Assistant de gestion administrative (h/f)
Offre n° O038250623000406
Publiée le 23/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Entre ville, montagne et campagne, le territoire de Grenoble-Alpes Métropole rassemble 450 000 habitants et 49 communes aux profils diversifiés. Les indicateurs d'aménagement durable la situe dans le peloton de tête des métropoles françaises car son urbanisation compacte lui permet de limiter les déplacements motorisés et de préserver son environnement. L offre et les conditions de logement la rende accueillante ; la dynamique économique s appuie sur une grande diversité de l'emploi qui garde un fort secteur productif et de grandes capacités d'innovation. Son rayonnement national et international repose sur le triptyque université-recherche-entreprises. Grenoble-Alpes Métropole effectue son service public grâce à 1800 agents
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Le forum, 3 rue malakoff, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
10/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
LE SERVICE D’AFFECTATION
Mission principale du service : participation à la définition et à la mise en œuvre de la stratégie financière ainsi qu’au pilotage financier
Composition du service: 57 agents
Nom / fonction de la supérieure hiérarchique directe : Anne-Sophie LEMINOUX-LICOUR, directrice
FINALITES DU POSTE
Garantir, pour la direction, la coordination de la production des documents écrits de la direction, nécessaires à la tenue des assemblées et des commissions ressources
Etre en appui aux agents de la direction en matière d’organisation interne avec un appui spécifique aux missions de l’unité comptabilité pour lequel il/elle assure l’interface avec les sollicitations externes.
Etre référent pour le logiciel courrier, l’intranet, la documentation, la gestion des fournitures, la gestion « locaux » et la communication interne
Contribuer à une amélioration de la qualité de l’ensemble de la production écrite (courrier, note, délibération, rapport, compte-rendu) de la direction : qualité rédactionnelle, présentation, charte graphique.
Mission principale du service : participation à la définition et à la mise en œuvre de la stratégie financière ainsi qu’au pilotage financier
Composition du service: 57 agents
Nom / fonction de la supérieure hiérarchique directe : Anne-Sophie LEMINOUX-LICOUR, directrice
FINALITES DU POSTE
Garantir, pour la direction, la coordination de la production des documents écrits de la direction, nécessaires à la tenue des assemblées et des commissions ressources
Etre en appui aux agents de la direction en matière d’organisation interne avec un appui spécifique aux missions de l’unité comptabilité pour lequel il/elle assure l’interface avec les sollicitations externes.
Etre référent pour le logiciel courrier, l’intranet, la documentation, la gestion des fournitures, la gestion « locaux » et la communication interne
Contribuer à une amélioration de la qualité de l’ensemble de la production écrite (courrier, note, délibération, rapport, compte-rendu) de la direction : qualité rédactionnelle, présentation, charte graphique.
Missions / conditions d'exercice
Activité 1 : Centraliser les productions écrites de la direction pour les assemblées, les commissions ressources et les autres réunions
Assurer le suivi du respect des échéances pour la production des documents nécessaires à la tenue des assemblées (anticipation du calendrier) et des autres réunions (Réunions Budgétaires), avec un soutien actif aux agents
Constituer les dossiers
Participer au processus de préparation budgétaire et à la production des documents financiers en assistant les différents partenaires internes
Assurer l’organisation de l’ensemble des réunions y compris celles des réseaux internes ou externe et, chaque fois que nécessaire, en assurer le compte-rendu
Activité 2 : Etre en appui au niveau de l’organisation interne de la direction
- Assurer un conseil et une assistance technique aux agents de service : sensibilisation aux règles et procédures internes, accompagner le service dans la production de documents comptables et financiers
- Mettre à jour les informations à communiquer sur l’intranet et l’extranet en lien avec les chefs de services => Référent et contributeur Métrosphère
- Référent communication interne
- Référent « gestion des locaux » pour la DFCG
- Participer au Réseau des Assistantes Administratives
- Veiller à la cohérence de l’arborescence informatique et assurer un suivi rigoureux de son évolution
- Gérer le courrier arrivée et départ : diffusion, tenue des chronos, mise à jour du logiciel courrier, y compris le courrier de l’unité comptabilité :
o Assurer le suivi des courriers notamment en matières de relances et d’orientations des factures.
o Effectuer des recherches diverses sur les dossiers en cours arrivés par courrier.
o Répondre aux courriers adressés par les commissaires aux comptes, selon les informations recueillis auprès des comptables.
- Travailler en binôme avec l’assistante du Service (mutualisé) du Contrôle de Gestion Externe.
Activité 3 : Assurer des missions de secrétariat pour l’ensemble de la direction
Préparer les ordres de missions, organiser les réservations pour les déplacements du personnel du service et la réalisation des états de déplacements
Tenir à jour le planning de congés et absences du personnel de la direction
Assurer les tâches de logistique nécessaires à la direction : fonctionnement de la photocopieuse-imprimante, commandes de fournitures
Gérer les appels téléphoniques entrants, en assurant un premier niveau de réponse (orientations, réponses aux demandes de renseignements de base). Filtrer et rediriger les appels vers les services appropriés lorsque nécessaire.
Activité 4 : Participer à la sécurisation des missions de la direction dans une logique mise en place du contrôle interne
Gestion des accès et habilitations en interface entre la collectivité et le Service de Gestion Comptable (SGC-Trésor Public) :
o Gestion des demandes d’accès au portail PIGP pour les utilisateurs.
o Suivi et revue des habilitations aux outils métiers, en assurant la mise à jour des accès conformément aux procédures internes.
