiment, RH, …)
Activité 4 : retour aux usagers (y compris élus communaux)
- Garantir les délais de réponse avec mise en place d’outils de suivi
- Rédaction et mise en forme des réponses à partir des éléments fournis par les agents
- Ecriture et diffusion de l’info travaux voirie
- Ecriture et diffusion des informations sur la collecte
- Traitement du courrier (y compris mail et logiciel type GRC)
- Réponse téléphonique
- Instruction de demandes d’évènements notamment élaboration de devis pour des bacs.
Activité 5 : relation aux communes
- Suivi des fiches de liaison aux communes
- Préparation et organisations des réunions communales, y compris docs préparatoires et indicateurs
- Gestion des demandes d’arrêtés
- Suivi de l’activité et bilan annuel / Fiche communale
Activité 6 : activités comptables
- Suivi du budget du secteur
- Gestion des fiches navettes en lien avec le SAF
- Relance pour obtenir les factures
Activité 7 : communication interne
- Mise à jour de l’affichage dont les écrans dynamiques
- Diffusion d’informations de GAM
Lieu de travail : 3 jours par semaine au secteur Collecte (CTE Eybens) 2 jours par semaine au secteur voirie (Rondeau)
Temps et horaires de travail : 37h30 (pointage)
Télétravail : pas de télétravail
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Equipements : bureautique et véhicules en pool
Logiciels métier : 1/ GRU 2/ GRC 3/ INCOVAR
- Suivi et saisie des effectifs en lien avec les chefs d’équipe (congés, éléments de paye, ticket restaurant, renforts, transmission de tableau aux entreprises d’intérim et d’insertion, …)
- Premier niveau de réponse RH pour les agents et mise en relation avec le référent RH
- Accueil administratif des nouveaux arrivants
- Gestion des congés sous INCOVAR pour ceux qui n’ont pas d’ordinateur
- Gestion des dossiers d’évaluation (mise en signature, diffusion, retour RH)
- Suivi des demandes de formation et lien avec le service formation
- Suivi des dossiers des agents (aptitude, habilitations, permis, CACES, …)
- Rédaction des courriers RH du secteur
- Suivi du tableau d’astreinte du secteur
Activité 2 : participation au document unique et la démarche qualité
- Participer à la démarche qualité dont la gestion documentaire, mise à jour de l’organigramme ou édition d’indicateurs.
- Contribuer à la mise à jour du document unique,
- Rechercher des fiches produit,
- Transmettre les alertes
Activité 3 : activité support pour le secteur
- Participer à certaines actions / suivi des plan d’actions.
- Contribuer au pilotage du tableau des travaux intermédiaires
- Rédaction et diffusion de compte-rendu
- Diffusion courrier dont les navettes intérim, insertion et parapheurs
- Gestion des fournitures (commande et inventaire)
- Relation et contact avec les services supports (bâtiment, informatique, …)
- Commande des bacs en lien avec l’agent de site chargé de la livraison
- Gestion de l’agenda de la directrice ou du directeur et des responsables de groupement
- Relaie des informations sur les travaux
- Référent divers (bâtiment, RH, …)
Activité 4 : retour aux usagers (y compris élus communaux)
- Garantir les délais de réponse avec mise en place d’outils de suivi
- Rédaction et mise en forme des réponses à partir des éléments fournis par les agents
- Ecriture et diffusion de l’info travaux voirie
- Ecriture et diffusion des informations sur la collecte
- Traitement du courrier (y compris mail et logiciel type GRC)
- Réponse téléphonique
- Instruction de demandes d’évènements notamment élaboration de devis pour des bacs.
