Assistant de gestion administrative
Offre n° O038250606000508
Publiée le 06/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Nichée au cœur des montagnes, Grenoble est une ville dynamique et une terre d’engagement, réputée pour son esprit d’innovation, sa qualité de vie et son patrimoine culturel. Avec ses parcs verdoyants, son cœur de ville chaleureux et ses sommets enneigés à proximité, Grenoble offre un cadre de vie exceptionnel, propice à l'épanouissement personnel et professionnel. Que vous soyez passionné-e par les sports de montagne, l'art et la culture, ou simplement en quête d’une vie urbaine et citoyenne animée, Grenoble a tout pour vous séduire.
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
Site web de l'employeur
Lieu de travail
47 Avenue Marcelin Berthelot, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
07/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le SAF apporte une compétence administrative commune, support de l’ensemble des services et unités de la DUA.
L’assistante administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services de la DUA.
Elle suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation et ses compétences. Elle assiste un ou plusieurs agents dans l'organisation du travail de la DUA.
L’assistante administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services de la DUA.
Elle suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation et ses compétences. Elle assiste un ou plusieurs agents dans l'organisation du travail de la DUA.
Missions / conditions d'exercice
1. Missions principales
Traiter des dossiers et saisir des documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
Gérer des courriers dont ceux GED, (enregistrement, ventilation et suivi de traitement)
Saisir des documents de formes et de contenus divers,
Rechercher des informations, notamment réglementaires,
Vérifier la validité des informations traitées,
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion,
Rédiger des documents administratifs,
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires,
Enregistrer ou saisir des données informatiques,
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion,
Répondre aux notaires et aux professionnels de l’immobilier.
Gérer l'information, classer et archiver de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
Photocopier et assembler des documents : Trier, classer et archiver des documents,
Synthétiser et présenter des informations,
Rechercher et diffuser des informations,
Préparer les dossiers pour les instances,
identifier les sources de documentation,
Demander de reprographie – logiciel PRINEO –Commande d’impressions auprès du service repro,
Gérer les boites mail générique des services avec ventilation des demandes
Gérer des abonnements aux revues et quotidiens de la Direction, envois de la revue de presse interne + archivage
Classer et archiver les courriers, dossiers
Contribuer à la mise en œuvre de l’arborescence informatique,
Recoller des ODJ prévisionnel des réunions et instances de coordination dans le tableau de suivi d'activité du service.
Planifier et suivre
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous,
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions, (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Monter de réunion et/ou visio nécessitant la mise en relation de plusieurs agendas complexes
Monter des occurrences de réunion
Réserver des salles - Gére des déplacements des cadres de la DUA, des réservations de véhicule
Commander de fournitures diverses, suivre la consommation et commande anticipée des consommables
Accueil physique et téléphonique (occasionnel)
Recevoir et orienter les demandes,
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
Rechercher et diffuser des informations,
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.
2. Activités secondaires
Remplacer ponctuellement les autres assistantes de la direction
Traiter des dossiers et saisir des documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
Gérer des courriers dont ceux GED, (enregistrement, ventilation et suivi de traitement)
Saisir des documents de formes et de contenus divers,
Rechercher des informations, notamment réglementaires,
Vérifier la validité des informations traitées,
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion,
Rédiger des documents administratifs,
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires,
Enregistrer ou saisir des données informatiques,
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion,
Répondre aux notaires et aux professionnels de l’immobilier.
Gérer l'information, classer et archiver de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
Photocopier et assembler des documents : Trier, classer et archiver des documents,
Synthétiser et présenter des informations,
Rechercher et diffuser des informations,
Préparer les dossiers pour les instances,
identifier les sources de documentation,
Demander de reprographie – logiciel PRINEO –Commande d’impressions auprès du service repro,
Gérer les boites mail générique des services avec ventilation des demandes
Gérer des abonnements aux revues et quotidiens de la Direction, envois de la revue de presse interne + archivage
Classer et archiver les courriers, dossiers
Contribuer à la mise en œuvre de l’arborescence informatique,
Recoller des ODJ prévisionnel des réunions et instances de coordination dans le tableau de suivi d'activité du service.
Planifier et suivre
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous,
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions, (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Monter de réunion et/ou visio nécessitant la mise en relation de plusieurs agendas complexes
Monter des occurrences de réunion
Réserver des salles - Gére des déplacements des cadres de la DUA, des réservations de véhicule
Commander de fournitures diverses, suivre la consommation et commande anticipée des consommables
Accueil physique et téléphonique (occasionnel)
Recevoir et orienter les demandes,
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
Rechercher et diffuser des informations,
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.
2. Activités secondaires
Remplacer ponctuellement les autres assistantes de la direction
Profils recherchés
Savoir faire
Techniques de secrétariat, (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Techniques de bureautique numérique, ( maîtrise LIBRE OFFICE, PACK OFFICE...)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
Standard téléphonique, annuaire internet,
Maîtriser les règles de l'expression orale et écrite de qualité,
Maitriser les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
Techniques de montage de séminaire, conférence, projet évènementiel…
Maîtriser les principes rédactionnels du compte rendu,
Savoir être
Disponibilité
Sens relationnel
Sens du travail en équipe et partage d’informations, polyvalence de tâches.
Rigueur, sens de l’organisation, efficacité
Vigilance et goût pour la réglementation
Techniques de secrétariat, (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Techniques de bureautique numérique, ( maîtrise LIBRE OFFICE, PACK OFFICE...)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
Standard téléphonique, annuaire internet,
Maîtriser les règles de l'expression orale et écrite de qualité,
Maitriser les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
Techniques de montage de séminaire, conférence, projet évènementiel…
Maîtriser les principes rédactionnels du compte rendu,
Savoir être
Disponibilité
Sens relationnel
Sens du travail en équipe et partage d’informations, polyvalence de tâches.
Rigueur, sens de l’organisation, efficacité
Vigilance et goût pour la réglementation
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :
Temps de travail hebdomadaire :
35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos
ou 38h05 sur 5 jours, ouvrant droit à 18 jours de repos (pour les cadres et chef-e-s de service),
et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
Horaires de travail : horaires flexibles selon heures d’ouverture de la DUA et Mairie sous réserve validation hiérarchique
Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Temps de travail hebdomadaire :
35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos
ou 38h05 sur 5 jours, ouvrant droit à 18 jours de repos (pour les cadres et chef-e-s de service),
et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
Horaires de travail : horaires flexibles selon heures d’ouverture de la DUA et Mairie sous réserve validation hiérarchique
Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.