Un(e) responsable du secrétariat général, des assemblés et des affaires générales
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038240805000742
Publiée le 05/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
21, place d'armes, Saint-Marcellin (Isère)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
04/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Située à mi-chemin entre Grenoble et Valence, la commune de St Marcellin (Isère), 7 700 habitants, est la ville principale du pays du Sud Grésivaudan, territoire en fort développement. Bourg-centre, elle contribue au dynamisme et au rayonnement de son territoire. Elle assume également, par ses équipements, ses commerces et ses entreprises de nombreuses fonctions de centralité.
Sous l'impulsion d'une nouvelle équipe politique et en lien avec le Directeur Général des Services, la Ville a engagé une réorganisation des services pour valoriser et mettre les fonctions ressources au cœur de l'organisation. Dans le cadre d'une mutation, la collectivité recrute :A temps complet
Cadre d'emplois des Attachés territoriaux
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous assurez l'organisation et le fonctionnement du service affaires générales, du secrétariat et des assemblées délibérantes. A ce titre, vous encadrez deux agents au service secrétariat général et assemblées et cinq agents au service affaires générales.
Des missions thématiques pourront vous être confiées par la Directrice Générale des Services.
Sous l'impulsion d'une nouvelle équipe politique et en lien avec le Directeur Général des Services, la Ville a engagé une réorganisation des services pour valoriser et mettre les fonctions ressources au cœur de l'organisation. Dans le cadre d'une mutation, la collectivité recrute :A temps complet
Cadre d'emplois des Attachés territoriaux
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous assurez l'organisation et le fonctionnement du service affaires générales, du secrétariat et des assemblées délibérantes. A ce titre, vous encadrez deux agents au service secrétariat général et assemblées et cinq agents au service affaires générales.
Des missions thématiques pourront vous être confiées par la Directrice Générale des Services.
Missions / conditions d'exercice
SECRETARIAT - Pour le Maire et les adjoints
Vous êtes responsable de la gestion de l'agenda du Maire et de ses adjoints en collaboration avec la DGS, en veillant à la priorisation et à l'optimisation du temps : organisation et préparation des rendez-vous, réunions et présences à divers événements. Vous prenez également en charge le protocole, incluant la diffusion des invitations provenant du Maire (vœux à la population, cérémonies, inaugurations), ainsi que la gestion des présences et des traiteurs.
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique pour le Maire et les adjoints. Vous évaluez l'urgence des informations à communiquer. Vous organisez et suivez les rendez-vous et les réclamations (gestion des urgences, organisation des réponses, rédaction de courriers et de mails, suivi des requêtes).
Vous rédigez les discours du Maire et de ses adjoints et gérez la permanence de la majorité.
SECRETARIAT - Pour la Direction Générale
Vous examinez et révisez minutieusement les documents soumis à signature. Vous assistez aux instances décisionnelles de la collectivité et en assurez les comptes rendus (CODIR, CODIR élargi, etc.). Vous rédigez et vérifiez la conformité juridique des actes administratifs de la collectivité, tout en assurant la coordination avec les cabinets de conseil.
ASSEMBLEES:
En coordination avec les élus et le comité de direction (CODIR), vous assurez l'organisation et la gestion des conseils municipaux et des instances associées pour en garantir le bon déroulement.
En collaboration avec la direction générale, vous élaborez le calendrier des assemblées et les rétroplannings pour les différentes directions. Vous sécurisez l'organisation et la gestion des assemblées délibérantes, y compris l'envoi des convocations, des ordres du jour, des délibérations et des notices explicatives, tout en contrôlant les délibérations produites par les services. À ce titre, vous veillez à l'anticipation et à la régularité des commissions. Vous suivez également les délégations et les représentations en coordination avec la direction générale.
Vous assurez le contrôle de la transmission des actes au contrôle de légalité, la tenue des registres des délibérations et arrêtés, l'affichage légal, ainsi que la publication des actes, notamment sur le site Internet. Vous formulez des alertes et des propositions concernant les actes nécessitant une analyse approfondie en réponse aux interpellations des élus ou de la direction générale.
AFFAIRES GENERALES:
Vous pilotez l'activité du service et favorisez la transversalité entre les différents services municipaux. Vous mettez en oeuvre les actions décidées par l'équipe municipale et en assurez le suivi. Vous participez activement à l'organisation de ce service aux compétences variées (état civil, élections, funéraire, titres d'identité, recensement, mariages, PACS, et accueil général).
Vous êtes responsable de la gestion de l'agenda du Maire et de ses adjoints en collaboration avec la DGS, en veillant à la priorisation et à l'optimisation du temps : organisation et préparation des rendez-vous, réunions et présences à divers événements. Vous prenez également en charge le protocole, incluant la diffusion des invitations provenant du Maire (vœux à la population, cérémonies, inaugurations), ainsi que la gestion des présences et des traiteurs.
