UN-E ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ACCUEIL MAISON DES HABITANTS VILLAGE SUD
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038241213000871
Publiée le 13/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place des 5 fontaines BP 248, Échirolles (Isère)
Poste à pourvoir le
16/01/2025
Date limite de candidature
22/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du-de la directeur-rice de la Maison des Habitant-es Essarts-Surieux, il-elle assure l’accueil qui constitue le premier accès à la Maison des Habitant-es, en étant son pivot et sa « porte d’entrée ». L’accueil est identifié par les habitant-es comme le lieu-ressources et d'informations dans la proximité.
A ce titre, il-elle :
• assure l'interface entre les habitant-es et les professionnel-les en réalisant un accueil physique et téléphonique
• participe au projet global de la Maison Des Habitant-es
• s'attache à la gestion administrative et comptable de l'équipement, sous la responsabilité de la direction
A ce titre, il-elle :
• assure l'interface entre les habitant-es et les professionnel-les en réalisant un accueil physique et téléphonique
• participe au projet global de la Maison Des Habitant-es
• s'attache à la gestion administrative et comptable de l'équipement, sous la responsabilité de la direction
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique du public
• Accueille, informe, oriente tout public, répond aux appels téléphoniques et prend les messages
• Identifie et qualifie la demande sociale en effectuant un pré-diagnostic,
• Évalue l'urgence de la situation, oriente vers les services ou organismes compétents
• Est garant-e de la confidentialité et de la convivialité de l’espace d’accueil
• Gère les prises de rendez-vous pour les permanences (gestion électronique des agendas)
• Accompagne les usager-es dans les démarches dématérialisées (individuelles /collectives)
Gestion administrative
• Participe aux réunions d'équipe de la MDH
• Gère les inscriptions aux activités régulières, sorties, ateliers parents-enfants et animations ponctuelles
• Assure la réception, diffusion et expédition du courrier et des mails
• Rédige et met en forme tous types de documents administratifs,
• Crée et actualise des bases de données (listing divers)
• Tient des statistiques à l'accueil et renseigne les tableaux de bord
• Gère le prêt de salle pour des réunions et activités autonomes et tient des plannings des salles et des bureaux (permanences)
• Réserve le matériel pour les réunions
• Classe et ordonne les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous-toutes • Établi les états mensuels des vacataires
• Veille à la mise à jour des congés des agent-es et du planning de l'équipe.
• Réapprovisionne le stock de fournitures
• Effectue et assure le suivi des demandes d’interventions techniques sur l’équipement
Gestion financière
• Gère la régie de recettes de l’équipement (régisseur-euse titulaire ou suppléant-e)
▪ encaissement des activités et sorties, tenue du carnet à souche
▪ vérification de la caisse, tenue d'un état de compte des paiements
▪ dépôt de la caisse (avec justificatifs) au trésor public
• Gère les achats de la MDH
▪ demande de devis, établissement des bons de commande et des bons d’engagement
▪ suivi du budget de fonctionnement de l’équipement, en lien avec le-la Directeur-rice
▪ suit les factures et visas pour validation de paiement et transmission au service finances
▪ Suit les relations avec les fournisseurs et les agent-es du service finances
▪ Met à jour les outils de suivi des dépenses de la MDH
Communication
• Conçoit et diffuse les supports de communication (affiches, flyers, calendrier mensuel...) en respectant la charte graphique
• Valorise les activités et projets de la MDH (revue de presse, mise en valeur des photos...)
• Actualise l'affichage (dont délibérations) dans la MDH et réapprovisionne les livrets et flyers déposés par les partenaires à l'attention du public
• Veille à la hiérarchisation de l'information MDH /collectivité / partenaires extérieurs et à la diffusion en interne et externe
• Accueille, informe, oriente tout public, répond aux appels téléphoniques et prend les messages
• Identifie et qualifie la demande sociale en effectuant un pré-diagnostic,
• Évalue l'urgence de la situation, oriente vers les services ou organismes compétents
• Est garant-e de la confidentialité et de la convivialité de l’espace d’accueil
• Gère les prises de rendez-vous pour les permanences (gestion électronique des agendas)
• Accompagne les usager-es dans les démarches dématérialisées (individuelles /collectives)
Gestion administrative
• Participe aux réunions d'équipe de la MDH
• Gère les inscriptions aux activités régulières, sorties, ateliers parents-enfants et animations ponctuelles
• Assure la réception, diffusion et expédition du courrier et des mails
• Rédige et met en forme tous types de documents administratifs,
• Crée et actualise des bases de données (listing divers)
• Tient des statistiques à l'accueil et renseigne les tableaux de bord
• Gère le prêt de salle pour des réunions et activités autonomes et tient des plannings des salles et des bureaux (permanences)
• Réserve le matériel pour les réunions
• Classe et ordonne les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous-toutes • Établi les états mensuels des vacataires
• Veille à la mise à jour des congés des agent-es et du planning de l'équipe.