Gestion des tiers et des risques associés :
o Contribuer à l’analyse et à la gestion des risques associés aux FOVI en soutien de l’équipe accueil comptable.
o Assurer le nettoyage régulier de la base tiers, en supprimant ou en mettant à jour les informations obsolètes.
o Participer à la gestion des rejets BDF (Banque de France), en apportant un soutien dans leur identification, traitement et résolution.
Lieu de travail : 1 place André Malraux à Grenoble
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Logiciels métier : Oxyad - CORIOLIS
Assurer le suivi du respect des échéances pour la production des documents nécessaires à la tenue des assemblées (anticipation du calendrier) et des autres réunions (Réunions Budgétaires), avec un soutien actif aux agents
Constituer les dossiers
Participer au processus de préparation budgétaire et à la production des documents financiers en assistant les différents partenaires internes
Assurer l’organisation de l’ensemble des réunions y compris celles des réseaux internes ou externe et, chaque fois que nécessaire, en assurer le compte-rendu
Activité 2 : Etre en appui au niveau de l’organisation interne de la direction
- Assurer un conseil et une assistance technique aux agents de service : sensibilisation aux règles et procédures internes, accompagner le service dans la production de documents comptables et financiers
- Mettre à jour les informations à communiquer sur l’intranet et l’extranet en lien avec les chefs de services => Référent et contributeur Métrosphère
- Référent communication interne
- Référent « gestion des locaux » pour la DFCG
- Participer au Réseau des Assistantes Administratives
- Veiller à la cohérence de l’arborescence informatique et assurer un suivi rigoureux de son évolution
- Gérer le courrier arrivée et départ : diffusion, tenue des chronos, mise à jour du logiciel courrier, y compris le courrier de l’unité comptabilité :
o Assurer le suivi des courriers notamment en matières de relances et d’orientations des factures.
o Effectuer des recherches diverses sur les dossiers en cours arrivés par courrier.
o Répondre aux courriers adressés par les commissaires aux comptes, selon les informations recueillis auprès des comptables.
- Travailler en binôme avec l’assistante du Service (mutualisé) du Contrôle de Gestion Externe.
Activité 3 : Assurer des missions de secrétariat pour l’ensemble de la direction
Préparer les ordres de missions, organiser les réservations pour les déplacements du personnel du service et la réalisation des états de déplacements
Tenir à jour le planning de congés et absences du personnel de la direction
Assurer les tâches de logistique nécessaires à la direction : fonctionnement de la photocopieuse-imprimante, commandes de fournitures
Gérer les appels téléphoniques entrants, en assurant un premier niveau de réponse (orientations, réponses aux demandes de renseignements de base). Filtrer et rediriger les appels vers les services appropriés lorsque nécessaire.
Activité 4 : Participer à la sécurisation des missions de la direction dans une logique mise en place du contrôle interne
Gestion des accès et habilitations en interface entre la collectivité et le Service de Gestion Comptable (SGC-Trésor Public) :
o Gestion des demandes d’accès au portail PIGP pour les utilisateurs.
o Suivi et revue des habilitations aux outils métiers, en assurant la mise à jour des accès conformément aux procédures internes.
Gestion des tiers et des risques associés :
o Contribuer à l’analyse et à la gestion des risques associés aux FOVI en soutien de l’équipe accueil comptable.
o Assurer le nettoyage régulier de la base tiers, en supprimant ou en mettant à jour les informations obsolètes.
o Participer à la gestion des rejets BDF (Banque de France), en apportant un soutien dans leur identification, traitement et résolution.
Lieu de travail : 1 place André Malraux à Grenoble
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Logiciels métier : Oxyad - CORIOLIS
Profils recherchés
CONNAISSANCES
Outil informatique : bureautique
Techniques de secrétariat (classement, gestion d’agenda, organisation de réunions…)
Anticiper et prioriser les tâches selon des délais contraints
SAVOIR FAIRE
Saisir avec rigueur des données chiffrées et relire les documents produits
Organiser des réunions en gérant tous les aspects pratiques
Rédiger courriers et comptes rendus en respectant la forme adéquate
Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : formation en secrétariat / gestion administrative
Expérience souhaitée : expérience confirmée dans un emploi similaire en assistanat de direction, gestion, comptabilité
Outil informatique : bureautique
Techniques de secrétariat (classement, gestion d’agenda, organisation de réunions…)
Anticiper et prioriser les tâches selon des délais contraints
SAVOIR FAIRE
Saisir avec rigueur des données chiffrées et relire les documents produits
Organiser des réunions en gérant tous les aspects pratiques
Rédiger courriers et comptes rendus en respectant la forme adéquate
Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : formation en secrétariat / gestion administrative
Expérience souhaitée : expérience confirmée dans un emploi similaire en assistanat de direction, gestion, comptabilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0476595959
Informations complémentaires
Temps de travail: 9 choix de cycle de travail avec possibilité de travailler sur 5 jours ou 4,5 jours + 25 jours de congés annuels + RTT (jusqu'à 25 jours selon le cycle) + horaires variables
Avantages sociaux :
-Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an),
-Participation mutuelle et prévoyance,
-Titres restaurant (10€ unitaire dont 60% prise en charge par l'employeur),
-Comité des œuvres sociales,
-CESU (jusqu'à 400€)
-Activités sportives proposées sur le temps de travail
Avantages sociaux :
-Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an),
-Participation mutuelle et prévoyance,
-Titres restaurant (10€ unitaire dont 60% prise en charge par l'employeur),
-Comité des œuvres sociales,
-CESU (jusqu'à 400€)
-Activités sportives proposées sur le temps de travail
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.