Agent(e) administratif(ve) polyvalent(e)
Offre n° O038250704001063
Publiée le 04/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La commune de Saint-Martin-d'Hères est la 2ème ville du département de l'Isère (38 500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 50007, Saint-Martin-d'Hères (Isère)
Poste à pourvoir le
04/09/2025
Date limite de candidature
04/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité directe de la cheffe de service « Administration du Maire et des élus », l’agent(e) administratif(ve) polyvalent(e) assurera les missions suivantes :
Missions / conditions d'exercice
- Gestion du courrier des élus entrant et sortant : enregistrement, tri , orientation, diffusion et rédaction de réponses
- Prise de notes et comptes rendus : rédaction de comptes rendus de réunions internes, d’entretiens et de comités et mise en forme de notes, courriers, tableaux, et supports de réunion.
- Publipostage : création de modèles et envois de courriers officiels, invitations et autres communication
- Suivi de tableaux partagés : mise à jour régulière des outils internes afin de garantir le bon fonctionnement transversal entre les services.
- Gestion de l’agenda politique : mise à jour quotidienne des agendas des élu(e)s et organisation logistique des rendez-vous, réunions et déplacements
- Suivi des sollicitations citoyennes : gestion des demandes de rendez-vous et instruction des dossiers individuels (médailles, distinctions)
- Appui aux événements : coordination logistique et administrative pour les cérémonies et visites officielles
- Exécution comptable : rédaction et édition de bons de commande
- Classement et archivage : organisation du classement physique et numérique des documents
- Appui administratif : relai ponctuel auprès des autres agents du service selon les besoins
Activités spécifiques auprès de la Direction générale (25%) notamment en relai pendant les vacances scolaires:
- Gestion de l’agenda et de la boîte mail
- Accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires extérieurs
- Planification, organisation de réunions élu(e)s, DGA, DGS
- Rédaction et mise en forme de courriers
Conditions
Conditions d’exercice particulières
• Horaires de bureau dans le cadre des 1607 heures
• Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service
Conditions de rémunération
• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)
• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (IFSE cible du poste 330€ brut mensuel)
- Prise de notes et comptes rendus : rédaction de comptes rendus de réunions internes, d’entretiens et de comités et mise en forme de notes, courriers, tableaux, et supports de réunion.
- Publipostage : création de modèles et envois de courriers officiels, invitations et autres communication
- Suivi de tableaux partagés : mise à jour régulière des outils internes afin de garantir le bon fonctionnement transversal entre les services.
- Gestion de l’agenda politique : mise à jour quotidienne des agendas des élu(e)s et organisation logistique des rendez-vous, réunions et déplacements
- Suivi des sollicitations citoyennes : gestion des demandes de rendez-vous et instruction des dossiers individuels (médailles, distinctions)
- Appui aux événements : coordination logistique et administrative pour les cérémonies et visites officielles
- Exécution comptable : rédaction et édition de bons de commande
- Classement et archivage : organisation du classement physique et numérique des documents
- Appui administratif : relai ponctuel auprès des autres agents du service selon les besoins
Activités spécifiques auprès de la Direction générale (25%) notamment en relai pendant les vacances scolaires:
- Gestion de l’agenda et de la boîte mail
- Accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires extérieurs
- Planification, organisation de réunions élu(e)s, DGA, DGS
- Rédaction et mise en forme de courriers
Conditions
Conditions d’exercice particulières
• Horaires de bureau dans le cadre des 1607 heures
• Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service
Conditions de rémunération
• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)
• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (IFSE cible du poste 330€ brut mensuel)
Profils recherchés
Connaissances
• Excellente maîtrise du français écrit et oral
• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, Outlook, publipostage, PDF)
• Connaissance des procédures administratives et comptables
Qualités
• Polyvalence et adaptabilité : capacité à gérer diverses tâches en parallèle et à s'adapter aux priorités changeantes
Avis de vacance/ Agent(e) administratif(ve) polyvalent(e) (poste mutualisé)/page 1/4
• Rigueur et organisation : sens aigu de l’organisation, autonomie et réactivité dans la gestion des activités quotidiennes
• Discrétion et confidentialité des informations traitées
• Sens du service public : engagement envers les relations humaines et le travail en équipe, avec une bonne aisance à interagir avec les élu(e)s et les partenaires externes
• Gestion du stress : capacité à travailler sous pression et à faire face aux imprévus avec efficacité et recul
Savoir faire :
• Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique - Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme....
• Utiliser les techniques d'expression écrite : collecter, synthétiser, rédiger des informations, notes
• Appliquer les procédures de rédaction des actes administratifs.
• Appliquer les techniques de communication orale (écoute, reformulation, gestion des conflits...)
• Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
•Organiser d’agendas
• Excellente maîtrise du français écrit et oral
• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, Outlook, publipostage, PDF)
• Connaissance des procédures administratives et comptables
Qualités
• Polyvalence et adaptabilité : capacité à gérer diverses tâches en parallèle et à s'adapter aux priorités changeantes
Avis de vacance/ Agent(e) administratif(ve) polyvalent(e) (poste mutualisé)/page 1/4
• Rigueur et organisation : sens aigu de l’organisation, autonomie et réactivité dans la gestion des activités quotidiennes
• Discrétion et confidentialité des informations traitées
• Sens du service public : engagement envers les relations humaines et le travail en équipe, avec une bonne aisance à interagir avec les élu(e)s et les partenaires externes
• Gestion du stress : capacité à travailler sous pression et à faire face aux imprévus avec efficacité et recul
Savoir faire :
• Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique - Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme....
• Utiliser les techniques d'expression écrite : collecter, synthétiser, rédiger des informations, notes
• Appliquer les procédures de rédaction des actes administratifs.
• Appliquer les techniques de communication orale (écoute, reformulation, gestion des conflits...)
• Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
•Organiser d’agendas
Contact et modalités de candidature
Contact
0476607294
Informations complémentaires
Avantages et participations de l'employeur
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement selon plafond
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance labellisée FPT : participation de 18€/mois
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous condition.
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement selon plafond
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance labellisée FPT : participation de 18€/mois
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous condition.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.