• Réapprovisionne le stock de fournitures
• Effectue et assure le suivi des demandes d’interventions techniques sur l’équipement
Gestion financière
• Gère la régie de recettes de l’équipement (régisseur-euse titulaire ou suppléant-e)
▪ encaissement des activités et sorties, tenue du carnet à souche
▪ vérification de la caisse, tenue d'un état de compte des paiements
▪ dépôt de la caisse (avec justificatifs) au trésor public
• Gère les achats de la MDH
▪ demande de devis, établissement des bons de commande et des bons d’engagement
▪ suivi du budget de fonctionnement de l’équipement, en lien avec le-la Directeur-rice
▪ suit les factures et visas pour validation de paiement et transmission au service finances
▪ Suit les relations avec les fournisseurs et les agent-es du service finances
▪ Met à jour les outils de suivi des dépenses de la MDH
Communication
• Conçoit et diffuse les supports de communication (affiches, flyers, calendrier mensuel...) en respectant la charte graphique
• Valorise les activités et projets de la MDH (revue de presse, mise en valeur des photos...)
• Actualise l'affichage (dont délibérations) dans la MDH et réapprovisionne les livrets et flyers déposés par les partenaires à l'attention du public
• Veille à la hiérarchisation de l'information MDH /collectivité / partenaires extérieurs et à la diffusion en interne et externe
Profils recherchés
• Connaître l'environnement institutionnel (fonctionnement et procédure d'une collectivité territoriale, CCAS, MDH)
• Intégrer les priorités de la MDH dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Avoir des notions d'organisation et de gestion du temps
• Maîtriser la communication orale, écrite et le vocabulaire professionnel du service
• Connaître la législation et les dispositifs d'accès aux droits
• Être attentif-ve à la confidentialité des informations recueillies à l'accueil
• Savoir gérer des situations conflictuelles et réguler des tensions (technique de régulation)
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur-rice
• Maîtriser l'outil informatique (tableur, traitement de texte, navigation internet, logiciels...) et le matériel bureautique (téléphone, photocopieur...)
• Maîtriser les techniques de secrétariat, de recherche documentaire, de classement et d’archivage
• Avoir une connaissance des procédures et instances de décisions administratives (délibération...)
• Avoir une connaissance de la comptabilité publique (règles comptables et budgétaire)
• Connaissance des nomenclatures comptables
• Discrétion professionnelle, autonomie, organisation, rigueur
• Adaptabilité vis à vis des usager-ères
• Anticipation, sens relationnel, capacité d'écoute et de dialogue
• Sens du travail en équipe, disponibilité, polyvalence, gestion de situations conflictuelles
• Intégrer les priorités de la MDH dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Avoir des notions d'organisation et de gestion du temps
• Maîtriser la communication orale, écrite et le vocabulaire professionnel du service
• Connaître la législation et les dispositifs d'accès aux droits
• Être attentif-ve à la confidentialité des informations recueillies à l'accueil
• Savoir gérer des situations conflictuelles et réguler des tensions (technique de régulation)
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur-rice
• Maîtriser l'outil informatique (tableur, traitement de texte, navigation internet, logiciels...) et le matériel bureautique (téléphone, photocopieur...)
• Maîtriser les techniques de secrétariat, de recherche documentaire, de classement et d’archivage
• Avoir une connaissance des procédures et instances de décisions administratives (délibération...)
• Avoir une connaissance de la comptabilité publique (règles comptables et budgétaire)
• Connaissance des nomenclatures comptables
• Discrétion professionnelle, autonomie, organisation, rigueur
• Adaptabilité vis à vis des usager-ères
• Anticipation, sens relationnel, capacité d'écoute et de dialogue
• Sens du travail en équipe, disponibilité, polyvalence, gestion de situations conflictuelles
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Candidater par mail : recrutement-ccas@echirolles.fr lettre de motivation et CV à adresser (sous format PDF Nom_Prénom_Intitulé du poste) à DRH, Pôle Recrutement
Adresse de l'employeur
C.C.A.S DE ECHIROLLES
>1 place des 5 fontaines BP 248
38433 ECHIROLLES CEDEX
>1 place des 5 fontaines BP 248
38433 ECHIROLLES CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.