AGENT CHARGE DU SECRETARIAT MUTUALISE – POLES CITOYENNETE, AMENAGEMENT DU TERRITOIRE ET SERVICES TECHNIQUE
Offre n° O038250716000955
Publiée le 16/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de Verdun, Allevard (Isère)
Poste à pourvoir le
17/08/2025
Date limite de candidature
17/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Reprise d'un agent de droit privé)
Cet emploi est créé dans le cadre du transfert d'activité d'une entité à une personne public dans le cadre d'un service public administratif. Les salariés de cette structure peuvent bénéficier d'un contrat de droit public.
Cet emploi est créé dans le cadre du transfert d'activité d'une entité à une personne public dans le cadre d'un service public administratif. Les salariés de cette structure peuvent bénéficier d'un contrat de droit public.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
L’agent assure le secrétariat mutualisé des pôles Citoyenneté, Aménagement du territoire et Services techniques. Il/elle prend en charge les missions courantes de secrétariat et assure un appui transversal aux équipes dans la gestion administrative, logistique et budgétaire.
Missions / conditions d'exercice
Missions:
Secrétariat général :
• Rédaction, mise en forme et suivi des courriers
• Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous
• Classement, archivage, gestion documentaire
• Accueil physique et téléphonique du public et des partenaires
• Préparation logistique et administrative des réunions
Accueil du public et gestion des demandes :
• Référent de la gestion des relations aux usagers
• Accueil physique et téléphonique des administrés
• Point d’entrée pour les courriels et courriers destinés aux 3 responsables de pôles
• Identification de la nature et de l’urgence des demandes
• Orientation des demandes vers les services ou agents compétents
• Suivi des réponses et interventions réalisées par les services
• Rédaction des courriers et réponses aux usagers
Courrier / courriel :
• Réception, enregistrement et traitement du courrier
• Gestion de la messagerie électronique : tri, transmission, rédaction de réponses
• Archivage et suivi des échanges
Organisation et suivi :
• Suivi, adaptation et optimisation du planning de travail, rendez-vous et visites des 3respnsables de pôles
• Conception et mise à jour des outils de pilotage des activités des services
• Traitement des demandes d’usagers ou d’entreprises
• Gestion administrative des demandes de permissions de voirie
Appui à la gestion budgétaire et administrative :
• Préparation des bons de commande, enregistrement et suivi
• Suivi des factures et des lignes budgétaires des 3 poles en lien avec le service finances
• Suivi administratif des dossiers techniques ou d’urbanisme
• Transmission des éléments nécessaires à l’élaboration des documents de commande publique
Logistique et coordination :
• Appui à l’organisation de réunions ou visites
• Suivi des demandes de matériel en lien avec les services logistique et associatif
• Interface avec les entreprises intervenant pour la commune
En cas d’absence ou besoin de renfort de l’agent chargé de l’accueil général
• Appui à l’accueil principal :
• Accueil physique du public en mairie
• Enregistrement du courrier entrant
• Prise en charge des appels téléphoniques de premier niveau
• Orientation des usagers vers les services compétents
Secrétariat général :
• Rédaction, mise en forme et suivi des courriers
• Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous
• Classement, archivage, gestion documentaire
• Accueil physique et téléphonique du public et des partenaires
• Préparation logistique et administrative des réunions
Accueil du public et gestion des demandes :
• Référent de la gestion des relations aux usagers
• Accueil physique et téléphonique des administrés
• Point d’entrée pour les courriels et courriers destinés aux 3 responsables de pôles
• Identification de la nature et de l’urgence des demandes
• Orientation des demandes vers les services ou agents compétents
• Suivi des réponses et interventions réalisées par les services
• Rédaction des courriers et réponses aux usagers
Courrier / courriel :
• Réception, enregistrement et traitement du courrier
• Gestion de la messagerie électronique : tri, transmission, rédaction de réponses
• Archivage et suivi des échanges
Organisation et suivi :
• Suivi, adaptation et optimisation du planning de travail, rendez-vous et visites des 3respnsables de pôles
• Conception et mise à jour des outils de pilotage des activités des services
• Traitement des demandes d’usagers ou d’entreprises
• Gestion administrative des demandes de permissions de voirie
Appui à la gestion budgétaire et administrative :
• Préparation des bons de commande, enregistrement et suivi
• Suivi des factures et des lignes budgétaires des 3 poles en lien avec le service finances
• Suivi administratif des dossiers techniques ou d’urbanisme
• Transmission des éléments nécessaires à l’élaboration des documents de commande publique
Logistique et coordination :
• Appui à l’organisation de réunions ou visites
• Suivi des demandes de matériel en lien avec les services logistique et associatif
• Interface avec les entreprises intervenant pour la commune
En cas d’absence ou besoin de renfort de l’agent chargé de l’accueil général
• Appui à l’accueil principal :
• Accueil physique du public en mairie
• Enregistrement du courrier entrant
• Prise en charge des appels téléphoniques de premier niveau
• Orientation des usagers vers les services compétents
Profils recherchés
Savoirs:
- Fonctionnement des collectivités territoriales
- Notions budgétaires et comptables
- Maîtrise des circuits administratifs internes
- Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
savoir faire:
- Qualités rédactionnelles
- Gestion de la relation usager et de l’accueil
- Organisation et rigueur administrative
- Capacité à hiérarchiser les priorités et à travailler en transversalité
savoir être:
- Discrétion et sens du service public
- Réactivité, autonomie et polyvalence
- Capacité d’adaptation et esprit d’équipe
Formations:
- Formation en secrétariat, gestion administrative ou assistance de direction (niveau BAC à BAC+2 apprécié : Bureautique, Gestion administrative, Secrétariat, GPME…)
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.)
- Sensibilisation aux principes du service public, à la relation usager et à la gestion budgétaire
- Formation souhaitée ou expérience dans la gestion administrative de services techniques ou urbanisme
- Capacité à se former en interne sur les outils spécifiques de la collectivité
- Fonctionnement des collectivités territoriales
- Notions budgétaires et comptables
- Maîtrise des circuits administratifs internes
- Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
savoir faire:
- Qualités rédactionnelles
- Gestion de la relation usager et de l’accueil
- Organisation et rigueur administrative
- Capacité à hiérarchiser les priorités et à travailler en transversalité
savoir être:
- Discrétion et sens du service public
- Réactivité, autonomie et polyvalence
- Capacité d’adaptation et esprit d’équipe
Formations:
- Formation en secrétariat, gestion administrative ou assistance de direction (niveau BAC à BAC+2 apprécié : Bureautique, Gestion administrative, Secrétariat, GPME…)
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.)
- Sensibilisation aux principes du service public, à la relation usager et à la gestion budgétaire
- Formation souhaitée ou expérience dans la gestion administrative de services techniques ou urbanisme
- Capacité à se former en interne sur les outils spécifiques de la collectivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0476970081
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation par courrier ou par mail : rh@allevard.fr
Mairie d’Allevard-les-Bains
Place de Verdun
38580 Allevard-les-Bains
Mairie d’Allevard-les-Bains
Place de Verdun
38580 Allevard-les-Bains
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.