chargé-e des instances et assistant-e des élus
Offre n° O038260220000024
Publiée le 20/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
5 place de la libération, Vif (Isère (38))
Poste à pourvoir le
07/09/2026
Date limite de candidature
17/04/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Positionnement hiérarchique
Responsable hiérarchique direct :
Responsable du service de l’administration générale et de la commande publique
L’agent n’est pas en position d’encadrement.
Conditions, contraintes d’exercice (astreintes, évènements, poste isolé, sur sites multiples, dépend de 2 services, etc …)
• Disponibilité vis-à-vis des besoins du Maire et des adjoint-es
• Travail en bureau sur horaires journée et travail en soirée ponctuellement (Conseils municipaux)
• Rythme de travail parfois soutenu et soumis à des urgences d’action : pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la hiérarchie afin de garantir la finalisation de dossiers à une date donnée
• Utilisation quotidienne des nouvelles technologies de l’information et de la communication
• Contacts directs et échanges permanents avec sa hiérarchie, relations avec les autres services de la collectivité et avec des interlocuteurs extérieurs
Principaux indicateurs d’appréciation des résultats du poste
• Traitement des dossiers dans les temps attribués
• Conformité du travail établi dans le respect des procédures et de la réglementation
• Respect strict de l’obligation de discrétion et de confidentialité
Responsable hiérarchique direct :
Responsable du service de l’administration générale et de la commande publique
L’agent n’est pas en position d’encadrement.
Conditions, contraintes d’exercice (astreintes, évènements, poste isolé, sur sites multiples, dépend de 2 services, etc …)
• Disponibilité vis-à-vis des besoins du Maire et des adjoint-es
• Travail en bureau sur horaires journée et travail en soirée ponctuellement (Conseils municipaux)
• Rythme de travail parfois soutenu et soumis à des urgences d’action : pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la hiérarchie afin de garantir la finalisation de dossiers à une date donnée
• Utilisation quotidienne des nouvelles technologies de l’information et de la communication
• Contacts directs et échanges permanents avec sa hiérarchie, relations avec les autres services de la collectivité et avec des interlocuteurs extérieurs
Principaux indicateurs d’appréciation des résultats du poste
• Traitement des dossiers dans les temps attribués
• Conformité du travail établi dans le respect des procédures et de la réglementation
• Respect strict de l’obligation de discrétion et de confidentialité
Missions / conditions d'exercice
Organisation, coordination et suivi des instances municipales :
• Préparer et communiquer le calendrier des instances municipales chaque semestre
• Relire les projets de délibérations (rédaction, syntaxe, niveau de langage, concordance des pièces) via l’outil dématérialisé et de gestion des instances et en lien avec sa hiérarchie
• Préparer et envoyer de manière dématérialisée les dossiers de convocation aux membres de la majorité et du conseil municipal
• Assurer la convocation de la commission Ressources internes (finances, RH, informatique, PM, administration générale, juridique, intercommunalité, … à définir) et la diffusion du compte rendu
• Participer à la rédaction des réponses faites aux questions écrites posées par les élu-es de l’opposition dans le cadre des séances du conseil municipal
• Coordonner l’organisation matérielle et participer au déroulement des séances du conseil municipal (en soirée)
• Assurer les suites du conseil municipal : mise à jour des votes, envoi des délibérations à la signature électronique et télétransmission au contrôle de légalité avant mise en ligne sur le site Internet de la Ville
• Rédiger les procès-verbaux des séances du conseil municipal à partir des enregistrements sonores
• Suivre les modifications du règlement intérieur des instances
• Suivre les évolutions des arrêtés de délégations des adjoint-es et conseiller-ères délégué-es
Gestion des actes administratifs réglementaires émis par la commune :
• Assurer le suivi et la sécurisation du processus de dématérialisation des actes au moyen des logiciels de gestion (rédaction, visas) et de signature électronique des actes administratifs y compris transmission au contrôle de légalité en étant référent-e des processus pour les services de la collectivité
• Assurer la centralisation des actes administratifs réglementaires (numérotation, traitement dématérialisé, archivage, tenues des registres communaux et recueils papier et dématérialisés, mise en ligne dans le respect du RGPD)
• Réaliser, mettre à jour et diffuser les fiches de procédures internes relatives aux instances municipales, aux décisions administratives et aux arrêtés municipaux
Assistance administrative du service administration générale et commande publique :
• Assurer la convocation de la commission Budget, Finances, Personnel, Affaires générales et Police Municipale et la diffusion du compte rendu
• Soutien administratif (accompagnement édition d’actes, montage réunion, rédaction courriers, ...)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Suivre les dépenses de crédits budgétaires du gestionnaire comptable « administration générale » : émission des bons de commande
• Participer à la mise en œuvre de projets transversaux
Assistance du Maire et des adjoint-es :
• Accueillir, comprendre, réguler et retranscrire les demandes de la population et des partenaires institutionnels
• Recevoir, filtrer et réorienter les appels transmis par l’accueil de l’Hôtel de Ville
• Rédiger des courriers de réponse à la demande du Maire
• Organiser des rendez-vous et réunions de travail impliquant la présence du Maire et des adjoint-es
• Préparer et communiquer le planning d’astreinte des élu-es, le suivi et la mise à jour régulière de la mallette d’astreinte
• Préparer et communiquer le planning de congés du Maire et des adjoint-es
• Assurer la communication d’informations aux élu-es de la majorité et de l’opposition (formations, dates d’événements…)
