Agent d'état civil
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Offre n° O038240531001729
Publiée le 31/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville, Vienne (Isère)
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
01/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
MISSION GENERALE :
• Tenir les registres d’état civil
• Gérer les livrets de famille
• Gérer les demandes d’actes d’état civil
• Assurer l’accueil du service
• Tenir les registres d’état civil
• Gérer les livrets de famille
• Gérer les demandes d’actes d’état civil
• Assurer l’accueil du service
Missions / conditions d'exercice
Tenue des registres d’Etat-civil :
• Rédaction des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissance parentale, changement de prénom/nom, déclaration de choix de nom etc.
• Vigilance sur les reconnaissances frauduleuses
• Envoi d’avis de mentions marginales
• Mise à jour des actes par inscription de mentions marginales
• Déplacement hebdomadaire à la maternité
• Préparation de la cérémonie de mariage
Gestion des PACS :
• Réception des déclarants, enregistrement des déclarations
• Modification et dissolution de PACS
• Envoi d’avis de mention marginale
• Classement des pièces annexes
• Archivage
Gestion des livrets de famille :
• Délivrance de nouveaux livrets et duplicatas
• Mise à jour des livrets
Gestion des demandes d’actes d’état-civil :
• Traitement du courrier, des fax, des demandes internet (HubEE)
Accueil du service :
• Accueil physique et téléphonique
• Délivrance d’actes d’Etat-civil
• Renseignement sur les procédures d’Etat-civil
• Recensement citoyen
• Actes divers : légalisations de signature, copies conforme, certificats de vie, attestations etc.
• Traitement du courrier
Communication :
• Transmission d’informations à l’INSEE, la PMI, les services internes, le bureau du service national
Assister les élus lors des cérémonies de mariage et de baptêmes républicains
ACTIVITÉS ET TACHES OCCASIONNELLES :
• Assister les élus lors des cérémonies de mariage et de baptêmes républicains
• Utilisation de Comedec : traitement des demandes quotidiennes
En l’absence des collègues référents :
• Réception des demandes d’inscription sur liste électorale
Tenue des registres :
• Rédaction des actes d'adoptions plénières
• Classement des pièces annexes
• Ouverture et clôture des registres et des tables annuelles et décennales
• Archivage ou versement au service civil du parquet
Instruction des dossiers de changement de prénom et de rectifications administratives
• Participation à l’instruction
• Rédaction des actes, apposition des mentions
• Envoi d’avis de mentions
• Classement des pièces annexes
Gestion des baptêmes républicains
• Réception des dossiers
• Préparation du certificat et de la cérémonie
SPECIFICITES DU POSTE :
• Travail en bureau et guichet d’accueil
• Accueil physique et téléphonique des usagers et gestion de l’affluence
• Déplacement à la maternité en véhicule de service, une fois par semaine
• Travail le samedi après-midi selon planning pour les mariages
CONDITIONS MATERIELLES :
• Lieu de travail : Hôtel de Ville
• Temps de travail / horaires : 37h00 sur 4.5 jours – Travail le samedi-après midi (mariages) selon planning.
• Rémunération : statutaire – RIFSEEP – NBI Accueil (pour les titulaires) – Prime de Fin d’Année si les conditions d’attribution sont remplies
• Statut : Titulaire ou à défaut contractuel titulaire ou à défaut contractuel (emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux agents contractuels au titre de l’Art. L332-14 disposition 2 du code général de la fonction publique)
• Avantages sociaux :
o RTT
o Titres restaurant
o Participation à la mutuelle prévoyance
o Compte Epargne Temps
o Adhésion gratuite au Comité des Œuvres Sociales
o Participation employeur abonnements transports en commun
o Local à vélos et vélos électriques à disposition pour les déplacements professionnels
• Rédaction des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissance parentale, changement de prénom/nom, déclaration de choix de nom etc.
