Assistant(e) administratif(ve) – Service Affaires Scolaires
Offre n° O038261005000273
Publiée le 05/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
La commune de Saint-Martin-d'Hères est la 2ème ville du département de l'Isère (38 500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 50007, Saint-Martin-d'Hères (Isère (38))
Poste à pourvoir le
01/12/2026
Date limite de candidature
05/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions du poste
Sous l’autorité du/de la chef(fe) de service, l’agent(e) assure la gestion administrative et le suivi des dossiers du service, en lien étroit et permanent avec les écoles. Il/elle constitue un interlocuteur privilégié des équipes éducatives et veille à la bonne circulation des informations entre les établissements et le service.
Il/elle apporte son soutien au/à la chef(fe) de service dans la préparation, le suivi et la mise en œuvre des dossiers, actions et projets relevant du service. À ce titre, il/elle contribue à la coordination des différentes étapes, au respect des échéances et à la bonne articulation entre les différents interlocuteurs.
Sous l’autorité du/de la chef(fe) de service, l’agent(e) assure la gestion administrative et le suivi des dossiers du service, en lien étroit et permanent avec les écoles. Il/elle constitue un interlocuteur privilégié des équipes éducatives et veille à la bonne circulation des informations entre les établissements et le service.
Il/elle apporte son soutien au/à la chef(fe) de service dans la préparation, le suivi et la mise en œuvre des dossiers, actions et projets relevant du service. À ce titre, il/elle contribue à la coordination des différentes étapes, au respect des échéances et à la bonne articulation entre les différents interlocuteurs.
Missions / conditions d'exercice
Activités du poste
Activités principales :
* Lien avec les directions d’écoles :
Assurer l’interface quotidienne entre les écoles et le service :
- Suivi administratif et logistique des réunions des directeurs/trices d’école : réservation de salles et d’équipements, invitations/convocations aux réunions trimestrielles, rédaction de compte-rendu
- Suivi des conseils d’école : mise à jour et transmission des convocations et ordres du jour, contribution à la rédaction des notes de synthèse, lien avec le secrétariat des élu.es (tableaux de bord), interface et veille aux réponses apportées par les différents services de villes à destination des écoles et des élu(e)s
- Suivi des demandes et du budget transport
*Gestion administrative générale du service :
Préparer, élaborer, rédiger et suivre des :
- actes administratifs (arrêtés, conventions, délibérations...)
- courriers du service, compte-rendus, délibérations , bilans, notes, procédures, dossiers
- Mettre en place des tableaux de bords de suivi d’activité
- Élaborer et mettre à jour des documents de communication
*Mise en place, suivi de projets/dossiers spécifiques
- Gestion de la boîte mail générique du service, orientation et archivage « Affaires scolaires » sur Zimbra et Thunderbird
- Suivi des courriers du service et de la direction sur le progiciel (Open courriers)
- Suivi de la rédaction des compte-rendus et des délibérations sur le progiciel Webdélib
- Rédaction du guide administratif du service et du guide des écoles
*Suivi des travaux dans les écoles :
- Enregistrement des demandes de travaux des directeurs.trices d’école, transmission au service Bâtiments-Maintenance pour validation par les services techniques, communication aux écoles et aux élu.es des arbitrages et décisions .
- Diffusion d’information aux autres services : périscolaire, sports, entretien-restauration…
*Participation à la vie du service :
- Appui à la logistique et administratif auprès de responsable des ATSEM
- Effectuer une polyvalence si nécessaire
Activités complémentaires🔹
*Lien avec les A.P.E :
- Recueil des coordonnées, tableau récapitulatif et réponse aux sollicitions
- Constitution des listes de diffusion et suivi des sollicitations et des réponses apportées
*Occupation des locaux scolaires :
- Recueil des demandes d’occupation des services et associations
- Manifestation dans les écoles : recensement des demandes de fêtes d’école et/ou manifestations dans les écoles, transmission aux services concernés.
*Soutien administratif à la directrice éducation enfance jeunesse
- Gestion de l'agenda, organisation de réunions, traitements des appels téléphonique
- Enregistrement, diffusion, classement, projets de réponses aux courriers et demandes courantes, suivi des délais, des urgences et des priorités
* Préparation et suivi de dossiers spécifiques en lien avec la directrice
*Conditions d’exercice :
•Temps de travail annualisé : 1607 h/an
•Travail en transversalité
•Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service
Les + de ce poste
Rémunération
• Traitement de base selon la grille FPT
• + Régime indemnitaire motivant :
◦ IFSE cible : 280 € brut / mois
Activités principales :
* Lien avec les directions d’écoles :
Assurer l’interface quotidienne entre les écoles et le service :
- Suivi administratif et logistique des réunions des directeurs/trices d’école : réservation de salles et d’équipements, invitations/convocations aux réunions trimestrielles, rédaction de compte-rendu
- Suivi des conseils d’école : mise à jour et transmission des convocations et ordres du jour, contribution à la rédaction des notes de synthèse, lien avec le secrétariat des élu.es (tableaux de bord), interface et veille aux réponses apportées par les différents services de villes à destination des écoles et des élu(e)s
- Suivi des demandes et du budget transport
*Gestion administrative générale du service :
Préparer, élaborer, rédiger et suivre des :
- actes administratifs (arrêtés, conventions, délibérations...)
