Chef(fe) de service état civil démarches citoyennes
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038241018000953
Publiée le 18/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La commune de Saint-Martin-d'Hères est la 2ème ville du département de l'Isère (38 500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 50007, Saint-Martin-d'Hères (Isère)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
18/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions
Sous l'autorité du(de la) Directeur(trice) des affaires Juridiques et Citoyennes, le(la) chef(fe) de service conduit le service, assiste et conseille la Direction sur toutes les activités des secteurs qui composent le service.
Fonctions :
Le(la) chef(fe) de service état civil et démarches citoyennes pilote une équipe de 23 agents qui exercent les missions suivantes :
- accueil central de la ville
- courrier interne
- affaires générales (titres d’identité, attestation d’accueil, élections…)
- état civil (établissement et délivrance des actes de naissances, mariages et décès, enregistrement et dissolution des PACS, changement de noms et prénoms, rectification d’état civil, gestion administrative de l’ensemble des formalités afférentes dans le respect de la législation en vigueur ….)
- cimetière
Il (elle) s’assure de la bonne application de l’ensemble de la législation applicable au service, organise l’activité et accompagne le changement auprès des équipes. Il est force de proposition auprès de sa hiérarchie pour faire évoluer les pratiques, mieux prendre en compte les besoins des usagers et leur évolutions tout en considérant les contraintes internes et externes.
Sous l'autorité du(de la) Directeur(trice) des affaires Juridiques et Citoyennes, le(la) chef(fe) de service conduit le service, assiste et conseille la Direction sur toutes les activités des secteurs qui composent le service.
Fonctions :
Le(la) chef(fe) de service état civil et démarches citoyennes pilote une équipe de 23 agents qui exercent les missions suivantes :
- accueil central de la ville
- courrier interne
- affaires générales (titres d’identité, attestation d’accueil, élections…)
- état civil (établissement et délivrance des actes de naissances, mariages et décès, enregistrement et dissolution des PACS, changement de noms et prénoms, rectification d’état civil, gestion administrative de l’ensemble des formalités afférentes dans le respect de la législation en vigueur ….)
- cimetière
Il (elle) s’assure de la bonne application de l’ensemble de la législation applicable au service, organise l’activité et accompagne le changement auprès des équipes. Il est force de proposition auprès de sa hiérarchie pour faire évoluer les pratiques, mieux prendre en compte les besoins des usagers et leur évolutions tout en considérant les contraintes internes et externes.
Missions / conditions d'exercice
Pilotage des activités des différents secteurs (45 %)
Assurer et vérifier la légalité des actes
Piloter l’instruction des demandes et réponses, de la mise en place et du suivi des procédures du service
Gérer les relations avec le Procureur de la République et ses services
Garantir l’obtention d’une réponse claire et complète par les usagers dans un délai raisonnable
Préparer, organiser les élections politiques
Gérer le budget (recettes, dépenses, prospective)
Élaborer des statistiques et le bilan d’activités
Anticiper les évolutions des activités du service et proposer les mesures adaptées
Suivre les évolutions des dispositions législatives et réglementaires concernant le droit de la famille, le droit international privé, le droit électoral, le droit de la nationalité et la législation funéraire
Exercer l’ensemble des missions d’officier d’état civil
Soutien, force de proposition auprès du(de la) Directeur(trice) sur des propectives et enjeux organisationnels en matière d’État civil
Prospecter, chiffrer, programmer, planifier, mettre en œuvre les orientions définies, l'organisation du service en fonction des objectifs et des priorités
Participer à des réunions décisionnelles sur les projets
Contrôler, réceptionner, apprécier la conformité et la qualité des travaux
Donner un avis technique
Piloter, planifier, rendre compte des interventions
Exercer une veille juridique et sectorielle
Management d'un service/pilotage d’un projet de service/conduite du changement (45 %)
Définir le projet de service en lien avec le ( la) Directeur(trice)
Piloter un diagnostic, conduire et mobiliser une équipe sur un projet de service - Accompagner les changements
Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service
Piloter, suivre et contrôler les activités des encadrants de proximité, des personnels administratifs
Mettre en place et harmoniser les méthodes et procédures de travail entre les équipes
Évaluer les contributions individuelles et collectives - Analyser les besoins d’évolution en compétences
Animer des réunions de service - Organiser la diffusion de l’information au sein des équipes
Définir les besoins de recrutement et participer aux procédures de recrutement
Contrôler l’application des règles HSST dans les situations de travail - Mettre en place des mesures conservatoires de protection en lien avec le Document Unique
Contrôler l’application des consignes de sécurité en direction des usagers, mettre en œuvre des mesures préventives et correctives
Organiser la participation du service aux manifestations exceptionnelles l'incluant
Accueillir, veiller à la qualité de l’accueil des stagiaires