Activité 5 : relation aux communes
- Suivi des fiches de liaison aux communes
- Préparation et organisations des réunions communales, y compris docs préparatoires et indicateurs
- Gestion des demandes d’arrêtés
- Suivi de l’activité et bilan annuel / Fiche communale
Activité 6 : activités comptables
- Suivi du budget du secteur
- Gestion des fiches navettes en lien avec le SAF
- Relance pour obtenir les factures
Activité 7 : communication interne
- Mise à jour de l’affichage dont les écrans dynamiques
- Diffusion d’informations de GAM
Lieu de travail : 3 jours par semaine au secteur Collecte (CTE Eybens) 2 jours par semaine au secteur voirie (Rondeau)
Temps et horaires de travail : 37h30 (pointage)
Télétravail : pas de télétravail
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Equipements : bureautique et véhicules en pool
Logiciels métier : 1/ GRU 2/ GRC 3/ INCOVAR
Profils recherchés
Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : secrétariat de direction, assistante administrative
Expérience souhaitée : poste similaire
CONNAISSANCES
Statuts de la Fonction Publique / Du contexte, des valeurs et de l’environnement territorial de la collectivité
Technique de secrétariat et procédures administratives
Logiciels bureautiques (traitement de texte et tableur)
Règle d’orthographe, de grammaire et de syntaxe
Politique métropolitaine en matière de voirie, de déplacement et d’accessibilité
Politique métropolitaine en matière de déchet
Valorisation des déchets, environnement et biodiversité
SAVOIR FAIRE
Capacité rédactionnelle
Maitrise de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe
Gestion administrative et financière
Capacité de rédaction et de synthèse
Maitrise des outils informatiques
Communication avec des tiers - Diffuser une information claire, concise et adaptée – partager et faire circuler l’information
Capacité à organiser son travail et ses dossiers – savoir planifier et prioriser ses tâches
SAVOIR ÊTRE
Rigueur, sens de l’organisation
Disponibilité, réactivité et autonomie
Polyvalence
Sens du service public
Sens du travail en équipe, qualités relationnelles et humaines
Savoir rende compte de son activité et alerter sa hiérarchie
Discrétion et confidentialité
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : secrétariat de direction, assistante administrative
Expérience souhaitée : poste similaire
CONNAISSANCES
Statuts de la Fonction Publique / Du contexte, des valeurs et de l’environnement territorial de la collectivité
Technique de secrétariat et procédures administratives
Logiciels bureautiques (traitement de texte et tableur)
Règle d’orthographe, de grammaire et de syntaxe
Politique métropolitaine en matière de voirie, de déplacement et d’accessibilité
Politique métropolitaine en matière de déchet
Valorisation des déchets, environnement et biodiversité
SAVOIR FAIRE
Capacité rédactionnelle
Maitrise de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe
Gestion administrative et financière
Capacité de rédaction et de synthèse
Maitrise des outils informatiques
Communication avec des tiers - Diffuser une information claire, concise et adaptée – partager et faire circuler l’information
Capacité à organiser son travail et ses dossiers – savoir planifier et prioriser ses tâches
SAVOIR ÊTRE
Rigueur, sens de l’organisation
Disponibilité, réactivité et autonomie
Polyvalence
Sens du service public
Sens du travail en équipe, qualités relationnelles et humaines
Savoir rende compte de son activité et alerter sa hiérarchie
Discrétion et confidentialité
Contact
Contact
0476595959
Lien de candidature
Informations complémentaires
Temps de travail: 9 choix de cycle de travail avec possibilité de travailler sur 5 jours ou 4,5 jours + 25 jours de congés annuels + RTT (jusqu'à 25 jours selon le cycle) + horaires variables
Avantages sociaux :
-Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an),
-Participation mutuelle et prévoyance,
-Titres restaurant (10€ unitaire dont 60% prise en charge par l'employeur),
-Comité des œuvres sociales,
-CESU (jusqu'à 400€)
-Activités sportives proposées sur le temps de travail
Avantages sociaux :
-Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an),
-Participation mutuelle et prévoyance,
-Titres restaurant (10€ unitaire dont 60% prise en charge par l'employeur),
-Comité des œuvres sociales,
-CESU (jusqu'à 400€)
-Activités sportives proposées sur le temps de travail
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.