Secrétaire
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038240819000376
Publiée le 19/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
47 avenue Marcelin Berthelot, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
19/09/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps non complet,
18h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville, en lien étroit avec l'ensemble des partenaires de l'action sociale.
Le Pôle Inclusion Financière (PIF) met en oeuvre une offre de service fondée sur une expertise autour des problématiques budgétaires et énergétiques et intervient donc en matière :
* De traitement des problématiques financières et d'accompagnement au surendettement
* De lutte contre la précarité énergétique.
Il touche un public hétérogène qui rencontre des difficultés chroniques ou passagères, ayant besoin d'informations, de conseils et de soutien.
Les membres de l'équipe portent une attention particulière à la qualité de leur accompagnement et au développement du pouvoir d'agir. Ils partagent une réflexion sur leur pratique professionnelle pour la faire évoluer au fil du temps et ainsi répondre au mieux aux besoins des personnes accueillies. Ce service est également soucieux de la qualité de vie au travail de ses collaborateurs en mettant en place un management de proximité.
Ce service est composé actuellement d'une équipe dynamique de 10 personnes dont 6 conseillères en économie sociale et familiale, une chargée de mission et d'accompagnement, une secrétaire, une coordinatrice d'action sociale et une cheffe de service.
Le PIF est à la recherche d'un.e secrétaire pour renforcer la gestion administrative du service en complément d'une secrétaire de service à temps plein.
Pour information, le service changera de logiciel métier début 2025.
Le Pôle Inclusion Financière (PIF) met en oeuvre une offre de service fondée sur une expertise autour des problématiques budgétaires et énergétiques et intervient donc en matière :
* De traitement des problématiques financières et d'accompagnement au surendettement
* De lutte contre la précarité énergétique.
Il touche un public hétérogène qui rencontre des difficultés chroniques ou passagères, ayant besoin d'informations, de conseils et de soutien.
Les membres de l'équipe portent une attention particulière à la qualité de leur accompagnement et au développement du pouvoir d'agir. Ils partagent une réflexion sur leur pratique professionnelle pour la faire évoluer au fil du temps et ainsi répondre au mieux aux besoins des personnes accueillies. Ce service est également soucieux de la qualité de vie au travail de ses collaborateurs en mettant en place un management de proximité.
Ce service est composé actuellement d'une équipe dynamique de 10 personnes dont 6 conseillères en économie sociale et familiale, une chargée de mission et d'accompagnement, une secrétaire, une coordinatrice d'action sociale et une cheffe de service.
Le PIF est à la recherche d'un.e secrétaire pour renforcer la gestion administrative du service en complément d'une secrétaire de service à temps plein.
Pour information, le service changera de logiciel métier début 2025.
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité de la cheffe de service du Pôle Inclusion Financière et en collaboration étroite avec l'ensemble de l'équipe, vous serez principalement chargé.e de :
* Garantir un accueil de qualité aux usagers et aux partenaires
* Assurer le bon fonctionnement administratif du Pôle Inclusion Financière
* Apporter un soutien permanent aux membres de l'équipe en termes d'organisation, de planification, de communication et de suivi des dossiers afin d'optimiser la gestion de l'activité
1) Accueil téléphonique
* Assurer l'accueil téléphonique du service : transfert d'appel, prise de messages, transmission d'information et qualification de la demande des usagers
* Planifier des rendez-vous ( prise, annulation, report de rendez-vous)
* Rappeler leurs rendez-vous aux personnes nouvellement suivies
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Analyser et évaluer les demandes pour une orientation vers le dispositif ou l'action adapté en fonction de la situation de la personne
2) Traitement de l'information
* Recueillir, enregistrer, trier, diffuser et envoyer du courrier et des mails selon les procédures définies
* Rédiger et mettre en forme des courriers, compte-rendus de réunion et bilans d'activités selon la charte graphique du CCAS
* Actualiser et diffuser toutes les procédures administratives du service en vigueur en lien avec la responsable
* Communiquer et collaborer avec les partenaires : accueil des Maisons Des Habitants, Centre Communal Camille Claudel, service des aides sociales facultatives du CCAS et autres
3) Gestion administrative de l'activité
* Créer les dossiers administratifs des usagers (informatique et papier)
* Assurer l'archivage, le rangement et la destruction des dossiers en papier
* Organiser des réunions partenariales (mails d'invitation, réservation de salle ...)
* Mettre à jour les plannings relatifs à l'organisation du service
4) Gestion informatique
* Créer, actualiser et valoriser tout type de documents (logiciel : libre office)
* Concevoir des outils de suivi et de gestion ainsi que des tableaux de bord
* Extraire des données des différents outils informatiques afin de réaliser des statistiques
* Collaborer au projet informatique du service (changement de l'application métier) : mettre à jour les données de l'application, assurer les tests informatiques et la mise en production de nouveaux paramètres en lien avec le prestataire informatique.