• Vigilance sur les reconnaissances frauduleuses
• Envoi d’avis de mentions marginales
• Mise à jour des actes par inscription de mentions marginales
• Déplacement hebdomadaire à la maternité
• Préparation de la cérémonie de mariage
Gestion des PACS :
• Réception des déclarants, enregistrement des déclarations
• Modification et dissolution de PACS
• Envoi d’avis de mention marginale
• Classement des pièces annexes
• Archivage
Gestion des livrets de famille :
• Délivrance de nouveaux livrets et duplicatas
• Mise à jour des livrets
Gestion des demandes d’actes d’état-civil :
• Traitement du courrier, des fax, des demandes internet (HubEE)
Accueil du service :
• Accueil physique et téléphonique
• Délivrance d’actes d’Etat-civil
• Renseignement sur les procédures d’Etat-civil
• Recensement citoyen
• Actes divers : légalisations de signature, copies conforme, certificats de vie, attestations etc.
• Traitement du courrier
Communication :
• Transmission d’informations à l’INSEE, la PMI, les services internes, le bureau du service national
Assister les élus lors des cérémonies de mariage et de baptêmes républicains
ACTIVITÉS ET TACHES OCCASIONNELLES :
• Assister les élus lors des cérémonies de mariage et de baptêmes républicains
• Utilisation de Comedec : traitement des demandes quotidiennes
En l’absence des collègues référents :
• Réception des demandes d’inscription sur liste électorale
Tenue des registres :
• Rédaction des actes d'adoptions plénières
• Classement des pièces annexes
• Ouverture et clôture des registres et des tables annuelles et décennales
• Archivage ou versement au service civil du parquet
Instruction des dossiers de changement de prénom et de rectifications administratives
• Participation à l’instruction
• Rédaction des actes, apposition des mentions
• Envoi d’avis de mentions
• Classement des pièces annexes
Gestion des baptêmes républicains
• Réception des dossiers
• Préparation du certificat et de la cérémonie
SPECIFICITES DU POSTE :
• Travail en bureau et guichet d’accueil
• Accueil physique et téléphonique des usagers et gestion de l’affluence
• Déplacement à la maternité en véhicule de service, une fois par semaine
• Travail le samedi après-midi selon planning pour les mariages
CONDITIONS MATERIELLES :
• Lieu de travail : Hôtel de Ville
• Temps de travail / horaires : 37h00 sur 4.5 jours – Travail le samedi-après midi (mariages) selon planning.
• Rémunération : statutaire – RIFSEEP – NBI Accueil (pour les titulaires) – Prime de Fin d’Année si les conditions d’attribution sont remplies
• Statut : Titulaire ou à défaut contractuel titulaire ou à défaut contractuel (emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux agents contractuels au titre de l’Art. L332-14 disposition 2 du code général de la fonction publique)
• Avantages sociaux :
o RTT
o Titres restaurant
o Participation à la mutuelle prévoyance
o Compte Epargne Temps
o Adhésion gratuite au Comité des Œuvres Sociales
o Participation employeur abonnements transports en commun
o Local à vélos et vélos électriques à disposition pour les déplacements professionnels
Profils recherchés
Savoirs et savoir-faire
• Règles générales relatives à l’état civil, à la nationalité, à l’autorité parentale
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel)
• Maîtrise du logiciel d’état civil
• Maîtrise du logiciel de recensement citoyen
• Capacités d’organisation et de gestion des priorités
• Capacité à gérer des conflits
• Capacité à assimiler les évolutions réglementaires en état civil
Savoir être
• Discrétion, devoir de confidentialité
• Courtoisie, politesse
• Sens du service public
• Diplomatie et pédagogie avec les usagers
• Esprit d’équipe
• Rigueur, autonomie, polyvalence
• Règles générales relatives à l’état civil, à la nationalité, à l’autorité parentale
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel)
• Maîtrise du logiciel d’état civil
• Maîtrise du logiciel de recensement citoyen
• Capacités d’organisation et de gestion des priorités
• Capacité à gérer des conflits
• Capacité à assimiler les évolutions réglementaires en état civil
Savoir être
• Discrétion, devoir de confidentialité
• Courtoisie, politesse
• Sens du service public
• Diplomatie et pédagogie avec les usagers
• Esprit d’équipe
• Rigueur, autonomie, polyvalence
Contact et modalités de candidature
Contact
0474783094
Informations complémentaires
Merci d'adresser vos candidatures sur la boîte mail dédiée: recrutement@mairie-vienne.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.