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique pour le Maire et les adjoints. Vous évaluez l'urgence des informations à communiquer. Vous organisez et suivez les rendez-vous et les réclamations (gestion des urgences, organisation des réponses, rédaction de courriers et de mails, suivi des requêtes).
Vous rédigez les discours du Maire et de ses adjoints et gérez la permanence de la majorité.
SECRETARIAT - Pour la Direction Générale
Vous examinez et révisez minutieusement les documents soumis à signature. Vous assistez aux instances décisionnelles de la collectivité et en assurez les comptes rendus (CODIR, CODIR élargi, etc.). Vous rédigez et vérifiez la conformité juridique des actes administratifs de la collectivité, tout en assurant la coordination avec les cabinets de conseil.
ASSEMBLEES:
En coordination avec les élus et le comité de direction (CODIR), vous assurez l'organisation et la gestion des conseils municipaux et des instances associées pour en garantir le bon déroulement.
En collaboration avec la direction générale, vous élaborez le calendrier des assemblées et les rétroplannings pour les différentes directions. Vous sécurisez l'organisation et la gestion des assemblées délibérantes, y compris l'envoi des convocations, des ordres du jour, des délibérations et des notices explicatives, tout en contrôlant les délibérations produites par les services. À ce titre, vous veillez à l'anticipation et à la régularité des commissions. Vous suivez également les délégations et les représentations en coordination avec la direction générale.
Vous assurez le contrôle de la transmission des actes au contrôle de légalité, la tenue des registres des délibérations et arrêtés, l'affichage légal, ainsi que la publication des actes, notamment sur le site Internet. Vous formulez des alertes et des propositions concernant les actes nécessitant une analyse approfondie en réponse aux interpellations des élus ou de la direction générale.
AFFAIRES GENERALES:
Vous pilotez l'activité du service et favorisez la transversalité entre les différents services municipaux. Vous mettez en oeuvre les actions décidées par l'équipe municipale et en assurez le suivi. Vous participez activement à l'organisation de ce service aux compétences variées (état civil, élections, funéraire, titres d'identité, recensement, mariages, PACS, et accueil général).
Profils recherchés
PROFIL
- Connaissance de l'environnement territorial, du fonctionnement des assemblées des collectivités territoriales et du cadre juridique,
- Connaissances en droit public général, droit de la commande publique et capacité d'analyse juridique,
- Maîtrise des règles liées aux actes administratifs,
- Connaissance des risques en cas de non-respect des procédures,
- Méthodologie du mode projet,
- Management intermédiaire,
- Capacité à gérer les pics d'activité liés à la vie institutionnelle de la collectivité (conseil municipal, réunions internes...),
- Travail en transversalité,
- Capacité d'adaptation aux contraintes structurelles et temporelles,
- Gestion des conflits,
- Méthode et rigueur,
- Sens des responsabilités, conscience professionnelle,
- Réactivité et capacité à travailler dans l'urgence,
- Sens de l'organisation,
- Bon relationnel pour coordonner, informer et rendre compte,
- Qualité d'écoute et de conseil,
- Discrétion.
- Connaissance de l'environnement territorial, du fonctionnement des assemblées des collectivités territoriales et du cadre juridique,
- Connaissances en droit public général, droit de la commande publique et capacité d'analyse juridique,
- Maîtrise des règles liées aux actes administratifs,
- Connaissance des risques en cas de non-respect des procédures,
- Méthodologie du mode projet,
- Management intermédiaire,
- Capacité à gérer les pics d'activité liés à la vie institutionnelle de la collectivité (conseil municipal, réunions internes...),
- Travail en transversalité,
- Capacité d'adaptation aux contraintes structurelles et temporelles,
- Gestion des conflits,
- Méthode et rigueur,
- Sens des responsabilités, conscience professionnelle,
- Réactivité et capacité à travailler dans l'urgence,
- Sens de l'organisation,
- Bon relationnel pour coordonner, informer et rendre compte,
- Qualité d'écoute et de conseil,
- Discrétion.
Contact et modalités de candidature
Contact
Contact : Sandrine BULIARD, Directrice Générale des services 06.32.79.87.22
Informations complémentaires
Rémunération : indiciaire + NBI + RIFSEEP attractif + CIA variable en fonction de l'évaluation jusqu'à 1 596euro; - Participation complémentaire santé + titres restaurant + COS 38 - Télétravail possible
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE ST-MARCELLIN
>21, place d'armes
38160 St-marcellin
>21, place d'armes
38160 St-marcellin
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.