5) Participation à la vie du service et du CCAS
* Participation aux réunions d'équipe hebdomadaires
* Participer aux groupes de travail entre pairs sur des thématiques spécifiques
* Représenter le CCAS auprès des partenaires : réunions de bilans, forums, etc
* Garantir un accueil de qualité aux usagers et aux partenaires
* Assurer le bon fonctionnement administratif du Pôle Inclusion Financière
* Apporter un soutien permanent aux membres de l'équipe en termes d'organisation, de planification, de communication et de suivi des dossiers afin d'optimiser la gestion de l'activité
1) Accueil téléphonique
* Assurer l'accueil téléphonique du service : transfert d'appel, prise de messages, transmission d'information et qualification de la demande des usagers
* Planifier des rendez-vous ( prise, annulation, report de rendez-vous)
* Rappeler leurs rendez-vous aux personnes nouvellement suivies
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Analyser et évaluer les demandes pour une orientation vers le dispositif ou l'action adapté en fonction de la situation de la personne
2) Traitement de l'information
* Recueillir, enregistrer, trier, diffuser et envoyer du courrier et des mails selon les procédures définies
* Rédiger et mettre en forme des courriers, compte-rendus de réunion et bilans d'activités selon la charte graphique du CCAS
* Actualiser et diffuser toutes les procédures administratives du service en vigueur en lien avec la responsable
* Communiquer et collaborer avec les partenaires : accueil des Maisons Des Habitants, Centre Communal Camille Claudel, service des aides sociales facultatives du CCAS et autres
3) Gestion administrative de l'activité
* Créer les dossiers administratifs des usagers (informatique et papier)
* Assurer l'archivage, le rangement et la destruction des dossiers en papier
* Organiser des réunions partenariales (mails d'invitation, réservation de salle ...)
* Mettre à jour les plannings relatifs à l'organisation du service
4) Gestion informatique
* Créer, actualiser et valoriser tout type de documents (logiciel : libre office)
* Concevoir des outils de suivi et de gestion ainsi que des tableaux de bord
* Extraire des données des différents outils informatiques afin de réaliser des statistiques
* Collaborer au projet informatique du service (changement de l'application métier) : mettre à jour les données de l'application, assurer les tests informatiques et la mise en production de nouveaux paramètres en lien avec le prestataire informatique.
5) Participation à la vie du service et du CCAS
* Participation aux réunions d'équipe hebdomadaires
* Participer aux groupes de travail entre pairs sur des thématiques spécifiques
* Représenter le CCAS auprès des partenaires : réunions de bilans, forums, etc
Profils recherchés
- Maîtrise des outils informatiques (libre office)
- Rigueur organisationnelle
- Capacité à structurer et à organiser son travail en fonction des priorités, en situation d'urgence et en autonomie
- Capacité à travailler en binôme et en équipe
- Sens des relations humaines, appétence pour le travail social
- Sens de la diplomatie et de l'écoute
- Très grande discrétion (gestion d'informations confidentielles)
- Rigueur organisationnelle
- Capacité à structurer et à organiser son travail en fonction des priorités, en situation d'urgence et en autonomie
- Capacité à travailler en binôme et en équipe
- Sens des relations humaines, appétence pour le travail social
- Sens de la diplomatie et de l'écoute
- Très grande discrétion (gestion d'informations confidentielles)
Contact et modalités de candidature
Contact
0480701441
Informations complémentaires
- Poste basé à la Maison des Habitants Prémol 7 rue Henri Duhamel à Grenoble
- Horaires sur la base de 18h par semaine avec une présence quotidienne souhaitée de préférence l'après-midi
- Bureau partagé avec la secrétaire du service
- Accompagnement dans la prise de poste et formation interne
- Participation au transport, à la mutuelle, 13 ème mois et accès à une restauration collective
Conditions requises pour postuler :
* Bac pro Gestion-Administration ou BTS Assistant de gestion souhaité
Pour les agents du CCAS et de la Ville de Grenoble, une immersion au sein du service sera possible avant de candidater.
Pour toute information relative à ce poste, nous vous remercions de vous adresser à
Madame Aurélie NEVEU, responsable du Pôle Inclusion Financière,
au 04.76.69.46.26 ou 07 87 44 16 62 ou par mail à aurelie.neveu@ccas-grenoble.fr ou jusqu'au 16 août à Céline Faure, directrice déléguée accueil, accès aux droits et accompagnement au 06.37.03.59.34
- Horaires sur la base de 18h par semaine avec une présence quotidienne souhaitée de préférence l'après-midi
- Bureau partagé avec la secrétaire du service
- Accompagnement dans la prise de poste et formation interne
- Participation au transport, à la mutuelle, 13 ème mois et accès à une restauration collective
Conditions requises pour postuler :
* Bac pro Gestion-Administration ou BTS Assistant de gestion souhaité
Pour les agents du CCAS et de la Ville de Grenoble, une immersion au sein du service sera possible avant de candidater.
Pour toute information relative à ce poste, nous vous remercions de vous adresser à
Madame Aurélie NEVEU, responsable du Pôle Inclusion Financière,
au 04.76.69.46.26 ou 07 87 44 16 62 ou par mail à aurelie.neveu@ccas-grenoble.fr ou jusqu'au 16 août à Céline Faure, directrice déléguée accueil, accès aux droits et accompagnement au 06.37.03.59.34
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.