Dans ce cadre, vos activités seront :


Assurer le secrétariat de la direction :
 Assurer la gestion du courrier de la Direction (réception du courrier et affectation, suivi des parapheurs mis à la signature et retour, envoi des courriers du/de la directeur(trice))
 Planifier et organiser les réunions de la direction et des pôles (dont CCSPL, Cafés Doc, commissions ...) préparer et diffuser les dossiers aux participants, demander les budgets afférents
 Assurer la prise de notes et rédiger les comptes-rendus de réunions
 Ponctuellement, rédiger ou mettre en forme des courriers ou documents produits par le/la directeur(trice) ou les chefs de pôle
 Ponctuellement, assurer la prise de messages téléphoniques dans le cadre de la continuité du service
Être un appui administratif au suivi et à la coordination de l’activité des pôles :
 Etablir et mettre à jour des tableaux de bord pour le suivi d’activités de la direction (suivi des dossiers signalés, planning des congés, Journées d’Aménagement du Temps de Travail, suivi de l’archivage des dossiers...)
 Être le correspondant Intranet de la direction (centralisation des contenus)
 Coordonner les plans de classement des 3 services (structuration du tronc commun)
 Centraliser et suivre les projets de délibérations de la direction (circuit de validation, respect des délais)
 Assurer le suivi et la centralisation des conventions de mutualisation et le suivi des facturations
 Centraliser, suivre les délais et répondre aux sollicitations diverses

Assurer la gestion de la Vie institutionnelle :
 Etablir et mettre à jour des listes de diffusion externes (élus, communes)
 Assurer la tenue du calendrier des commissions et réunions diverses communautaires
 Procéder à l’alimentation du site c@pinet élus hors bureaux et conseils (commissions ...)
 Assurer le suivi et la mise à jour des représentants élus dans les organismes, assurer la rédaction des délibérations afférentes, informer les organismes et services
 Rédiger et diffuser des courriels d’information à destination des élus
 Assurer le suivi de l’affichage réglementaire : affichage d’actes (hors instances communautaires), mise à jour du tableau d’affichage, rédaction et diffusion des certificats d’affichage
 Elaborer les registres de délibérations et arrêtés et assurer le suivi de leur reliure auprès du prestataire
 Centraliser et mettre à disposition des élus et des services des documents (statuts de la CAPI, délégations, réunions des syndicats mixtes etc.)
 Assurer la suppléance de l’agent en charge des Assemblées (convocation à une séance, décisions et arrêtés)
 Ponctuellement, participer aux séances du conseil ou bureau communautaire