Assistant(e) administratif(ve)
Offre n° O038260629001169
Publiée le 29/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
5 place de la libération, Vif (Isère (38))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
31/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction des Moyens Généraux, sous la responsabilité du responsable du service informatique (à environ 70% du temps) et du chargé de prévention (à environ 30%), l'assistant(e) administratif(ve) est une personne ressource, gérant les contrats, les bons de commandes et factures et pouvant répondre à un premier niveau d'interrogations.
Missions / conditions d'exercice
1. Traitement des bons de commande et des factures fournisseurs
1.1. Vérifier et contrôler la conformité des factures (cohérence avec les bons de commande, les marchés en vigueur et les engagements budgétaires)
1.2. Valider les factures dans le respect des procédures internes et des délais réglementaires de paiement
1.3. Signaler toute anomalie ou litige aux chefs de service et assurer le suivi de leur résolution
1.4. Contribuer au suivi des engagements et des dépenses des deux services
2. Gestion administrative des contrats fournisseurs
2.1. Rédiger les documents administratifs courants (courriers, notes, comptes rendus, tableaux de suivi…)
2.2. Assurer le circuit de validation des documents en lien avec les responsables concernés
2.3. Diffuser les documents validés aux destinataires internes et externes identifiés
2.4. Classer et archiver les documents dans le respect des règles en vigueur
3. Gestion de l'accueil téléphonique et des courriels pour le service informatique
3.1. Assurer l'accueil téléphonique du service : qualifier les demandes, apporter une première réponse ou orienter vers l'interlocuteur compétent
3.2. Gérer la boîte mail du service : réceptionner, trier et prioriser les messages entrants
3.3. Contribuer à l'amélioration continue de la qualité des réponses apportées, en termes de délai, de forme et de contenu
Missions occasionnelles
1. Gérer le stock de matériels informatiques
1.1. Alerter quand les stocks minimums sont atteints
1.2. Réceptionner et stocker les différents matériels
1.3. Assurer le suivi administratif des livraisons
2. Assurer un support bureautique de premier niveau pour les utilisateurs
2.1. Déverrouillage de comptes
2.2. Renseigner les utilisateurs sur les procédures informatiques en cours
1.1. Vérifier et contrôler la conformité des factures (cohérence avec les bons de commande, les marchés en vigueur et les engagements budgétaires)
1.2. Valider les factures dans le respect des procédures internes et des délais réglementaires de paiement
1.3. Signaler toute anomalie ou litige aux chefs de service et assurer le suivi de leur résolution
1.4. Contribuer au suivi des engagements et des dépenses des deux services
2. Gestion administrative des contrats fournisseurs
2.1. Rédiger les documents administratifs courants (courriers, notes, comptes rendus, tableaux de suivi…)
2.2. Assurer le circuit de validation des documents en lien avec les responsables concernés
2.3. Diffuser les documents validés aux destinataires internes et externes identifiés
2.4. Classer et archiver les documents dans le respect des règles en vigueur
3. Gestion de l'accueil téléphonique et des courriels pour le service informatique
3.1. Assurer l'accueil téléphonique du service : qualifier les demandes, apporter une première réponse ou orienter vers l'interlocuteur compétent
3.2. Gérer la boîte mail du service : réceptionner, trier et prioriser les messages entrants
3.3. Contribuer à l'amélioration continue de la qualité des réponses apportées, en termes de délai, de forme et de contenu
Missions occasionnelles
1. Gérer le stock de matériels informatiques
1.1. Alerter quand les stocks minimums sont atteints
1.2. Réceptionner et stocker les différents matériels
1.3. Assurer le suivi administratif des livraisons
2. Assurer un support bureautique de premier niveau pour les utilisateurs
2.1. Déverrouillage de comptes
2.2. Renseigner les utilisateurs sur les procédures informatiques en cours
Profils recherchés
Compétences :
• Maîtrise des outils bureautiques
• Connaissance des bases de la comptabilité publique
• Connaître les bases du fonctionnement d'une collectivité territoriale et de ses circuits de décision
• Avoir des notions de base sur les règles de la commande publique
• Rédaction de courriers et documents administratifs courants
• Utilisation de Civil net finances
Conditions de travail :
• Temps complet avec possibilité de RTT
• Télétravail possible
• Recrutement par voie statutaire ou à défaut contractuelle
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire
• Avantages : contrat santé et prévoyance avec participation de l'employeur, tickets restaurant.
• Maîtrise des outils bureautiques
• Connaissance des bases de la comptabilité publique
• Connaître les bases du fonctionnement d'une collectivité territoriale et de ses circuits de décision
• Avoir des notions de base sur les règles de la commande publique
• Rédaction de courriers et documents administratifs courants
• Utilisation de Civil net finances
Conditions de travail :
• Temps complet avec possibilité de RTT
• Télétravail possible
• Recrutement par voie statutaire ou à défaut contractuelle
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire
• Avantages : contrat santé et prévoyance avec participation de l'employeur, tickets restaurant.
Contact et modalités de candidature
Contact
0476735050
Informations complémentaires
Déposer CV et lettre de motivation à l’attention de Monsieur le Maire,
sur le site internet de la ville de Vif (https://ville-vif.fr/offres-emploi/)
sur le site internet de la ville de Vif (https://ville-vif.fr/offres-emploi/)
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.