Participation à l’activité générale du service (10%)
Assurer une veille réglementaire : analyser, actualiser des réglementations, encadrer mettre en application les procédures de gestion des activités du service
Gérer le matériel du service : programmer les achats, procéder au renouvellement et contrôle du matériel
Administrer les progiciels métiers et la téléphonie (démarcher les fournisseurs, former les agents, réaliser l’interface utilisateurs/prestataires)
Accueil, information et renseignements du public sur tous les domaines du service
Participation aux réunions de Direction, commissions…
Assurer et vérifier la légalité des actes
Piloter l’instruction des demandes et réponses, de la mise en place et du suivi des procédures du service
Gérer les relations avec le Procureur de la République et ses services
Garantir l’obtention d’une réponse claire et complète par les usagers dans un délai raisonnable
Préparer, organiser les élections politiques
Gérer le budget (recettes, dépenses, prospective)
Élaborer des statistiques et le bilan d’activités
Anticiper les évolutions des activités du service et proposer les mesures adaptées
Suivre les évolutions des dispositions législatives et réglementaires concernant le droit de la famille, le droit international privé, le droit électoral, le droit de la nationalité et la législation funéraire
Exercer l’ensemble des missions d’officier d’état civil
Soutien, force de proposition auprès du(de la) Directeur(trice) sur des propectives et enjeux organisationnels en matière d’État civil
Prospecter, chiffrer, programmer, planifier, mettre en œuvre les orientions définies, l'organisation du service en fonction des objectifs et des priorités
Participer à des réunions décisionnelles sur les projets
Contrôler, réceptionner, apprécier la conformité et la qualité des travaux
Donner un avis technique
Piloter, planifier, rendre compte des interventions
Exercer une veille juridique et sectorielle
Management d'un service/pilotage d’un projet de service/conduite du changement (45 %)
Définir le projet de service en lien avec le ( la) Directeur(trice)
Piloter un diagnostic, conduire et mobiliser une équipe sur un projet de service - Accompagner les changements
Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service
Piloter, suivre et contrôler les activités des encadrants de proximité, des personnels administratifs
Mettre en place et harmoniser les méthodes et procédures de travail entre les équipes
Évaluer les contributions individuelles et collectives - Analyser les besoins d’évolution en compétences
Animer des réunions de service - Organiser la diffusion de l’information au sein des équipes
Définir les besoins de recrutement et participer aux procédures de recrutement
Contrôler l’application des règles HSST dans les situations de travail - Mettre en place des mesures conservatoires de protection en lien avec le Document Unique
Contrôler l’application des consignes de sécurité en direction des usagers, mettre en œuvre des mesures préventives et correctives
Organiser la participation du service aux manifestations exceptionnelles l'incluant
Accueillir, veiller à la qualité de l’accueil des stagiaires
Participation à l’activité générale du service (10%)
Assurer une veille réglementaire : analyser, actualiser des réglementations, encadrer mettre en application les procédures de gestion des activités du service
Gérer le matériel du service : programmer les achats, procéder au renouvellement et contrôle du matériel
Administrer les progiciels métiers et la téléphonie (démarcher les fournisseurs, former les agents, réaliser l’interface utilisateurs/prestataires)
Accueil, information et renseignements du public sur tous les domaines du service
Participation aux réunions de Direction, commissions…
Profils recherchés
Connaissances
• Connaissance approfondie des règles applicables à l’état civil, au funéraire et aux élections (droit et pratique)
• Environnement territorial FPT cat A, statut FPT - Environnement territorial de la collectivité
• Dispositifs particuliers du secteur d'intervention :
• Missions et activités des partenaires extérieurs associés
• Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenaires
• Vocabulaire professionnel du service
• Droits et obligations des usagers - Caractéristiques des publics
• Gestion des situations de stress et de régulation des tensions
• Communication écrite : bonne connaissance - Techniques rédactionnelles et orthographiques : bonne connaissance
• Communication orale : bonne connaissance
• Code civil, code électoral, code de nationalité, droit international privé, Code Général des Collectivités Territoriales , Code de l'Entrée et du Séjour des Étrangers et du Droit d'Asile
Qualités
• Pédagogie et diplomatie : capacité à donner du sens, expliciter et faire appliquer des formalités et procédures complexes
• Capacité à piloter des équipes
• Rigueur et méthode
• Discrétion professionnelle
• Sens de la communication avec différents interlocuteurs : institutions, usagers...
• Capacité à gérer des conflits - Conserver la maîtrise des situations et des réactions en toutes circonstances
• Appétence pour l’informatique - Adaptabilité aux évolutions technologiques
• Capacité à travailler dans l’urgence
• Capacité à être polycompétent(e)
• Capacité à transmettre et former des agents
Savoir faire :
• Appliquer et faire appliquer de façon appropriée la réglementation (code civil, code électoral, code de la nationalité) pour apprécier la conformité des pièces fournies et des documents délivrés.