• Gérer les fournitures administratives des élu-es
• Gérer les adhésions aux associations d’élu-es et abonnements à la presse et documentation technique utilisées par les élu-es et les services municipaux
• Préparer et communiquer le calendrier des instances municipales chaque semestre
• Relire les projets de délibérations (rédaction, syntaxe, niveau de langage, concordance des pièces) via l’outil dématérialisé et de gestion des instances et en lien avec sa hiérarchie
• Préparer et envoyer de manière dématérialisée les dossiers de convocation aux membres de la majorité et du conseil municipal
• Assurer la convocation de la commission Ressources internes (finances, RH, informatique, PM, administration générale, juridique, intercommunalité, … à définir) et la diffusion du compte rendu
• Participer à la rédaction des réponses faites aux questions écrites posées par les élu-es de l’opposition dans le cadre des séances du conseil municipal
• Coordonner l’organisation matérielle et participer au déroulement des séances du conseil municipal (en soirée)
• Assurer les suites du conseil municipal : mise à jour des votes, envoi des délibérations à la signature électronique et télétransmission au contrôle de légalité avant mise en ligne sur le site Internet de la Ville
• Rédiger les procès-verbaux des séances du conseil municipal à partir des enregistrements sonores
• Suivre les modifications du règlement intérieur des instances
• Suivre les évolutions des arrêtés de délégations des adjoint-es et conseiller-ères délégué-es
Gestion des actes administratifs réglementaires émis par la commune :
• Assurer le suivi et la sécurisation du processus de dématérialisation des actes au moyen des logiciels de gestion (rédaction, visas) et de signature électronique des actes administratifs y compris transmission au contrôle de légalité en étant référent-e des processus pour les services de la collectivité
• Assurer la centralisation des actes administratifs réglementaires (numérotation, traitement dématérialisé, archivage, tenues des registres communaux et recueils papier et dématérialisés, mise en ligne dans le respect du RGPD)
• Réaliser, mettre à jour et diffuser les fiches de procédures internes relatives aux instances municipales, aux décisions administratives et aux arrêtés municipaux
Assistance administrative du service administration générale et commande publique :
• Assurer la convocation de la commission Budget, Finances, Personnel, Affaires générales et Police Municipale et la diffusion du compte rendu
• Soutien administratif (accompagnement édition d’actes, montage réunion, rédaction courriers, ...)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Suivre les dépenses de crédits budgétaires du gestionnaire comptable « administration générale » : émission des bons de commande
• Participer à la mise en œuvre de projets transversaux
Assistance du Maire et des adjoint-es :
• Accueillir, comprendre, réguler et retranscrire les demandes de la population et des partenaires institutionnels
• Recevoir, filtrer et réorienter les appels transmis par l’accueil de l’Hôtel de Ville
• Rédiger des courriers de réponse à la demande du Maire
• Organiser des rendez-vous et réunions de travail impliquant la présence du Maire et des adjoint-es
• Préparer et communiquer le planning d’astreinte des élu-es, le suivi et la mise à jour régulière de la mallette d’astreinte
• Préparer et communiquer le planning de congés du Maire et des adjoint-es
• Assurer la communication d’informations aux élu-es de la majorité et de l’opposition (formations, dates d’événements…)
• Gérer les fournitures administratives des élu-es
• Gérer les adhésions aux associations d’élu-es et abonnements à la presse et documentation technique utilisées par les élu-es et les services municipaux
Profils recherchés
Savoirs (théoriques, métier…) Savoir faire
Techniques d’expression écrite et orale Comprendre, recevoir et filtrer les demandes et appels téléphoniques
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et plus particulièrement des instances décisionnelles (commissions, conseil municipal, ...) Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
Technique de recherche documentaire Maîtrise de l’outil informatique : Pack office ou libre office, Elise (courriers), PASTELL (parapheurs, convocations, Actes), CIRIL finances (bons de commandes, factures), OCTIME (congés), RGPD
Technique de secrétariat Respecter les délais de transmission des documents
Organisation et gestion du temps de travail Prendre des notes, classer, ordonner des dossiers et documents de manière simple
Technique de classement et d’archivage Vérifier la conformité des procédures administratives, préparer les documents et suivi des décisions administratives
Techniques d’expression écrite et orale Comprendre, recevoir et filtrer les demandes et appels téléphoniques
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et plus particulièrement des instances décisionnelles (commissions, conseil municipal, ...) Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
Technique de recherche documentaire Maîtrise de l’outil informatique : Pack office ou libre office, Elise (courriers), PASTELL (parapheurs, convocations, Actes), CIRIL finances (bons de commandes, factures), OCTIME (congés), RGPD
Technique de secrétariat Respecter les délais de transmission des documents
Organisation et gestion du temps de travail Prendre des notes, classer, ordonner des dossiers et documents de manière simple
Technique de classement et d’archivage Vérifier la conformité des procédures administratives, préparer les documents et suivi des décisions administratives
Contact et modalités de candidature
Contact
0476735066
Informations complémentaires
Adresser CV et lettre de motivation à l’attention de Monsieur le Maire,
à l’adresse suivante : contact@ville-vif.fr
ou Hôtel de Ville, 5 Place de la Libération, 38450 VIF
à l’adresse suivante : contact@ville-vif.fr
ou Hôtel de Ville, 5 Place de la Libération, 38450 VIF
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE VIF
>5 place de la libération
38450 Vif
>5 place de la libération
38450 Vif
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.