- courriers du service, compte-rendus, délibérations , bilans, notes, procédures, dossiers
- Mettre en place des tableaux de bords de suivi d’activité
- Élaborer et mettre à jour des documents de communication
*Mise en place, suivi de projets/dossiers spécifiques
- Gestion de la boîte mail générique du service, orientation et archivage « Affaires scolaires » sur Zimbra et Thunderbird
- Suivi des courriers du service et de la direction sur le progiciel (Open courriers)
- Suivi de la rédaction des compte-rendus et des délibérations sur le progiciel Webdélib
- Rédaction du guide administratif du service et du guide des écoles
*Suivi des travaux dans les écoles :
- Enregistrement des demandes de travaux des directeurs.trices d’école, transmission au service Bâtiments-Maintenance pour validation par les services techniques, communication aux écoles et aux élu.es des arbitrages et décisions .
- Diffusion d’information aux autres services : périscolaire, sports, entretien-restauration…
*Participation à la vie du service :
- Appui à la logistique et administratif auprès de responsable des ATSEM
- Effectuer une polyvalence si nécessaire
Activités complémentaires🔹
*Lien avec les A.P.E :
- Recueil des coordonnées, tableau récapitulatif et réponse aux sollicitions
- Constitution des listes de diffusion et suivi des sollicitations et des réponses apportées
*Occupation des locaux scolaires :
- Recueil des demandes d’occupation des services et associations
- Manifestation dans les écoles : recensement des demandes de fêtes d’école et/ou manifestations dans les écoles, transmission aux services concernés.
*Soutien administratif à la directrice éducation enfance jeunesse
- Gestion de l'agenda, organisation de réunions, traitements des appels téléphonique
- Enregistrement, diffusion, classement, projets de réponses aux courriers et demandes courantes, suivi des délais, des urgences et des priorités
* Préparation et suivi de dossiers spécifiques en lien avec la directrice
*Conditions d’exercice :
•Temps de travail annualisé : 1607 h/an
•Travail en transversalité
•Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service
Les + de ce poste
Rémunération
• Traitement de base selon la grille FPT
• + Régime indemnitaire motivant :
◦ IFSE cible : 280 € brut / mois
Profils recherchés
Votre profil
Savoir faire :
Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique -
Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme, tableaux croisés
Utiliser le progiciel Webdélib, GLPI
Utiliser les techniques d'expression écrite : collecter, synthétiser, rédiger des informations, notes
Appliquer les procédures de rédaction des actes administratifs
Appliquer et faire appliquer les procédures des services internes (RH, ...) et partenaires externes
Appliquer les techniques de communication orale (écoute, reformulation, gestion des conflits...)
Appliquer faire appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
Appliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Connaissances :
Environnement territorial FPT Cat C - Environnement territorial de la collectivité
Missions et activités des partenaires extérieurs associés - Dispositifs particuliers du secteur d'intervention
Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenaires
Vocabulaire professionnel du service
Droits et obligations des usagers - Caractéristiques des publics
Gestion des situations de stress et de régulation des tensions
Communication écrite : bonne connaissance - Techniques rédactionnelles et orthographiques : bonne connaissance
Statut de la FPT : notions de base
Communication écrite : bonne connaissance - Techniques rédactionnelles et orthographiques : bonne connaissance
Statut de la FPT : notions de base
Qualités :
Capacité à raisonner dans la globalité
Rigueur
Qualités relationnelles / capacité à comprendre
Adaptabilité - Polyvalence
Sens du travail en équipe
Sens de l'organisation – capacité à identifier les urgences
Être force de proposition - Autonomie et responsabilité
Curiosité professionnelle
Savoir faire :
Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique -
Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme, tableaux croisés
Utiliser le progiciel Webdélib, GLPI
Utiliser les techniques d'expression écrite : collecter, synthétiser, rédiger des informations, notes
Appliquer les procédures de rédaction des actes administratifs
Appliquer et faire appliquer les procédures des services internes (RH, ...) et partenaires externes
Appliquer les techniques de communication orale (écoute, reformulation, gestion des conflits...)
Appliquer faire appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
Appliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Connaissances :
Environnement territorial FPT Cat C - Environnement territorial de la collectivité
Missions et activités des partenaires extérieurs associés - Dispositifs particuliers du secteur d'intervention
Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenaires
Vocabulaire professionnel du service
Droits et obligations des usagers - Caractéristiques des publics
Gestion des situations de stress et de régulation des tensions
Communication écrite : bonne connaissance - Techniques rédactionnelles et orthographiques : bonne connaissance
Statut de la FPT : notions de base
Communication écrite : bonne connaissance - Techniques rédactionnelles et orthographiques : bonne connaissance
Statut de la FPT : notions de base
Qualités :
Capacité à raisonner dans la globalité
Rigueur
Qualités relationnelles / capacité à comprendre
Adaptabilité - Polyvalence
Sens du travail en équipe
Sens de l'organisation – capacité à identifier les urgences
Être force de proposition - Autonomie et responsabilité
Curiosité professionnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0476607294
Informations complémentaires
Avantages et participations de l'employeur
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement selon plafond
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance contrat de groupe : participation de 26€/mois
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous condition.
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement selon plafond
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance contrat de groupe : participation de 26€/mois
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous condition.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.