• Bonne aisance informatique et capacité à monter en compétence rapidement sur de nombreux logiciels métiers (Cityweb, Ciril Elections, Gcime…)
• Appliquer et faire appliquer les procédures de rédaction des actes administratifs
• Appliquer et faire appliquer les procédures des services internes (RH) et partenaires externes (Préfectures…)
• Appliquer les méthodes et techniques du management
• Appliquer les techniques d’entretien et d'évaluation des agents
• Appliquer, faire appliquer les techniques de communication orale (écoute, reformulation, gestion des conflits...)
• Appliquer faire appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
Conditions
Conditions d’exercice particulières
• Organisation du travail dans le cadre du règlement général du temps de travail
• Contraintes horaires : réunions en soirée avec des partenaires, permanences mariages, élections
• Pics d'activité : printemps et vacances scolaires en général ou liés à l’activité électorale
• Organisation des congés permettant la continuité du service public
• Tenue et postures adaptées à l’accueil du public
• Travail dans un environnement bruyant : Open space
Conditions d'accès / Aptitudes / Spécificités
• Relever du cadre d’emploi des attachés – recrutement uniquement de titulaires (seuls habilités à recevoir les délégations de signature spécifiques à l’état civil)
• Expérience avérée de plusieurs années dans le domaine de l’état civil ou diplôme supérieur en droit privé (niveau master)
• Permis B requis (dans le cadre de l’organisation des élections)
Conditions de rémunération
• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)
• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise
• Connaissance approfondie des règles applicables à l’état civil, au funéraire et aux élections (droit et pratique)
• Environnement territorial FPT cat A, statut FPT - Environnement territorial de la collectivité
• Dispositifs particuliers du secteur d'intervention :
• Missions et activités des partenaires extérieurs associés
• Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenaires
• Vocabulaire professionnel du service
• Droits et obligations des usagers - Caractéristiques des publics
• Gestion des situations de stress et de régulation des tensions
• Communication écrite : bonne connaissance - Techniques rédactionnelles et orthographiques : bonne connaissance
• Communication orale : bonne connaissance
• Code civil, code électoral, code de nationalité, droit international privé, Code Général des Collectivités Territoriales , Code de l'Entrée et du Séjour des Étrangers et du Droit d'Asile
Qualités
• Pédagogie et diplomatie : capacité à donner du sens, expliciter et faire appliquer des formalités et procédures complexes
• Capacité à piloter des équipes
• Rigueur et méthode
• Discrétion professionnelle
• Sens de la communication avec différents interlocuteurs : institutions, usagers...
• Capacité à gérer des conflits - Conserver la maîtrise des situations et des réactions en toutes circonstances
• Appétence pour l’informatique - Adaptabilité aux évolutions technologiques
• Capacité à travailler dans l’urgence
• Capacité à être polycompétent(e)
• Capacité à transmettre et former des agents
Savoir faire :
• Appliquer et faire appliquer de façon appropriée la réglementation (code civil, code électoral, code de la nationalité) pour apprécier la conformité des pièces fournies et des documents délivrés.
• Bonne aisance informatique et capacité à monter en compétence rapidement sur de nombreux logiciels métiers (Cityweb, Ciril Elections, Gcime…)
• Appliquer et faire appliquer les procédures de rédaction des actes administratifs
• Appliquer et faire appliquer les procédures des services internes (RH) et partenaires externes (Préfectures…)
• Appliquer les méthodes et techniques du management
• Appliquer les techniques d’entretien et d'évaluation des agents
• Appliquer, faire appliquer les techniques de communication orale (écoute, reformulation, gestion des conflits...)
• Appliquer faire appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
Conditions
Conditions d’exercice particulières
• Organisation du travail dans le cadre du règlement général du temps de travail
• Contraintes horaires : réunions en soirée avec des partenaires, permanences mariages, élections
• Pics d'activité : printemps et vacances scolaires en général ou liés à l’activité électorale
• Organisation des congés permettant la continuité du service public
• Tenue et postures adaptées à l’accueil du public
• Travail dans un environnement bruyant : Open space
Conditions d'accès / Aptitudes / Spécificités
• Relever du cadre d’emploi des attachés – recrutement uniquement de titulaires (seuls habilités à recevoir les délégations de signature spécifiques à l’état civil)
• Expérience avérée de plusieurs années dans le domaine de l’état civil ou diplôme supérieur en droit privé (niveau master)
• Permis B requis (dans le cadre de l’organisation des élections)
Conditions de rémunération
• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)
• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise
Contact et modalités de candidature
Contact
0476607294
Informations complémentaires
Avantages et participations de l'employeur
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement selon plafond
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance labellisée FPT : participation selon l'indice
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous condition.
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement selon plafond
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance labellisée FPT : participation selon l'indice
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous condition.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.